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Comment les entreprises les plus performantes utilisent les tableaux de bord pour améliorer leur productivité

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Le grand théoricien de la gestion Peter Drucker a déjà fait remarquer que «ce qui se mesure, de fait, s’améliore». Rien n’est plus vrai quand on cherche à améliorer l’efficacité opérationnelle de son entreprise.

En évaluant votre rendement dans certains secteurs clés, vous saurez où vous vous situez par rapport à vos objectifs internes ou à d’autres repères, tels que les moyennes de l’industrie. Vous pourrez ensuite travailler à améliorer vos résultats.

Beaucoup de petites entreprises n’utilisent aucun système pour évaluer régulièrement leur efficacité opérationnelle, indique Stéphane Chrusten, conseiller d’affaires à BDC. Cela réduit leur capacité à s’améliorer, et pire encore, les expose à de désagréables surprises quand les choses tournent mal.

M. Chrusten, spécialiste de la production à valeur ajoutée, ajoute qu’une bonne façon pour les entreprises de mettre en place un système de mesure consiste à sélectionner des indicateurs de rendement clés (IRC), puis à les utiliser pour créer des tableaux de bord du rendement.

Voici les conseils de M. Chrusten concernant la création de tableaux de bord du rendement dans le cadre d’un programme d’amélioration continue pour votre entreprise:

1. Sélectionnez vos IRC

Votre première tâche est de choisir des IRC. Il devrait être facile pour vos employés de se concentrer sur ces renseignements, de les obtenir et de les comprendre. En effet, l’un de vos principaux défis sera simplement de veiller à ce que les employés recueillent et consignent régulièrement les données afin de pouvoir les utiliser pour apporter de l’amélioration continue dans l’entreprise.

C’est pourquoi M. Chrusten recommande aussi de faire uniquement le suivi d’un petit nombre d’IRC, soit pas plus de quatre par service, qui reposent sur les principaux objectifs et l’orientation de votre entreprise. Il recommande également aux entreprises de concentrer leurs efforts sur l’amélioration d’un ou de deux secteurs représentant des enjeux opérationnels importants. Il peut s’agir par exemple des délais de livraison, de la gestion des stocks ou de la qualité des produits. Après avoir atteint vos objectifs dans vos secteurs prioritaires, vous pouvez passer à d’autres objectifs.

2. Configurez votre tableau de bord

Les superviseurs devraient consigner les données relatives aux IRC sur une fiche d'évaluation quotidienne ou hebdomadaire. Ils pourront ensuite reporter cette information dans un tableau de bord (sur papier ou informatisé), où le suivi de chaque IRC est effectué au moyen d’un graphique. De cette façon, il est facile de voir l’évolution des tendances au fil des jours et des semaines.

3. Organisez régulièrement des réunions de suivi

Les superviseurs devraient se réunir avec les employés quotidiennement ou une fois par semaine (selon le type d’entreprise) pour discuter du tableau de bord du rendement. Au cours de cette réunion, l’équipe discute de ce qui fonctionne bien, de ce qui fonctionne moins bien et des occasions d’amélioration qui généreront une nouvelle tendance positive. L’idée est de susciter l’enthousiasme à l’égard de l’atteinte de meilleurs résultats. Les superviseurs devraient chercher à déléguer des responsabilités à leurs employés ainsi que leur donner les moyens d’aller au‑delà de leurs tâches habituelles et de viser l’amélioration continue.

Un exemple concret

M. Chrusten offre un exemple concret du fonctionnement d’un tableau de bord du rendement. Un de ses clients, un fabricant de produits alimentaires, devait augmenter sa production pour répondre à la demande. La direction s’est intéressée aux temps d’arrêt de la production et a constaté qu’il fallait 45 minutes pour démarrer la production au début de la journée.

En faisant le suivi de cet IRC et en y apportant des améliorations, l’équipe a pu ramener le délai de démarrage à 20 minutes et prévoit un jour pouvoir le réduire à 10 minutes.

«L’IRC a favorisé l’amélioration continue, indique M. Chrusten. C’est très contagieux. Quand on commence à améliorer son rendement, on veut toujours faire plus.»

Avantages des tableaux de bord

Les tableaux de bord du rendement vous permettent:

  • d’enregistrer et d’analyser les résultats;
  • d’établir des objectifs mesurables;
  • de sensibiliser les employés à l’amélioration;
  • de mobiliser votre équipe et de soutenir les efforts d’amélioration continue.

M. Chrusten ajoute: «Quand on procède à des évaluations et qu’on compare son rendement à des cibles, c’est dans la nature humaine de chercher à atteindre et à dépasser ces objectifs.»

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