6 pratiques que le département des achats peut mettre en œuvre pour améliorer votre entreprise
Le département des achats est au cœur d’une gestion réussie de la chaîne d’approvisionnement.
Il aide les autres départements à déterminer leurs besoins, gère le processus de demande d’approvisionnement, repère des prix concurrentiels et, de manière générale, agit comme contrôleur pour s’assurer que les budgets sont respectés.
Pour veiller à la qualité et empêcher les pratiques contraires à l’éthique, le département des achats est habituellement séparé de la réception des commandes et des comptes fournisseurs.
Voici les principaux objectifs des départements des achats de la plupart des entreprises.
1. Réduire les coûts
C’est, de loin, la première fonction du département des achats. Un département bien géré doit vous permettre d’épargner immédiatement en choisissant les fournisseuses et fournisseurs qui offrent les meilleurs délais et les prix les plus intéressants. Il doit pour cela mettre un terme aux relations avec celles et ceux incapables d’offrir une qualité adéquate au prix exigé.
Le département des achats permet aussi d’épargner en tirant parti des garanties et des rabais souvent négligés par le personnel non spécialisé.
Il vous fait en outre économiser en affichant de façon plus transparente les dépenses de votre entreprise. Cela vous permet de négocier de meilleurs contrats et de dégager des liquidités.
2. Réduire les risques et assurer la sécurité de l’approvisionnement
Gérer la chaîne d’approvisionnement signifie un partage et une gestion des risques avec les fournisseuses et fournisseurs. On y parvient en déléguant les risques aux fournisseuses et fournisseurs les plus aptes à les gérer, ou encore en diversifiant l’approvisionnement.
Le département des achats doit cerner les biens et services essentiels à l’entreprise et prendre les mesures appropriées pour sécuriser leur chaîne d’approvisionnement en conséquence. Souvent, une décision d’ordre économique doit être prise en fonction du niveau de risque et du prix, sachant qu’un risque plus élevé détermine un prix plus bas, et vice-versa.
3. Gérer les relations
Le département des achats ne fait pas que partager les risques, il distribue aussi les avantages.
Faire porter les risques à une fournisseuse ou un fournisseur ou externaliser un service exige souvent une gestion plus poussée (et non l’inverse) de la chaîne d’approvisionnement. Le défi du département des achats consiste à trouver la fournisseuse ou le fournisseur qui souhaite travailler avec votre entreprise et l’amener à s’investir dans une relation durable.
Le département des achats doit aussi gérer certaines relations dans votre entreprise. Il doit travailler de concert avec des intervenantes et intervenants de différents départements (marketing, finance, distribution et logistique) pour s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde.
4. Améliorer la qualité
Le département des achats peut contribuer à rehausser la qualité en ciblant des niveaux de rendement, puis en surveillant le rendement en fonction de ces cibles. Certaines caractéristiques essentielles de qualité constituent une unité de mesure pour la durabilité, l’aspect et la convivialité d’un produit ou les délais de livraison.
Certaines entreprises travaillent en étroite collaboration avec leurs fournisseuses et fournisseurs pour concevoir leur processus et en améliorer la qualité.
5. Poursuivre l’innovation
En contact avec des entreprises de toutes sortes, votre département des achats est dans une position idéale pour trouver des biens et services innovateurs capables de vous conférer un avantage concurrentiel – qu’il s’agisse du prix, de la qualité ou de la commodité.
Il joue également un rôle important en vous aidant à vous procurer du matériel pour des produits ou services innovateurs conçus par votre société. Commercialiser la recherche et le développement exige souvent de coopérer avec les fournisseuses et fournisseurs.
6. Tirer parti des technologies
Votre département des achats devrait identifier les solutions technologiques capables de résoudre les problèmes de votre chaîne d’approvisionnement. Il a également un rôle important à jouer dans la sélection et la mise en place de votre système ERP, de votre système de contrôle des stocks et d’autres solutions technologiques qui peuvent rendre la gestion de votre chaîne d’approvisionnement plus efficace.