Comment rendre les conversations difficiles plus aisées

Suivez ces conseils pour aborder les conversations difficiles avec moins d’appréhension.

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Tôt ou tard, chaque employeuse ou employeur doit avoir une conversation difficile avec une personne de son équipe au sujet de son rendement ou de son comportement en milieu de travail. À l’idée d’avoir ce genre de conversation, plusieurs font de l’insomnie.

La bonne nouvelle est qu’il existe des façons simples de rendre ces conversations plus faciles et plus productives, en plus de tirer d’importants avantages à le faire.

Meilleures pratiques relatives aux conversations difficiles

Comment pouvez-vous gérer la situation de manière à ce que toutes les personnes se sentent écoutées, comprises et appréciées? Voici quelques conseils:

1. Agissez rapidement

Lorsqu’une personne de l’équipe n’atteint pas ses objectifs ou se comporte de façon inacceptable, il peut être tentant d’ignorer le problème et d’espérer que la situation se règle d’elle-même. Mais il est essentiel d’agir le plus tôt possible.

Le fait de ne pas traiter un problème peut avoir une incidence sur le reste de votre entreprise, surtout s’il s’agit d’une petite entreprise où chaque membre du personnel affecte visiblement la productivité et le moral de ses collègues. Ne pas remédier à un problème peut même nuire à la personne en cause parce qu’elle ne peut tirer profit de l’occasion d’apprendre et de s’améliorer.

Les gens ont un meilleur rendement lorsqu’ils comprennent pourquoi leurs actions sont importantes et comment ils contribuent à l’entreprise.

2. Faites preuve de clarté quant à l’objectif de la conversation

Vous ne devriez jamais prendre de court une ou un membre du personnel par une rétroaction corrective. Lorsque vous fixez le rendez-vous, dites-lui de quoi il s’agit pour qu’elle ou il sache à quoi s’attendre.

3. Expliquez pourquoi c’est important

Les gens ont un meilleur rendement lorsqu’ils comprennent pourquoi leurs actions sont importantes et comment ils contribuent à l’entreprise. Au lieu de simplement demander à une personne de votre équipe de faire quelque chose d’une manière différente, assurez-vous qu’elle comprend pourquoi vous lui demandez d’agir ainsi.

Un mauvais rendement est en fait souvent attribuable à des attentes imprécises.

4. Écoutez autant que vous parlez

Ayez les conversations difficiles en personne, individuellement, à un moment où vous pouvez consacrer toute votre attention à la personne qui est en face de vous. De cette façon, vous pourrez avoir un véritable dialogue: elle aura l’occasion d’exprimer ses préoccupations et de vous aider à comprendre son point de vue. Vous pourriez apprendre que cette personne ne dispose pas des ressources nécessaires pour bien faire son travail ou qu’elle ne comprend pas les répercussions de ce qu’elle a dit ou fait.

5. Veillez à avoir des conversations autres que les rétroactions correctives

Communiquez régulièrement avec les membres de votre personnel et donnez-leur des commentaires positifs lorsqu’elles ou ils font du bon travail. Plus vous leur parlez souvent, mieux vous comprendrez ce dont elles et ils ont besoin pour réussir.

Établissez un climat de confiance pour que les membres de votre personnel se sentent à l’aise de venir vous voir si quelque chose ne va pas bien avant que cela n’affecte leur rendement. Dans une situation où vous devrez fournir une rétroaction corrective, elle sera probablement mieux reçue si vous avez déjà une relation plus solide et une communication plus ouverte.

6. Établissez clairement ce que devrait être la prochaine étape

Il est généralement inutile de simplement dire à une personne de votre équipe ce qu’elle a fait de mal. Concentrez-vous plutôt sur la manière dont elle peut s’améliorer.

Proposez des idées positives pour résoudre la situation et clarifiez vos attentes pour l’avenir. Avant de terminer votre rencontre, établissez un plan d’action pour que vous sachiez les deux ce qui doit se passer ensuite.

Il n’est pas nécessaire que ce soit complexe ni même nécessairement écrit. Vous n’avez besoin que de quelques points sur lesquels vous êtes d’accord pour aller de l’avant.

La clarté est importante

Un mauvais rendement et un mauvais comportement sont souvent attribuables à des attentes imprécises, à un manque de formation et à d’autres problèmes auxquels vous pouvez remédier. Comme la plupart des membres du personnel veulent collaborer et réussir, l’élimination des obstacles et la clarification des attentes peuvent aider à prévenir les situations qui nécessitent des conversations difficiles.

Il est conseillé de créer des profils d’emploi pour définir le rôle de chaque personne, de rédiger des politiques claires sur le comportement et d’élaborer un système structuré de gestion du rendement.

En fonction de vos conversations, faites ce que vous pouvez pour aider vos membres du personnel à réussir. Assurez-vous que votre équipe comprend bien ce qu’on attend d’elle et qu’elle a l’équipement, la formation, le temps ainsi que les ressources nécessaires pour bien faire leur travail.

Établissez des objectifs clairs pour votre personnel

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