6 étapes pour gérer les risques de la chaîne d’approvisionnement

Les mesures à court terme ne doivent pas éclipser votre stratégie à long terme

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Depuis le début de la pandémie de COVID-19, les chaîne d’approvisionnement ont été ébranlé à plusieurs reprises.

Certains produits ont connu une hausse soudaine de la demande, tandis que pour d’autres, elle a chuté rapidement. Les cycles et les trajets de transport habituels ont également été perturbés par les fermetures et les réouvertures.

Dans ce contexte, les entreprises qui ne gèrent pas adéquatement leur chaîne d'approvisionnement se sont retrouver à court de matériel et de pièces, ou avec des produits finis qui ne trouvent pas de débouchés commerciaux.

«Les entreprises doivent déterminer l’évolution de la demande sur le marché pour leurs produits et la façon dont elles vont gérer leurs flux de trésorerie», explique Ali Lajevardi, conseiller affaires principal à BDC Services-conseils.

«Si vous constituez votre stock pour le marché actuel, que se passera-t-il lorsque le contexte économique va changer? Nous devons agir à court terme, mais les décisions d’aujourd’hui auront une incidence à long terme.»

Les prévisions de ventes et les opérations doivent être harmonisées pour que l’équipe d’exploitation connaisse la demande. Comme la situation change continuellement, vous devez faire preuve de souplesse dans la création et la mise en œuvre de votre plan.

Ali Lajevardi, qui a une grande expérience de l’aide aux propriétaires d’entreprise dans la gestion de leurs chaînes d’approvisionnement, offre les conseils suivants afin de minimiser les risques.

1. Constituez-vous une équipe de leaders

La première chose qu’une entrepreneure ou un entrepreneur peut faire est de se constituer une équipe de leaders des secteurs des ventes, des achats, de la production, de la logistique et du financement afin d’harmoniser et de prioriser les opérations de manière à pouvoir les poursuivre pendant la crise ou les redémarrer une fois la crise terminée.

Cette équipe devrait se réunir chaque jour afin de réviser les plans de vente et d’exploitation et être prête à s’adapter si des problèmes surviennent. Faites des gens et de votre personnel votre priorité.

Companies need to have daily operations meetings to review risks and make sure you are on top of mission-critical activities.

«Les entreprises doivent organiser des réunions d’exploitation quotidiennes pour examiner les risques et s’assurer d’être proactives à l’égard des activités essentielles à la mission, précise M. Lajevardi. Pour l’équipe de direction, il s’agit d’un exercice d’équilibre dans le cadre d’un cycle décisionnel rapide.»

2. Déterminez la demande pour chaque produit

La prochaine étape consiste à communiquer avec les clientes et clients clés afin de déterminer leurs besoins dans les semaines à venir.

Vous pourrez ainsi établir les prévisions de ventes, ce qui vous permettra d’ajuster vos achats de stocks et de prévoir les flux de trésorerie.

Selon Ali Lajevardi, cet exercice devrait également vous permettre de simplifier votre gamme de produits. «Au lieu de faire dix versions différentes de dix produits, avec un stock limité, choisissez cinq produits et concentrez-vous sur eux à court terme.»

Vous pourriez également revoir votre plan de production afin de prioriser certains articles en demande, et de réduire le nombre de ceux qui ne sont pas nécessaires.

3. Classez vos articles en stock

Dans la logique des choses, vous devriez maintenant examiner vos niveaux de stocks actuels pour les différents types de biens :

  • Produits finis
  • Travaux en cours
  • Matières premières et stocks prêts à être transformés

De nombreuses entreprises ne connaissent pas leur niveau de stock actuel. Il est pourtant essentiel de connaître les stocks disponibles et de les classer par ordre d’importance. Cela vous aidera à définir les priorités, à établir les stocks disponibles pour la production et les ventes, et à évaluer les risques de rupture.

Une façon simple de classer vos stocks est de réaliser une analyse ABC. Le principe en est que 20 % de vos stocks représentent 80 % du chiffre d’affaires de l’entreprise. Dans un contexte de pénurie de ressources, l’objectif est de concentrer vos efforts sur les produits qui auront une incidence importante sur vos opérations.

  • Catégorie A – Articles que vous devez absolument avoir en stock, puisqu’ils sont l’essence même de votre gagne-pain
  • Catégorie B – Articles dont les ventes ou l’utilisation sont moindres, mais que vous devez toujours tenir en stock
  • Catégorie C – Articles dont la demande est faible et les coûts de transport, élevés, et qui ne contribueront pas beaucoup à votre chiffre d’affaires

Certaines entreprises pourraient être tentées d’accumuler des stocks plus que d’habitude en raison de la volatilité actuelle; toutefois, elles risquent de ne pas pouvoir dégager de liquidités, qui seront liées aux stocks.

L’une des solutions pourrait être de conserver moins de produits finis, car il est plus facile de se débarrasser de la matière première.

4. Analysez les risques entrants et sortants liés à la chaîne d’approvisionnement

Maintenant que vous avez une idée précise de ce que vous voulez produire ou distribuer, vous devez cerner les risques dans votre chaîne d’approvisionnement.

Un moyen simple de le faire consiste à diviser votre chaîne d’approvisionnement en risques entrants (la façon dont les ressources vous parviennent) et sortants (la façon dont les produits parviennent à vos clients).

Analyse des risques entrants Analyse des risques sortants

Fournisseur.euses clés en approvisionnement

  • Ces entreprises seront-elles en mesure de vous fournir ce dont vous avez besoin?
  • Les délais d’approvisionnement ont-ils changé?
  • Si elles ferment leurs portes pendant un certain temps, le matériel aura-t-il la même qualité lorsque les activités reprendront?

Entreposage

  • Disposez-vous d’une capacité de stockage suffisante? Y a-t-il un risque que vous vous retrouviez à court de matériel?

Renégociation des contrats d’approvisionnement

  • Les modalités de paiement doivent-elles être renégociées?
  • Les délais et les quantités précédemment acceptés devront-ils être modifiés?

Emballage

  • Devez-vous changer ou adapter vos emballages afin de répondre à de nouveaux règlements en matière de sécurité?

Transport et réception des marchandises

  • Les conditions actuelles vont-elles entraîner des retards à la frontière?
  • Les opérations des partenaires d’approvisionnement, notamment en Chine, ont-elles été perturbées?
  • Les quantités expédiées ou les modes de transport devront-ils changer?

Mode de distribution

  • Pour les entreprises qui se consacrent au commerce interentreprises, pouvez-vous vendre des produits directement aux clientes et clients?

Stockage/réception

  • Avez-vous du personnel pour recevoir les livraisons?
  • Sera-t-il disposé à manipuler du matériel provenant de zones infectées?

Transport et expédition des marchandises

  • Vos produits peuvent-ils être expédiés à la clientèle?
  • Les camions et le personnel qui les conduit sont-ils disponibles pour effectuer les livraisons?
  • Devez-vous changer de mode de transport pour accélérer vos envois?

Vous pouvez utiliser la grille d’évaluation des risques ci-après afin d’analyser plus amplement les risques et de les hiérarchiser. À la lumière de cet exercice, vous devrez peut-être revoir votre politique et vos paramètres en matière de stocks, comme les stocks de sécurité et les commandes minimales.

 Grille d’évaluation des risques

5. Élaborez des plans d’urgence

Après avoir cerné vos risques, vous devriez chercher des moyens de les atténuer. Donnez la priorité aux enjeux qui présentent un risque plus élevé.

Par exemple, de nombreuses entreprises effectuent désormais des envois plus petits pour avoir une plus grande marge de manœuvre. Les entreprises magasinent également de nouveaux contrats de transport et des tarifs différents. D’autres se tournent vers de nouveaux modes de transport; elles examinent de nouvelles options et les comparent aux modes connus.

Les entreprises devraient également chercher d’autres sources d’approvisionnement. Les sources locales, par exemple, pourraient être plus intéressantes, puisque les marchandises n’auront pas à traverser les frontières.

De plus, ne perdez pas contact avec les principales organisations qui vous fournissent. Essayez de connaître l’état de leurs stocks et d’être tenu au courant si des problèmes surviennent. Elles savent également ce qu’elles envoient et à qui. D’autres entreprises clientes peuvent avoir des produits qu’elles n’utilisent pas et qu’elles seraient prêtes à vous vendre.

6. Communiquez et pensez à long terme

Durant cette période d’incertitude, il est important que vos choix demeurent stratégiques.

«Même si nous ne savons pas combien de temps durera le présent contexte économique, il est certain qu’il créera de nouvelles normes opérationnelles et de chaîne d’approvisionnement, et que la technologie sera, plus que jamais, au centre de ces changements», déclare M. Lajevardi.

Il souligne également l’importance de maintenir les canaux de communication quotidiens ouverts avec votre clientèle, vos partenaires et vos sources d’approvisionnement.

«Une communication ouverte, tant à l’interne qu’à l’externe, aide non seulement votre organisation à répondre à ses besoins à court terme, elle vous permet également de vous positionner pour le nouveau contexte du marché une fois que la tempête sera passée.»

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