Comment rendre les conversations difficiles plus aisées

Un mauvais rendement est souvent attribuable à des attentes imprécises
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Tôt ou tard, chaque employeur doit avoir une conversation difficile avec un employé au sujet de son rendement ou de son comportement en milieu de travail. À l’idée d’avoir ce genre de conversation, bien des entrepreneurs font de l’insomnie.

Selon Ewa Okon, conseillère d’affaires et spécialiste en gestion des talents à BDC, la bonne nouvelle est qu’il existe des façons simples de rendre ces conversations plus faciles et plus productives. Il y a aussi d’importants avantages à le faire.

Premièrement, Ewa Okon mentionne qu’il faut agir rapidement et être clair.

«Lorsqu’un employé n’atteint pas ses objectifs ou se comporte de façon inacceptable, il peut être tentant d’ignorer le problème et d’espérer que la situation se règle d’elle-même, dit-elle. Mais il est essentiel d’agir le plus tôt possible.»

Le fait de ne pas traiter un problème peut avoir une incidence sur le reste de votre entreprise, surtout s’il s’agit d’une petite entreprise où chaque employé affecte visiblement la productivité et le moral de ses collègues. Ewa Okon fait remarquer que le fait de ne pas remédier à un problème peut même nuire à l’employé en cause parce qu’il ne peut tirer profit de l’occasion d’apprendre et de s’améliorer.

Meilleures pratiques relatives aux conversations difficiles

Comment pouvez-vous gérer la situation de manière à ce que toutes les personnes se sentent écoutées, comprises et appréciées? Mme Okon donne les conseils suivants:

1. Soyez clair quant à l’objectif de la conversation

Un employé ne devrait jamais être pris de court par une rétroaction corrective. Lorsque vous fixez le rendez-vous, dites-lui de quoi il s’agit pour qu’il sache à quoi s’attendre.

2. Expliquez pourquoi c’est important

«Les gens ont un meilleur rendement lorsqu’ils comprennent pourquoi leurs actions sont importantes et comment ils contribuent à l’entreprise», explique Mme Okon. Au lieu de simplement demander à un employé de faire quelque chose d’une manière différente, assurez-vous qu’il comprend pourquoi vous lui demandez d’agir ainsi.

3. Écoutez autant que vous parlez

Ayez les conversations difficiles en personne, individuellement, à un moment où vous pouvez consacrer toute votre attention à l’employé qui est en face de vous. De cette façon, vous pourrez avoir un véritable dialogue: votre employé aura l’occasion d’exprimer ses préoccupations et de vous aider à comprendre son point de vue. Vous pourriez apprendre qu’il ne dispose pas des ressources nécessaires pour bien faire son travail ou qu’il ne comprend pas les répercussions de ce qu’il a dit ou fait.

4. Veillez à ce que les conversations de rétroaction corrective ne soient pas les seules que vous avez avec vos employés

Communiquez régulièrement avec les employés et donnez-leur des commentaires positifs lorsqu’ils font du bon travail. Plus vous parlez souvent avec les membres de votre équipe, mieux vous comprendrez ce dont ils ont besoin pour réussir. Établissez un climat de confiance pour que vos employés se sentent à l’aise de venir vous voir si quelque chose ne va pas bien avant que cela n’affecte leur rendement. Votre rétroaction corrective, lorsque vous devrez en fournir une, sera probablement mieux reçue si vous avez déjà une relation plus solide et une communication plus ouverte.

5. Déterminez ce qui se passe ensuite

«Il n’est pas vraiment utile de simplement dire à un employé ce qu’il a fait de mal, indique Mme Okon. Concentrez-vous plutôt sur la manière dont il peut s’améliorer. Proposez des idées positives pour résoudre la situation et clarifiez vos attentes pour l’avenir.» Avant de terminer votre rencontre, établissez un plan d’action pour que vous et votre employé sachiez ce qui doit se passer ensuite. «Il n’est pas nécessaire que ce soit complexe ni même nécessairement écrit, note Mme Okon. Vous n’avez besoin que de quelques points sur lesquels vous êtes d’accord pour aller de l’avant.»

La clarté est importante

Un mauvais rendement et un mauvais comportement sont souvent attribuables à des attentes imprécises, à un manque de formation et à d’autres problèmes auxquels vous pouvez remédier. Comme la plupart des employés veulent collaborer et réussir, l’élimination des obstacles et la clarification des attentes peuvent aider à prévenir les situations qui nécessitent des conversations difficiles.

Mme Okon conseille de créer des profils d’emploi pour définir le rôle de chaque personne, de rédiger des politiques claires sur le comportement des employés et d’élaborer un système structuré de gestion du rendement.

Les gens ont un meilleur rendement lorsqu’ils comprennent pourquoi leurs actions sont importantes et comment ils contribuent à l’entreprise.

En fonction de vos conversations, faites ce que vous pouvez pour aider vos employés à réussir. Assurez-vous qu’ils comprennent bien ce qu’on attend d’eux et qu’ils ont l’équipement, la formation, le temps ainsi que les ressources nécessaires pour bien faire leur travail.

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