Comment protéger votre entreprise lorsque vous apportez des améliorations locatives

Pour éviter les complications, évaluez aussi précisément que possible la superficie dont vous avez besoin avant de louer un espace commercial. Ne pensez pas seulement à vos besoins actuels; tenez aussi compte de la croissance future de votre entreprise. Songez à demander à une ou un spécialiste en efficacité opérationnelle de déterminer si votre espace de travail pourrait être réaménagé pour occuper moins de place. Préparez ensuite un budget solide en fonction de vos besoins en superficie.

2. Discutez de vos projets avec la ou le propriétaire

C’est lors de la négociation du bail qu’il convient de discuter de vos projets de rénovation avec la ou le propriétaire. Assurez-vous qu'elle ou il est d’accord avec vos projets avant de signer le bail et que le bail vous permet de procéder aux travaux prévus, mais aussi à de futures rénovations. Les projets de rénovation sont souvent inclus au bail sous forme d’un addenda.

«Il est sage de sonder la ou le propriétaire pour voir si elle ou il est favorable à vos projets de rénovation, explique Reese Jenkins. Elle ou il pourrait voir d’un mauvais œil toute intervention qui risque de réduire la valeur de son immeuble.»

Vous devez également vous assurer que l’immeuble peut, sur le plan structurel, supporter vos rénovations ainsi que les machines que vous comptez y installer.

Conseil: En cas de désaccord avec la ou le propriétaire au sujet des travaux futurs, vous pouvez demander l’ajout d’une clause stipulant que tout conflit de ce type doit faire l’objet d’une médiation avant que l’affaire ne soit portée devant les tribunaux.

3. Protégez votre matériel

C’est également durant la phase de négociation que vous devez vous assurer que le bail ou l’addenda indique clairement le matériel que vous pourrez emporter au moment de quitter l’immeuble et celui qui fait partie de l’immeuble.

De façon générale, vous ne pouvez emporter que le matériel facile à déplacer, comme les meubles, les stocks et les ordinateurs (on utilise parfois le terme «accessoires fixes d’exploitation»). Tout le matériel fixe ou intégré aux locaux est généralement considéré comme faisant partie de l’immeuble et doit y rester, à moins qu’une exclusion n’ait été ajoutée au bail. Il peut s’agir de la machinerie, des revêtements de sol et des étagères encastrées.

Vérifiez que votre bail mentionne clairement le statut de tout le matériel que vous souhaitez emporter lorsque vous quitterez l’immeuble. Il se pourrait que votre banque exige également une clause de ce type si elle finance une partie de votre machinerie.

4. Cherchez à obtenir des incitatifs à la prise de bail

La plupart des propriétaires savent que les locataires de qualité peuvent contribuer à augmenter la valeur de leur propriété commerciale. Il ne faut donc pas hésiter à leur demander de participer aux coûts de vos rénovations. La ou le propriétaire pourrait vous offrir une somme pour couvrir certains des coûts, ce que l’on appelle une allocation pour améliorations locatives. Cette somme équivaut généralement à un certain montant par pied carré d’espace loué. La ou le propriétaire peut également vous offrir comme incitatif à la prise de bail un congé de loyer de plusieurs mois ou une réduction de vos paiements. Ces mesures peuvent compenser une partie de vos coûts de rénovation. Plusieurs facteurs peuvent amener la ou le propriétaire à vous accorder des incitatifs à la prise de bail, notamment son empressement à trouver une ou un locataire, le taux d’inoccupation, l’emplacement et l’âge de l’immeuble et votre valeur à titre de locataire.

Il existe une autre option où la ou le propriétaire assure la gestion et le paiement des améliorations que vous souhaitez apporter. On parle alors d’améliorations clé en main.

5. Obtenez le niveau approprié de financement

Avant de signer le bail, rencontrez votre banque pour discuter de vos besoins en matière de financement immobilier commercial pour les améliorations et rénovations que vous comptez effectuer. Assurez-vous d’obtenir du financement suffisant et d’explorer toutes les options de financement. Par exemple, vous pouvez demander un prêt à terme, un prêt de fonds de roulement ou une marge de crédit pour vous aider à payer vos rénovations et alléger la pression sur vos flux de trésorerie.

6. Faites appel à des spécialistes

Pour vos rénovations, demandez des devis à des propriétaires d’entreprise de confiance qui ont déjà exécuté des travaux de même nature en ayant toujours respecté les délais. Vérifiez leurs références. Une fois que vous aurez choisi l’entrepreneure ou entrepreneur, évaluez ensemble vos besoins et procurez-vous tous les permis nécessaires bien avant le jour du déménagement.

Demandez également à une avocate ou un avocat de renom en droit commercial et qui se spécialise dans les baux d’examiner votre bail. Enfin, votre avocate ou avocat ou une courtière ou un courtier devrait pouvoir vous confirmer que les règlements municipaux permettent à votre entreprise d’exercer ses activités dans l’immeuble.

7. Facilitez la transition

Avec les membres de votre personnel, établissez un échéancier pour les rénovations et le déménagement du matériel qui limite au minimum les perturbations dans votre entreprise.

Souvent, les rénovations dépassent le budget et l’échéancier prévus. Pour atténuer les risques, prévoyez un fonds de réserve et une marge de manœuvre dans votre échéancier.

8. Surveillez les travaux

Surveillez de près les rénovations pour voir si elles avancent selon le calendrier prévu et si elles respectent votre budget. Ainsi, vous pourrez modifier rapidement vos plans s’il y a des contretemps. «Il est très rare que le budget alloué à chaque composante d’un projet soit respecté, explique Reese Jenkins. Vous devez donc vous préparer à abandonner ou à suspendre certains travaux en cas de retards ou de dépassements de coûts.»