Du soutien financier et des ressources pour les entreprises touchées par la COVID-19.

Soutien pour les entreprises touchées par la COVID-19.

Comment faire face à une deuxième vague

Les habitudes que vous avez adoptées pendant la première vague de la pandémie pourraient aider votre entreprise durant la deuxième vague
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La crise de la COVID-19 nous a enseigné que, même en période d’instabilité, il est possible de maintenir la continuité des affaires, de renforcer sa position concurrentielle et même, pour certains, de croître.

Et si la plupart des entreprises ont dû s’adapter au fur et à mesure plus tôt cette année, les bonnes habitudes que vous avez adoptées et les leçons apprises lors de la première vague pourront vous aider à faire face à la deuxième.

Pendant que vous naviguez dans cet environnement commercial en constante évolution, surveillez de près les cinq éléments ci-dessous.

1. Prioriser la santé et la sécurité des employés et des clients

De nombreuses entreprises ont adopté des mesures de sécurité ponctuelles en réaction à la pandémie. Ces nouvelles mesures de sécurité prennent encore plus d’importance dans le cadre de la deuxième vague.

Pour officialiser vos plans, commencez par faire une évaluation rapide pour voir ce qui fonctionne actuellement. Cartographiez le déroulement des activités quotidiennes de vos employés et leurs interactions avec vos clients afin de comprendre comment utiliser les meilleures pratiques pour assurer la sécurité de tous. Pensez à votre espace physique, à la façon dont vos clients et vos employés interagissent entre eux et à des façons de limiter les contacts.

Arrivées et départs – Envisagez d’échelonner les heures d’arrivée des employés et d’adopter d’autres protocoles. Vous pouvez par exemple demander aux employés ou aux clients d’appeler pour annoncer leur arrivée avant d’entrer dans un immeuble. Disposez des postes de lavage ou de désinfection des mains à l’entrée des locaux. Certaines entreprises ont embauché des agents de sécurité ou affecté un employé à la gestion de la porte d’entrée pendant les périodes de pointe.

Espaces partagés – Ceux-ci comprennent les ascenseurs et les allées, mais aussi les cuisines, les toilettes et les salles de réunion. Établissez des lignes directrices pour l’emploi de ces espaces. L’utilisation de repères visuels, comme des marques d’espacement au sol ou des instructions sur le nettoyage du four à micro-ondes, peut aider à renforcer les comportements sécuritaires. Échelonnez les pauses des employés pour respecter la distanciation physique.

Espaces de travail – Si les employés ne peuvent pas maintenir entre eux une distance de deux mètres pendant qu’ils travaillent, il pourrait s’avérer nécessaire d’installer des barrières physiques entre les postes de travail. Établissez des protocoles pour le port du masque et envisagez d’ajouter des distributrices de désinfectant pour les mains et des postes de lavage des mains.

Nettoyage – Les surfaces fréquemment touchées, telles que les poignées de porte, les installations sanitaires, les boutons d’ascenseur, les appareils de cuisine et les postes de travail partagés, peuvent nécessiter un nettoyage régulier tout au long de la journée.

Communiquer les protocoles de santé et de sécurité

Utilisez divers outils pour rester constamment en communication avec vos employés et vos clients. Vous pouvez, par exemple, utiliser des affiches et des repères visuels, comme des marques au sol, pour rappeler aux gens la routine quotidienne. Les courriels, les bulletins d’information, les fenêtres contextuelles des sites Web, la messagerie instantanée, les réunions planifiées et les rappels verbaux peuvent tous aider à transmettre de nouveaux renseignements et à renforcer les messages et les protocoles de santé et de sécurité.

  • Évaluez les outils de communication que vous utilisez et mesurez leur efficacité.
  • Déterminez comment communiquer les protocoles d’autodépistage de la COVID-19, ainsi que les méthodes visant à déclarer que l’on en est atteint.
  • Prévoyez des façons de prévenir les employés si vous adoptez de nouvelles procédures ou qu’il y a une éclosion.
  • Clarifiez quels sont les outils de communication bidirectionnelle. Comment les employés ou les clients peuvent-ils signaler un problème de santé et de sécurité ou obtenir des réponses à leurs questions?

Beaucoup de gens ressentent actuellement une «fatigue pandémique» qui fait en sorte qu’ils commencent à se lasser des mesures de sécurité et à relâcher leurs efforts. En milieu de travail, cela pourrait se traduire par le non-respect, par certains employés, des règlements établis par leur employeur. Pour que vos employés restent vigilants, il est important que vous continuiez à insister sur l’importance de suivre ces règles.

Comment les ressources humaines peuvent favoriser le bien-être des employés

Pour soutenir la productivité et le bien-être des employés dans un milieu de travail instable, il est essentiel de communiquer de façon claire et continue.

  • Pour ne pas se sentir isolées, les personnes qui travaillent à distance ont besoin de communications et de rétroaction régulières. Assurez-vous que les employés disposent des outils nécessaires pour accomplir leur travail efficacement.
  • Plutôt que d’exiger que les employés qui travaillent à domicile soient à leur poste de travail pendant la période traditionnelle de 9 h à 17 h, établissez des objectifs ou des buts.
  • Renforcez les rôles et les responsabilités au sein de l’entreprise et envisagez d’établir des partenariats avec certains employés ou d’offrir une formation polyvalente afin qu’ils puissent se remplacer les uns les autres en cas de congé de maladie.

2. Évaluer les plans des ventes et des opérations pour obtenir des liquidités

La deuxième vague aura sûrement des incidences importantes sur le niveau de demande de vos clients et la disponibilité de vos fournisseurs. Surveillez de près les besoins de vos clients afin de pouvoir rapidement augmenter ou réduire les opérations en fonction des besoins du marché.

Vos équipes des ventes et des opérations doivent travailler ensemble. Tenez des réunions quotidiennes pour évaluer le rendement, prévoir la demande et éviter la surproduction. Il peut s’agir de brèves rencontres qui vous aident à rester sur la bonne voie et à vous adapter rapidement.

Élaborer des prévisions de ventes pour évaluer la demande des clients

Préparez diverses prévisions de ventes pour tenir compte de la façon dont vous pourriez avoir à modifier la vente et la production de vos produits ou services en fonction des ralentissements et des changements dans le comportement d’achat ou la demande de vos clients.

Restez en contact régulier avec vos clients pour comprendre leurs expériences et être en meilleure posture pour prévoir leurs besoins futurs. Le fait d’obtenir régulièrement des commentaires de vos clients vous permet d’adapter vos produits et services, d’évaluer les futurs coûts de production, de modifier votre plan de distribution et d’adapter votre plan marketing afin d’être plus efficace pour trouver des clients potentiels.

Restez en contact étroit avec vos fournisseurs. Une deuxième vague de pandémie pourrait entraîner une instabilité perturbant les chaînes d’approvisionnement. Pour éviter toute interruption de vos activités, veillez à bien comprendre vos intrants et vos stocks et envisagez de diversifier vos fournisseurs ou les méthodes de livraison.

3. Prioriser la gestion de votre fonds de roulement

Si vous ne l’avez pas déjà fait, c’est un bon moment pour maîtriser votre fonds de roulement, c’est-à-dire l’argent dont vous avez besoin pour maintenir vos activités quotidiennes. En temps normal, les comptes clients produisent un flux continu de trésorerie en même temps que vous payez vos matériaux et vos stocks à vos fournisseurs. C’est ce qui vous permet de renouveler continuellement vos stocks pour soutenir vos ventes. Toutefois, en période de perturbation, ce flux pourrait soudainement se trouver interrompu ou ralenti.

Vous avez peut-être contracté de nouveaux emprunts pour reconstituer vos stocks ou votre fonds de roulement, mais ce n’est pas le moment de vous surendetter. Pensez plutôt à des moyens de créer un «coussin financier» confortable qui pourrait vous aider à faire face à un deuxième confinement.

Surveiller la trésorerie de près

En plus de conserver une réserve de trésorerie, vous devriez aussi suivre les rentrées et les sorties de fonds et raccourcir votre cycle d’exploitation. Voici quelques pistes:

Ralentir les paiements aux fournisseurs – Rencontrez vos fournisseurs pour discuter de modalités de paiement différé. Si vous payez actuellement vos comptes en deux semaines, essayez de négocier un délai de quatre semaines sans pénalité. Cela vous donnera la possibilité de conserver vos liquidités plus longtemps en cas de ralentissement des affaires.

Accélérer l’encaissement – Si vous attendez les paiements de vos clients, cela peut perturber votre trésorerie. Envisagez de raccourcir les délais de paiement des clients, d’adopter de nouvelles technologies pour faciliter l’encaissement et de modifier vos processus pour accélérer le processus d’encaissement.

Enfin, créez une prévision «mobile» des flux de trésorerie et tenez-la à jour pour éviter de manquer de liquidités.

4. Adopter la technologie numérique et le commerce électronique

Selon les recherches de BDC, les entreprises qui investissent dans les technologies numériques sont plus productives et voient généralement leurs revenus et leurs profits augmenter plus rapidement. La pandémie a accentué cette tendance en faisant en sorte que, pendant la période de confinement, les clients affluaient vers les fournisseurs de services et les magasins en ligne. Les gens s’attendent de plus en plus à faire des affaires en ligne.

Prendre le virage numérique maintenant vous permettra non seulement de traverser cette deuxième vague, mais aussi de demeurer concurrentiel à long terme.

Passer au numérique n’est pas forcément complexe. Commencez par établir une base solide. Cette base vous permettra, au fil du temps, d’intégrer à votre stratégie numérique des aspects plus complexes.

Créer un site Web fonctionnel – Votre site Web est votre vitrine en ligne. Commencez par y publier des renseignements de base comme le profil de votre entreprise et vos coordonnées, et créez une section présentant votre travail ou vos produits. Ajoutez ensuite progressivement des fonctions pour permettre à vos clients de commander et d’effectuer des retours directement sur votre site Web, ainsi que d’interagir avec votre marque en ligne. Suivez et mesurez le rendement en ligne pour apporter progressivement des améliorations reflétant l’expérience client et la rétroaction.

Investir dans les technologies numériques – Élaborez une stratégie en matière de médias sociaux et de courriel afin d’utiliser des canaux en ligne pour communiquer avec vos clients. Cela stimulera les ventes et la création de nouvelles pistes de clients potentiels, vous aidera à accéder à de nouveaux marchés et améliorera votre service à la clientèle et votre délai de réponse.

Doter vos employés des bons outils – Certains outils de base, comme des logiciels de gestion de projet, de stockage infonuagique et de vidéoconférence sécurisée, peuvent aider les membres de vos équipes à travailler à distance de façon productive.

5. Rester agile et adapter son plan stratégique

Il est clair que la volatilité va perdurer jusqu’à ce qu’un vaccin sécuritaire et efficace soit disponible. Pour vous permettre de vous orienter dans l’incertitude, il est important de revoir votre plan stratégique, en mettant un accent particulier sur l’étude de divers scénarios et de différentes évaluations des risques.

Comprendre l’évolution des besoins des clients – Envisagez d’offrir un nouveau produit ou service ou d’adapter votre offre actuelle pour répondre à l’évolution de la demande de vos clients, comme l’ont fait les fabricants de vêtements et de produits textiles qui se sont tournés vers la production locale de masques à mesure que l’offre mondiale diminuait. Communiquez régulièrement avec vos clients pour connaître leurs nouvelles exigences.

Intégrer la résilience à votre structure de coûts – Les nouvelles fluctuations peuvent entraîner des variations de la production. Voyez si vous pouvez transformer des coûts fixes en coûts variables pour avoir une plus grande souplesse. Vous pourriez notamment avoir recours à l’impartition ou à des employés contractuels au lieu d’embaucher de nouveaux employés, louer de l’équipement plutôt que de l’acheter et faire affaire avec des partenaires de distribution établis au lieu d’investir dans vos propres canaux de vente.

Développer votre réseau – Si vous établissez des partenariats avec d’autres entreprises pour partager la technologie, renforcer vos ventes, faire du marketing et développer votre service après-vente, cela pourrait vous aider à maintenir les coûts à un niveau raisonnable et à vous adapter rapidement à l’évolution de l’économie.

Être agile – Le nouvel environnement de gestion du changement exige des changements progressifs. Établissez des objectifs quotidiens, hebdomadaires et mensuels en matière de développement des affaires ou de changements opérationnels et évaluez régulièrement votre progression afin de pouvoir changer de cap sans mettre votre entreprise en péril.

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