Comité consultatif: un outil puissant pour dynamiser votre croissance
Vous cherchez un moyen simple et peu coûteux de dynamiser votre entreprise, d’augmenter les ventes et d’établir des plans pour l’avenir? Voici une idée souvent négligée: mettre sur pied un comité consultatif.
Tandis que les propriétaires d’entreprise sont souvent absorbés par les défis du quotidien, le comité offre une perspective extérieure précieuse pour remettre en question certaines décisions stratégiques et vous proposer de nouvelles idées.
Qu’est-ce qu’un comité consultatif?
Un comité consultatif est constitué d’un groupe de quelques personnes, souvent issues de milieux variés. Elles se rencontrent pour discuter de sujets spécifiques, principalement liés à la stratégie de l’entreprise qui crée le comité.
Le terme comité aviseur est également parfois employé, mais est déconseillé, étant calqué sur l’anglais advisory committee.
Comité consultatif ou conseil d’administration?
Le choix dépend de vos besoins.
Le conseil d’administration (CA) est une structure officielle prévue par la loi. Ses membres ont des responsabilités légales importantes, comme agir dans l’intérêt de l’entreprise avec prudence, loyauté et transparence.
Le comité consultatif est plus flexible. Il est créé par contrat et n’a pas de pouvoir décisionnel légal. Il sert à vous conseiller, sans vous imposer de contraintes juridiques.
Les entreprises qui disposent d’un comité consultatif bien structuré se démarquent lorsqu’elles cherchent à obtenir du financement. Ce type de comité fonctionne de manière similaire à un conseil d’administration, mais avec des contraintes et une gouvernance allégées. Les membres sont généralement prêts à s’impliquer activement dans les décisions stratégiques.
Souvent, les entreprises ont les deux: un conseil d’administration pour les obligations légales et un comité consultatif pour les conseils stratégiques.
Les entreprises qui ont un comité consultatif bien structuré se démarquent lorsqu’elles cherchent à obtenir du financement.
Le comité consultatif peut vous aider tout au long du parcours de votre entreprise.
Pour mieux comprendre les différences entre un comité consultatif et un CA, voici un tableau comparatif qui vous aidera à choisir la structure la plus adaptée à votre entreprise.
| Élément | Comité consultatif | Conseil d’administration |
|---|---|---|
| Contrôle | Relève des propriétaires. Les membres ne représentent pas leurs intérêts. | Relève des actionnaires. Les membres représentent leurs intérêts. |
| Rôle | Conseille sur la stratégie ou des sujets précis. | Approuve la stratégie, surveille les opérations sans intervenir au quotidien. |
| Nécessité | Informel et non obligatoire. | Structure officielle obligatoire pour les sociétés par actions. |
| Membres | Souvent une personne de l’entreprise et des conseillères et conseillers externes. | Actionnaires, cadres ou personnes externes. Responsabilité légale personnelle. |
| Décisions | Ne prend pas de décisions formelles. | Prend des décisions par vote (ex. approbation des états financiers). |
| Rémunération | Souvent symbolique. | Peut être significative dans les grandes entreprises. |
Ce tableau présente les principales différences entre un comité consultatif et un conseil d’administration. Il aide les propriétaires d’entreprise à choisir la structure de gouvernance la mieux adaptée à leur réalité.
Pourquoi constituer un comité consultatif?
Un comité consultatif offre des avantages considérables. Il permet de revoir des décisions importantes, d’explorer des solutions alternatives et de mieux planifier pour l’avenir.
Mettre en place un comité consultatif peut être complexe au départ, surtout pour les petites entreprises. Cela demande une bonne préparation et un certain temps, que de nombreux propriétaires d’entreprise estiment ne pas avoir.
Votre comité consultatif vous permettra particulièrement:
- d’apporter une expérience différente à la vôtre;
- de bénéficier de nouvelles idées provenant de personnes indépendantes à l’entreprise;
- d’obtenir de la rétroaction concernant les stratégies de l’entreprise.
Vous savez que diriger une entreprise demande beaucoup d’efforts et peut parfois isoler, car c’est à vous que reviennent les décisions importantes. Mais il n’est pas toujours évident d’avoir toutes les compétences et ressources nécessaires pour avancer.
Dans un monde qui évolue et se complexifie très vite, il est donc essentiel de s’entourer de personnes qui possèdent le savoir-faire dont votre entreprise a besoin, d’où l’importance d’un comité consultatif.
Dans certains cas, la mise en place d’un tel comité peut même contribuer à sauver une entreprise en difficulté, notamment lorsque des membres décident d’investir pour soutenir sa relance.
Comment structurer votre comité consultatif?
Même si la structure d’un comité consultatif peut être plus flexible qu’un CA, il faut toutefois faire preuve de rigueur. Sans cela, l’objectif du comité risque de ne pas être atteint. Voici des suggestions pour bien structurer votre comité.
- Rencontrez-vous de façon régulière, par exemple à chaque trimestre.
- Amenez les points stratégiques dont vous voulez discuter.
- Préparez un ordre du jour et rédigez un procès-verbal ou un résumé de chaque rencontre.
Comment mettre en place un comité consultatif?
1. Préparer la structure du comité
Avant de créer votre comité, assurez-vous de réaliser un plan stratégique si ce n’est pas déjà fait. Cela vous permettra de définir la direction que vous voulez donner à votre entreprise et comment vous allez atteindre vos objectifs.
Assurez-vous d’intégrer des facteurs environnementaux, sociaux et de gouvernance (ESG) si cela correspond à vos valeurs.
Avec une vision claire en main, vous pourrez définir les postes à pourvoir dans le comité.
Par exemple, vous souhaiterez peut-être rechercher une expertise en marketing ou une personne ayant de l’expérience en expansion internationale. Idéalement, ces personnes auront des compétences complémentaires aux vôtres.
2. Recruter les membres du comité
Pour maximiser son efficacité, il est recommandé de sélectionner des personnes indépendantes de l’organisation et de favoriser la diversité, tant en termes de genre que d’expérience. En effet, des études montrent que les comités mixtes prennent de meilleures décisions et apportent plus de valeur à l’entreprise.
Toutefois, trouver des membres peut être difficile, surtout lorsque vous commencez en affaires et que votre réseau est encore restreint.
Un bon moyen de commencer est d’aller sur LinkedIn. Consultez des profils qui pourraient être intéressants pour votre comité. Vous pourriez par exemple trouver des propriétaires d’entreprise d’expérience, des spécialistes dans un domaine important pour votre entreprise ou encore des professeures et professeurs universitaires.
Il y a plusieurs autres moyens de commencer vos projets de réseautage et de recrutement, tels que:
- participer aux activités de votre chambre de commerce locale.
- demander à votre banquière ou banquier, à votre comptable et à d’autres membres de votre réseau de vous recommander des membres.
- suivre des formations en gouvernance d’entreprise.
- consulter des firmes ou des organismes spécialisés en ressources humaines.
Faut-il offrir de payer les membres du comité consultatif?
Rémunérer les membres constitue également une bonne pratique. Toutefois, les montants sont souvent symboliques.
Parfois, des entreprises offrent des actions ou des options pour s’assurer d’avoir une personne dans le comité, mais cette pratique reste très rare.
Un risque à surveiller est la présence de membres qui se préoccupent avant tout de leurs propres intérêts. Quand ces personnes sont choisies principalement sur la base de leur participation financière personnelle à l’entreprise, la frontière entre ce qui est bon pour elles et ce qui est bon pour l’organisation devient plus floue.
Combien de personnes devrait-il y avoir dans le comité?
Il faut au moins trois personnes dans le comité, soit l’entrepreneure ou l’entrepreneur et deux personnes externes. Cela permet de mieux orienter la discussion avec au moins deux autres points de vue.
Puisque les membres du comité ne prennent pas de décision, il n’y a toutefois pas vraiment de nombre maximal de personnes.
Quels sont les avantages pour les membres du comité?
Les membres de votre comité ne viennent normalement pas pour le paiement ou un repas fourni pendant la rencontre. Si c’est le cas, votre comité n’est peut-être pas leur place.
Généralement, les membres participent pour voir grandir l’entreprise et avoir la satisfaction de voir leurs conseils porter fruit. Les membres s’exposent aussi aux idées et aux perspectives des autres, en plus d’élargir leur réseau d’affaires.
Il est donc important pour vous d’écouter les commentaires et suggestions des membres, même s’ils vont à l’encontre de votre vision de l’entreprise. Si vous êtes toujours toutes et tous d’accord, le comité ne fonctionne peut-être pas à sa pleine valeur!
3. Garder votre comité dynamique
Une fois le comité créé, il faut le maintenir actif. Organisez des rencontres à une fréquence régulière et préparez-vous adéquatement à chaque fois.
Il n’est pas nécessaire de changer les membres de votre comité annuellement comme un conseil d’administration. Faites-le plutôt si vos besoins évoluent.
Gérez avec soin la cohésion au sein du comité. Un climat de confiance et d’ouverture est crucial pour obtenir des retours honnêtes et constructifs.
Passer d’un comité consultatif à un conseil d’administration
Lorsqu’une entreprise évolue, la création d’un conseil d’administration structuré devient souvent une étape clé.
Cependant, dans les petites structures, ce conseil se limite parfois à la présidence, ce qui ne favorise pas des échanges productifs.
Les entreprises qui ont déjà un comité consultatif structuré passent généralement plus facilement à la mise en place d’un CA. Des ajustements sont toutefois toujours nécessaires.
Par exemple, les membres du conseil pourraient vouloir se procurer des couvertures d’assurance. Ces membres obtiennent en effet une responsabilité légale personnelle et pourraient être poursuivis en justice.
En règle générale, le comité consultatif est dissous lorsque le conseil d’administration est créé.
Certaines entreprises gardent les deux: un conseil pour les décisions officielles et un comité pour les idées stratégiques. Cela pourrait être une option intéressante si vous souhaitez garder le comité pour discuter de sujets particuliers.
Liste de vérification pour votre première réunion de comité consultatif
- Nommer la personne qui présidera le comité.
- Choisir un endroit calme et confidentiel où vous pourrez discuter sans interruptions.
- Préparer l’ordre du jour avec la présidence et rassembler les documents nécessaires. Estimez aussi le temps requis pour chaque point.
- Vérifier s’il y a des conflits d’intérêts parmi les membres.
- Inviter les personnes concernées et leur envoyer la documentation avant la rencontre.
- Demander à quelqu’un de confiance de prendre des notes pour rédiger le compte rendu (comité consultatif) ou le procès-verbal (conseil d’administration). Faites signer un accord de confidentialité aux participants.
- Tenir une rencontre chaque trimestre pour discuter et approuver les états financiers.
- Adopter le compte rendu ou le procès-verbal à la réunion suivante.
- Relire le document avant la réunion pour s’assurer qu’il contient toute l’information nécessaire.
Prochaine étape
Téléchargez notre guide La science et l’art d’une bonne gouvernance, pour découvrir les concepts de base de la gouvernance et l’importance de former un conseil d’administration doté des compétences et de l’expérience nécessaires pour guider judicieusement l’entreprise.