Comment rédiger des courriels efficaces

1. Écrivez clairement, simplement et bien

Assurez-vous de relire vos courriels soigneusement, en prenant soin de vérifier l’orthographe. Rappelez-vous qu’un courriel pourrait être éternel. Au besoin, utilisez des outils d’aide à la rédaction, qui vous permettront d’écrire avec moins de fautes et de façon souvent plus structurée.

Faites aussi preuve de concision. Les gens ont tendance à mettre de côté les longs courriels pour y revenir plus tard. Dans la va et vient de la vie, ils peuvent facilement être oublié. Si vous devez absolument écrire un long message, scindez-le en petits paragraphes.

Des outils d’intelligence artificielle peuvent également être très utiles dans la rédaction de vos courriels. Vous pouvez, par exemple, demandez à votre outil d’IA d’améliorer vos phrases, de raccourcir un passage ou encore de le rendre plus clair et simple.

Voici quelques autres conseils rapides qui vous permettront d’améliorer vos courriels:

• Utilisez des listes à puces.
• Limitez-vous à un seul sujet par courriel.
• Placez votre point principal au début du courriel. Allez droit au but.
• Pour un courriel important que vous devez par exemple envoyer à plusieurs personnes, demandez à quelqu’un d’autre de le relire.

2. Rédigez un objet explicite

Veillez à ce que l’objet du courriel soit clair. Par exemple, si vous voulez que les destinataires confirment leur participation à une réunion, indiquez-le explicitement.

Utilisez une mention descriptive telle que «Menuiserie ACME – Devis pour terrasse» ou «Chiffres des ventes pour la réunion de mardi».

Si le message exige une réponse à l’intérieur d’un certain délai, indiquez-le à l’aide d’une formule telle que «Veuillez répondre avant le 10 octobre».

3. Gérez plus efficacement les chaînes de courriel

Vous n’avez pas besoin d’utiliser la fonction « Répondre à tous » à tout coup. Si vous faites régulièrement suivre des réponses à une longue liste de collègues qui n’ont pas besoin d’en prendre connaissance, elles et ils se mettront vite à supposer que tout message provenant de vous est une perte de temps.

Pire encore, si vous cliquez par erreur sur «Répondre à tous» alors que vous transmettez des renseignements sensibles destinés à une seule personne, cela peut avoir des conséquences fâcheuses.

Si vous devez ajouter des personnes à la chaîne de courriels, indiquez pourquoi vous les ajoutez. Ces personnes auront alors accès à toute la chaîne de courriels. Assurez-vous que le contenu n’est pas délicat ou confidentiel, surtout s’il s’agit d’une personne à l’extérieur de votre organisation. Au besoin, effacez des discussions antérieures ou retirez des pièces jointes.

4. Pensez à des alternatives aux pièces jointes

N’envoyez pas de pièces jointes volumineuses, telles que des photos haute résolution, sans avoir obtenu au préalable la permission des destinataires. La majorité des serveurs de courriel imposent une limite quant à la taille des messages entrants et à la mémoire disponible pour chaque adresse électronique. Les courriels comportant des pièces jointes très lourdes (plusieurs mégaoctets) peuvent vous être retournés.

Pensez plutôt à créer des liens qui mènent vers le document à partager sur une plateforme infonuagique, lorsque c’est possible. Plutôt que d’inclure les liens au complet, privilégiez leur intégration au texte.

5. Faites preuve de professionnalisme

Évitez de transmettre des blagues à vos collègues de travail que vous connaissez un peu moins. Tout le monde n’a pas le même sens de l’humour. Cela pourrait, à la longue, irriter quelqu’un. Imaginez que ce soit une investisseuse ou un investisseur ou une cliente ou un client important!

Évitez également toute familiarité inappropriée. Souvenez-vous que les courriels que vous rédigez au travail le sont à des fins professionnelles.

Comment commencer un courriel?

Un premier courriel devrait normalement commencer par une salutation. La plus commune pour les courriels en français est le « Bonjour », suivi par le nom de la personne à qui s’adresse le courriel.

Pour les courriels suivants, la salutation est parfois omise.

Doit-on mentionner le nom ou le prénom de la personne au début d’un courriel?

Lors de l’envoi d’un courriel, vous hésitez peut-être à saluer la personne par son prénom ou son nom de famille.

En général, cela dépend de certains facteurs comme:

• la culture et les pratiques de votre organisation
• votre public cible
• l’emploi et le statut de la personne à qui vous vous adressez
• si la personne fait partie de votre organisation

Dans le doute, utilisez simplement la formule « Bonjour, » au début de votre courriel. Vous pourrez par la suite vous ajuster à la suite de la réponse de la personne avec qui vous échangez.

Doit-on vouvoyer ou tutoyer l’autre personne dans un courriel?

Tout comme l’utilisation du prénom ou du nom, le vouvoiement et le tutoiement dépendra de certains facteurs. Si vous écrivez à une personne pour la première fois, il est généralement recommandé de la vouvoyer.

Peut-on utiliser des émoticônes et des points d’exclamation dans un courriel?

Les points d’exclamation peuvent exprimer votre enthousiasme ou encore souligner un point important. Dans un contexte plus formel, limitez son utilisation.

L’utilisation d’émoticônes est de son côté à éviter pour des échanges formels.

Comment terminer un courriel?

Un courriel se termine la plupart du temps par une autre salutation. Remercier la personne ou lui souhaiter une bonne journée fait partie des pratiques courantes.

L’expression « Cordialement », utilisée à la fin des courriels, est parfois considérée comme plus personnelle.

6. Demandez-vous si le courriel est le bon médium

N’envoyez pas de courriel quand il est plus approprié d’appeler la personne ou de lui rendre visite. Il est plus facile d’avoir une discussion complexe au téléphone que par courriels interposés. Il est préférable de régler les situations émotionnelles en personne. Voici quelques exemples pour lesquels un courriel n’est probablement pas approprié:

• une promotion ou une récompense importante
• une réprimande
• un différend
• une cessation d’emploi

Si vous devez traiter une situation délicate ou émotionnelle par courriel, rédigez un brouillon, mettez-le de côté quelques minutes, puis relisez-le pour vous assurer qu’il est diplomatique et professionnel. N’envoyez pas le courriel lorsque vous êtes encore sous le coup de la frustration ou de la colère.

N’oubliez pas: lorsque vous cliquez sur «Envoyer», le message subsistera à jamais dans les limbes du cyberespace.

7. Ajoutez une signature

Créez une courte ligne de signature qui donne des informations utiles comme vos numéros de téléphone et votre adresse d’affaires. Ne la surchargez pas en ajoutant des slogans, des énoncés de mission ou d’autres informations superflues.

Pensez également à développer un gabarit de signature automatique pour que les membres de votre équipe aient des signatures standardisées.

Prochaine étape

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