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Soutien pour les entreprises touchées par la COVID-19.

10 conseils en matière de rédaction commerciale

Temps de lecture: 5 minutes

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We’re bombarded with words, all day, every day—e-mails, brochures, reports, letters, ads, speeches, articles, PowerPoint presentations and much, much more.

You can’t afford to let your business communications get lost in the crowd—not if you want to inspire your customers to buy, encourage your employees to work harder, or simply invite associates to a business luncheon.

Here are a few ways to make your messages stand out from the pack.

1. Know your audience

It’s an old saying in the advertising business: A message aimed at everyone often appeals to no one.

To communicate effectively, you have to know your readers. Are they familiar with your subject? Are they likely to resist your message? Are they old or young, urban or rural, highly educated or not?

Knowing your readers makes it easier for you to answer everyone’s most pressing question: “What’s in it for me?”

Conseil: Faites-vous une image mentale de votre lecteur type. S’agit-il d’une étudiante de 18 ans vivant dans une petite ville du Nouveau-Brunswick ou d’un cadre de 60 ans habitant Vancouver?

2. Définissez votre objectif

Avant de commencer à écrire, pensez à ce que vous cherchez à accomplir. Voulez-vous simplement communiquer de l’information? Voulez-vous plutôt expliquer un concept complexe? Voulez-vous inciter vos lecteurs à agir? Mais surtout, quel est votre message clé?

Conseil: Essayez d’exprimer votre message sous forme de slogan publicitaire: «Ce produit peut faire économiser des milliers de dollars à votre entreprise chaque année», par exemple.

3. Pensez comme un journaliste

Lorsque vous avez le nez plongé dans votre sujet, il peut vous arriver de ne pas voir les évidences. Un nombre étonnant de sites Web d’hôtels et de restaurants négligent d’afficher un renseignement essentiel: l’adresse de l’établissement. Assurez-vous que votre document répond aux questions de base: Qui? Quoi? Où? Quand? Pourquoi? Comment?

Conseil: Montrez votre document à une personne extérieure à votre service ou à votre entreprise et demandez-lui s’il y manque quelque chose.

4. Éliminez les mots à la mode et les clichés

De nos jours, un trop grand nombre de communications commerciales sont truffées de clichés et d’expressions à la mode. Quelle entreprise n’est pas «axée sur le service à la clientèle»? Et quelle société n’est pas «orientée sur les solutions»? Quelle est sa mission? Créer des problèmes?

Les clichés sont des expressions qui naissent de nulle part et qui envahissent soudainement le paysage rédactionnel, au point où elles perdent pratiquement toute signification réelle. Combien de fois avez-vous entendu des expressions comme «gagné d’avance», «solution gagnant-gagnant» ou «repousser les limites»? Vous inspirent-elles? Vous ennuient-elles? C’est bien ce que je croyais.

Conseil: Lorsque vous tombez sur un cliché, essayez d’utiliser une métaphore plus moderne pour véhiculer la même idée. Au lieu de «sortir des sentiers battus», essayez plutôt de «sortir du troupeau». Mais n’essayez pas d’en faire trop. Quelquefois, il suffit de dire tout simplement ce que vous voulez dire: «penser de manière novatrice».

5. Supprimez le jargon

Tous les domaines ont leurs acronymes et leurs termes techniques. Ce sont des raccourcis pratiques bien compris par des lecteurs initiés. Mais si vous rédigez un texte destiné à un auditoire externe – ce qui est souvent le cas de vos clients – éliminez tout jargon interne susceptible de créer de la confusion.

Conseil: Si vous devez employer des termes techniques, expliquez-les. Sur une page Web, par exemple, insérez un lien menant à la définition du terme.

6. Soyez concis

Les phrases, les paragraphes et les documents courts captent plus facilement l’attention de vos lecteurs. C’est particulièrement le cas des courriels et d’autres documents électroniques, parce qu’on lit moins vite à l’écran que sur le papier. Allez droit au but, et vous conserverez vos lecteurs.  Voici quelques conseils.

  • Éliminez les adjectifs redondants. Tous vos amis sont personnels. Toutes les innovations sont nouvelles. Tous les désastres sont graves.
  • Simplifiez vos verbes: au lieu de «prendre une décision» ou d’«apporter des améliorations», «décidez» ou «améliorez».
  • Éliminez les expressions vides de sens. Pourquoi dire «Nous procédons actuellement à l’amélioration de nos systèmes TI», alors que vous pourriez dire tout simplement «Nous améliorons nos systèmes TI»?

Conseil: Faites comme si votre message est un télégramme et que chaque mot vous coûte 10 $. Éliminez le superflu.

7. Soyez clair et précis

De nos jours, les gens parcourent rapidement un document pour rechercher des renseignements importants avant de décider s’ils vont le lire en entier. Facilitez-leur la tâche.

  • Donnez un titre clair à votre courriel (non, «À lire immédiatement» ne fait pas l’affaire) ou à votre article.
  • Mettez les échéances et autres points importants en caractères gras.
  • Insérez des sous-titres descriptifs.
  • Présentez les listes – comme celle-ci – sous forme de liste à puces.
  • Placez les renseignements les plus importants au début du texte.

Pourquoi utiliser des expressions compliquées lorsque des expressions toutes simples font aussi bien l’affaire. Au lieu de «mettre en place des améliorations destinées à rehausser l’environnement de prestation de services aux clients», il suffit d’«améliorer le service à la clientèle».

Conseil: Essayez d’écrire comme vous parlez.

8. Réservez les symboles et les abréviations aux messages textes

Lorsque vous envoyez des textos à vos enfants, il n’y a rien de mal à utiliser des symboles et des abréviations comme «&», «p. ex.», «etc.», et ainsi de suite. En revanche, si vous voulez faire bonne impression sur vos clients, vos employés ou vos investisseurs, utilisez des mots entiers. C’est tout simplement plus professionnel.

Conseil: Si vous utilisez fréquemment certains symboles, collez une note sur votre écran d’ordinateur pour vous souvenir de les remplacer une fois votre rédaction terminée.

9. Soyez actif

Quelle est la différence entre les deux phrases suivantes?

  • Une remise sera accordée sur tout nouvel achat.
  • La société XYZ accordera une remise sur tout nouvel achat.

Dans le premier cas, on ne sait pas qui offre la remise. Dans le second, la société qui offre la remise est le sujet de la phrase.

Grammaticalement parlant, la première phrase est composée à la voix passive, et la seconde, à la voix active.

Très bien, mais pourquoi cela est-il important?

Écrire à la voix active est une manière facile de mettre de la vie dans vos textes. Les textes rédigés à la voix active sont souvent plus courts et plus clairs que si vous les écriviez à la voix passive, et ils inspirent davantage confiance aux lecteurs. On veut toujours savoir qui fait quoi.

Conseil: Demandez-vous toujours: «Qui fait l’action dans cette phrase?» Si cette personne ou cette organisation ne s’y trouve pas, faites-en le sujet du verbe.

10. Relisez-vous

Les correcteurs d’orthographe sont des outils fort utiles, mais ils sont loin d’être parfaits. Ils ne vous alertent pas si vous utilisez un mot qui existe dans le mauvais contexte. Vous connaissez certainement des gens qui ont invité leurs clients à venir rencontrer le «directeur des ventres». Révisez vos documents avant de les imprimer ou de cliquer sur «Envoyer».

Conseil: Lisez vos documents à haute voix pour vérifier s’il manque des mots. Et si vous repérez une erreur, redoublez d’attention pour le reste du paragraphe, car les erreurs ont tendance à se rassembler.

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