10 conseils en matière de rédaction commerciale

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Tous les jours, les mots nous assaillent de toutes parts: courriels, brochures, rapports, lettres, annonces publicitaires, discours, articles, présentations PowerPoint, et bien plus encore.

Vous ne pouvez pas vous permettre de laisser vos communications d’entreprise se fondre dans cette masse si vous voulez inciter votre clientèle à acheter, encourager les membres de votre personnel à travailler plus fort, ou tout simplement inviter vos partenaires à un repas d’affaires.

Grâce à ces quelques conseils, vos messages se démarqueront.

1. Apprenez à connaître votre lectorat

On dit souvent dans le domaine de la publicité qu’un message destiné à tout le monde n’intéresse personne.

Pour communiquer efficacement, vous devez savoir à qui vous vous adressez. Ces personnes connaissent-elles bien le sujet? Risquent-elles de résister à votre message? Sont-elles jeunes ou âgées, urbaines ou rurales, très ou très peu cultivées?

Lorsque vous connaissez votre lectorat, vous pouvez répondre plus facilement à la question que chaque personne se pose: «Pourquoi cela devrait m’intéresser?»

Conseil: Faites-vous une image mentale de votre lectrice ou lecteur type. S’agit-il d’une étudiante de 18 ans vivant dans une petite ville du Nouveau-Brunswick ou d’un cadre de 60 ans habitant Vancouver?

2. Définissez votre objectif

Avant de commencer à écrire, pensez à ce que vous cherchez à accomplir. Voulez-vous simplement communiquer de l’information? Voulez-vous plutôt expliquer un concept complexe? Voulez-vous inciter vos lectrices et lecteurs à agir? Mais surtout, quel est votre message clé?

Conseil: Essayez d’exprimer votre message sous forme de slogan publicitaire: «Ce produit peut faire économiser des milliers de dollars à votre entreprise chaque année», par exemple.

3. Pensez comme une ou un journaliste

Lorsque vous avez le nez plongé dans votre sujet, il peut vous arriver de ne pas voir les évidences. Un nombre étonnant de sites Web d’hôtels et de restaurants négligent d’afficher un renseignement essentiel: l’adresse de l’établissement. Assurez-vous que votre document répond aux questions de base: Qui? Quoi? Où? Quand? Pourquoi? Comment?

Conseil: Montrez votre document à une personne extérieure à votre service ou à votre entreprise et demandez-lui s’il y manque quelque chose.

4. Éliminez les mots à la mode et les clichés

De nos jours, un trop grand nombre de communications commerciales sont truffées de clichés et d’expressions à la mode. Quelle entreprise n’est pas «axée sur le service à la clientèle»? Et quelle société n’est pas «orientée sur les solutions»? Quelle est sa mission? Créer des problèmes?

Les clichés sont des expressions qui naissent de nulle part et qui envahissent soudainement le paysage rédactionnel, au point où elles perdent pratiquement toute signification réelle. Combien de fois avez-vous entendu des expressions comme «gagné d’avance», «solution gagnant-gagnant» ou «repousser les limites»? Vous inspirent-elles? Vous ennuient-elles? C’est bien ce que je croyais.

Conseil: Lorsque vous tombez sur un cliché, essayez d’utiliser une métaphore plus moderne pour véhiculer la même idée. Au lieu de «sortir des sentiers battus», essayez plutôt de «sortir du troupeau». Mais n’essayez pas d’en faire trop. Quelque fois, il suffit de dire tout simplement ce que vous voulez dire: «penser de manière novatrice».

5. Supprimez le jargon

Tous les domaines ont leurs acronymes et leurs termes techniques. Ce sont des raccourcis pratiques bien compris par un lectorat initié. Mais si vous rédigez un texte destiné à un auditoire externe – ce qui est souvent le cas de votre clientèle – éliminez tout jargon interne susceptible de créer de la confusion.

Conseil: Si vous devez employer des termes techniques, expliquez-les. Sur une page Web, par exemple, insérez un lien menant à la définition du terme.

6. Faites preuve de conscision

Les phrases, les paragraphes et les documents courts captent plus facilement l’attention de votre lectorat. C’est particulièrement le cas des courriels et d’autres documents électroniques, parce qu’on lit moins vite à l’écran que sur le papier. Allez droit au but, et vous conserverez vos lectrices et lecteurs. Voici quelques conseils.

  • Éliminez les adjectifs redondants. Tous vos amis et amies sont personnels. Toutes les innovations sont nouvelles. Tous les désastres sont graves.
  • Simplifiez vos verbes: au lieu de «prendre une décision» ou d’«apporter des améliorations», «décidez» ou «améliorez».
  • Éliminez les expressions vides de sens. Pourquoi dire «Nous procédons actuellement à l’amélioration de nos systèmes TI», alors que vous pourriez dire tout simplement «Nous améliorons nos systèmes TI»?

Conseil: Faites comme si votre message est un télégramme et que chaque mot vous coûte 10 $. Éliminez le superflu.

7. Faites preuve de clarté et de précision

De nos jours, les gens parcourent rapidement un document pour rechercher des renseignements importants avant de décider si elles et ils vont le lire en entier. Facilitez-leur la tâche.

  • Donnez un titre clair à votre courriel (non, «À lire immédiatement» ne fait pas l’affaire) ou à votre article.
  • Mettez les échéances et autres points importants en caractères gras.
  • Insérez des sous-titres descriptifs.
  • Présentez les listes – comme celle-ci – sous forme de liste à puces.
  • Placez les renseignements les plus importants au début du texte.

Pourquoi utiliser des expressions compliquées lorsque des expressions toutes simples font aussi bien l’affaire. Au lieu de «mettre en place des améliorations destinées à rehausser l’environnement de prestation de services à la clientèle», il suffit d’«améliorer le service à la clientèle».

Conseil: Essayez d’écrire comme vous parlez.

8. Réservez les symboles et les abréviations aux messages textes

Lorsque vous envoyez des textos à vos enfants, il n’y a rien de mal à utiliser des symboles et des abréviations comme «&», «p. ex.», «etc.», et ainsi de suite. En revanche, si vous voulez faire bonne impression sur votre clientèle, les membres de votre personnel ou vos actionnaires, utilisez des mots entiers. C’est tout simplement plus professionnel.

Conseil: Si vous utilisez fréquemment certains symboles, collez une note sur votre écran d’ordinateur pour vous souvenir de les remplacer une fois votre rédaction terminée.

9. Écrivez à la voix active

Quelle est la différence entre les deux phrases suivantes?

  • Une remise sera accordée sur tout nouvel achat.
  • La société XYZ accordera une remise sur tout nouvel achat.

Dans le premier cas, on ne sait pas qui offre la remise. Dans le second, la société qui offre la remise est le sujet de la phrase.

Grammaticalement parlant, la première phrase est composée à la voix passive, et la seconde, à la voix active.

Très bien, mais pourquoi cela est-il important?

Écrire à la voix active est une manière facile de mettre de la vie dans vos textes. Les textes rédigés à la voix active sont souvent plus courts et plus clairs que si vous les écriviez à la voix passive, et ils inspirent davantage confiance aux lectrices et lecteurs. On veut toujours savoir qui fait quoi.

Conseil: Demandez-vous toujours: «Qui fait l’action dans cette phrase?» Si cette personne ou cette organisation ne s’y trouve pas, faites-en le sujet du verbe.

10. Relisez-vous

Les correcteurs d’orthographe sont des outils fort utiles, mais ils sont loin d’être parfaits. Ils ne vous alertent pas si vous utilisez un mot qui existe dans le mauvais contexte. Vous connaissez certainement des gens qui ont invité leurs clientes et clients à venir rencontrer la «directrice des ventres» ou le «directeur des ventres». Révisez vos documents avant de les imprimer ou de cliquer sur «Envoyer».

Conseil: Lisez vos documents à haute voix pour vérifier s’il manque des mots. Et si vous repérez une erreur, redoublez d’attention pour le reste du paragraphe, car les erreurs ont tendance à se rassembler.