IA et tâches administratives: comment gagner en efficacité

Cas d’usage d’IA pour les tâches administratives et la gestion des documents

1. Transcrire des réunions et préparer des suivis

Des fonctionnalités intégrées aux outils de conférence ainsi que des solutions de transcription développées au Canada, comme Manni ou Etranscription permettent d’enregistrer les réunions virtuelles, de les transcrire et de produire des sommaires et des documents de suivi.

Il est essentiel de valider les transcriptions et les sommaires des réunions, car ils peuvent contenir des erreurs, dit Marie Gallagher. «Mais au lieu de passer une heure à écrire un compte rendu, un plan d’action et un courriel après une rencontre client, vous passerez quelques secondes à réviser ce que l’IA a produit. C’est très efficace.»

2. Gérer des documents

À l’aide des solutions de type RAG (génération augmentée par récupération), on peut interroger de vastes bases de données ou de documents et recevoir des réponses rapides dans un langage simple et accessible.

Parmi les utilisations clés de l’IA dans la gestion des documents, on retrouve:

• l’entrée de données 
• le classement automatiquement des fichiers
• l’accès à l’information
• l’extraction de données
• les résumés automatiques de longs documents

Pour les entreprises qui fonctionnent encore sur papier, la première étape est de numériser ses documents. «Ensuite, on utilise la reconnaissance optique de caractères pour transformer les documents en texte exploitable par des modèles d’IA», explique Marie Gallagher. 

3. Automatiser la facturation

Des logiciels de comptabilité peu coûteux intègrent déjà des fonctions d’automatisation et d’IA qui peuvent gérer la facturation, la paie, les dépenses et certains rappels ou suivis administratifs.

L’automatisation de la facturation devient intéressante pour les entreprises qui ont un volume de factures assez élevé. «Si vous produisez 20 ou 30 factures par année, cela ne vaut pas vraiment la peine d’automatiser la gestion de votre facturation», dit Marie Gallagher.

4. Automatiser une partie du processus d’embauche

L’IA générative peut être utilisée dans l’élaboration des annonces d’emploi et l’automatisation d’une partie du processus d’embauche, notamment les invitations aux entrevues, l’élaboration des tests ou des évaluations et la présélection des CV.

«L’IA vous aide à repérer plus rapidement les compétences que vous recherchez sans passer manuellement à travers toutes les candidatures que vous recevez», dit Marie Gallagher.

L’IA peut aussi automatiser la planification des horaires à l’interne en faisant correspondre vos besoins opérationnels avec les compétences et les disponibilités de chaque membre de votre équipe.

Les gains en efficacité et en rapidité en utilisant l’IA dans la gestion des ressources humaines sont évidents, mais l’intervention et la validation humaines restent cruciales.

«L’IA peut introduire des préjugés, désavantager certaines catégories de personnel dans le processus d’embauche ou encore commettre des erreurs», dit Marie Gallagher.

5. Trier votre boîte de réception et préparer des réponses aux courriel

Les agents d’IA peuvent analyser votre boîte de réception, trier les courriels selon importance et urgence, les classer, puis préparer des brouillons personnalisés pour répondre à chaque courriel.

Les agents d’IA sont des systèmes capables d’exécuter certaines tâches de façon autonome en analysant des données, en prenant des décisions selon des règles définies et en réalisant des actions dans des outils connectés. 

Par exemple, un courriel client peut être classé comme prioritaire et automatiquement associé à vos dossiers clients; une facture peut être envoyée directement aux finances pour traitement et une demande de rendez-vous peut être ajoutée à votre calendrier.

6. Retenir les connaissances et former la relève

Dans un contexte de vieillissement de la population, l’IA peut aussi aider à structurer et à conserver les connaissances du personnel expérimenté.

«Beaucoup d’entreprises risquent de perdre de l’expertise accumulée pendant des années, car les façons de faire se trouvent souvent dans des notes manuscrites ou dans la tête des gens qui s’apprêtent à partir», dit Marie Gallagher. 

En enregistrant les rencontres, les présentations ou les notes de travail de vos employées et employés, votre entreprise peut bâtir une base de connaissances qui peut être utilisée dans la formation des plus jeunes dans vos équipes. 

Comment passer à l’action?

Commencez en identifiant une tâche répétitive à automatiser ou un goulot d’étranglement à éliminer. Désignez une championne ou un champion IA, qui saura répondre aux questions de vos équipes. 

Limitez le nombre d'outils déployés simultanément, mesurez les résultats, apprenez de vos erreurs et de vos réussites et avancez. Faites-vous accompagner pour l’intégration des outils plus complexes, comme les agents d’IA autonomes. 

Pour les PME qui ont un niveau de maturité numérique moins élevé, il vaut mieux commencer avec des outils d’IA générative. «Vous pouvez tester des tâches simples, comme les résumés de réunions, les brouillons de courriels ou les comptes rendus après des rencontres clients», dit Marie Gallagher.

Ensuite, vous pouvez avancer vers des intégrations de l’IA avec vos systèmes existants, comme votre système de comptabilité ou votre CRM.

Marie Gallagher suggère d’aborder les projets d’adoption de l’IA comme tout autre projet technologique.

Mais, surtout, commencez dès maintenant.

«L'adoption de l’IA n’est plus une option. Elle est devenue une nécessité stratégique pour la croissance et la compétitivité des PME», explique Marie Gallagher. «Tout comme à l’époque quand on pensait qu’Excel remplacerait les comptables, l’IA ne remplacera pas tous les emplois, mais elle changera profondément nos façons de travailler.»

Prochaine étape

Obtenez des services-conseils et du financement à taux préférentiel pour adopter l’intelligence artificielle, les outils numériques et l’équipement de pointe.