5 conseils pour mieux rédiger les courriels de communication interne
Pour les leaders d’entreprise, les courriels sont l’un des principaux outils pour communiquer aux membres du personnel les décisions clés, les nouvelles initiatives et les progrès accomplis par l’entreprise.
Vos courriels peuvent vous aider à gagner des appuis en faveur de votre vision stratégique et à motiver les membres de votre personnel pour les amener à relever d’importants défis. Toutefois, ils peuvent aussi semer la confusion, la frustration et la colère parmi les membres de votre équipe.
Selon le conseiller d’affaires principal de BDC Rony Israel, un ancien entrepreneur qui conseille maintenant les propriétaires d’entreprise de la région de Toronto, «nous sommes soumis à beaucoup trop d’information provenant de multiples canaux. Vos courriels doivent être clairs et d’une grande qualité. Ils doivent aussi contribuer à maintenir la motivation de votre personnel».
Voici quelques conseils de Rony Israel pour éviter les pièges de la mauvaise communication par courriel, que vous vous adressiez à une seule personne, à une équipe ou à l’ensemble du personnel.
1. Attirez l’attention avec un titre clair
Les personnes de votre équipe sont occupées et elles sont bombardées de messages électroniques toute la journée. Vous devez commencer par écrire, dans l’objet du courriel, un titre qui les aide à comprendre rapidement le sujet de votre message et qui les amène à le lire.
Vos courriels doivent être clairs et d’une grande qualité. Ils doivent aussi contribuer à maintenir la motivation de votre personnel.
Rony Israel
conseiller d’affaires principal, BDC
Un objet de courriel générique, comme «annonce» ou «bulletin», pourrait mener à ce qu’on n’ouvre pas votre message et qu’il soit oublié. Toutefois, un objet de courriel comme «Amélioration des ICP relatifs à la production» permet aux membres du personnel de connaître le sujet et de savoir si elles et ils doivent lire le message immédiatement.
«L’objet du courriel doit décrire très clairement l’importance du message et permettre de comprendre si son contenu est urgent», explique Rony Israel.
2. Commencez par le plus important
De nos jours, avec les messages textes et la messagerie instantanée, le personnel est habitué à communiquer en sténographie. Il n’a pas la patience de déchiffrer de longs courriels mal définis.
C’est pourquoi votre message doit être bref et aller droit au but. Rony Israel recommande de donner les renseignements clés ou d’expliquer la nature de la demande dans le premier paragraphe. On peut ensuite poursuivre en donnant des renseignements d’importance secondaire ou d’ordre général. L’utilisation de puces donnera des courriels qu’on peut lire plus facilement et plus rapidement.
«Le contenu doit être bref. Si le courriel comporte un appel à l’action, celui-ci doit figurer au début, explique Rony Israel. Je ne lirai pas un long courriel pour essayer de déterminer quel est l’appel à l’action.»
3. Faites preuve de transparence, de conviction et de cohérence
En tant que présidente ou président de l’entreprise, vous devez amener les membres de votre personnel à travailler ensemble pour atteindre des objectifs communs. Pour obtenir l’engagement et la confiance nécessaires de votre équipe, il est important de faire preuve de transparence au sujet des grands développements dans l’entreprise et des progrès accomplis dans la réalisation des objectifs. Même lorsque vous avez de mauvaises nouvelles à annoncer, le ton de vos courriels doit être calme et optimiste tout en restant honnête, réaliste et authentique.
«La personne à la présidence de l’entreprise est aussi son ambassadrice et elle doit toujours garder son calme lorsqu’elle communique avec les membres du personnel, ajoute Rony Israel. Il lui revient de motiver le personnel et de constamment l’encourager à surmonter les défis auxquels l’entreprise fait face.»
De plus, il est essentiel de faire preuve de cohérence en ce qui concerne l’envoi de courriels réguliers, comme les messages hebdomadaires de la présidente ou du président, les bulletins mensuels et les fiches trimestrielles de pointage. En envoyant ces courriels au moment prévu, vous inciterez les membres de votre personnel à prendre l’habitude de les lire et augmenterez leur engagement envers vous et votre entreprise.
4. Établissez l’image de marque de vos courriels
Tout comme vous établissez l’image de marque des courriels de marketing envoyés à l’externe, il est bon de faire concevoir un modèle comprenant, par exemple, une bannière et une signature stylisée pour les courriels importants destinés à l’ensemble de l’entreprise. Cela donnera une allure professionnelle à vos messages, tout en soulignant le fait qu’ils proviennent de la présidente ou du président et méritent qu’on leur accorde de l’attention.
Vous pouvez même utiliser différentes couleurs pour les annonces régulières, comme les fiches de pointage ou les changements de personnel importants. Vous pouvez aussi créer des modèles pour la partie écrite des courriels réguliers. Cela permet de les rédiger plus facilement et les rend plus uniformes.
«Par exemple, les annonces relatives à la dotation en personnel devraient toutes avoir le même format, affirme Rony Israel. Qui entre en fonction, quelles seront ses responsabilités et quelles sont les raisons de ce changement. Cela permet aux destinataires de savoir immédiatement ce qu’elles et ils doivent lire.»
5. Veillez à ce que vos courriels soient bien écrits
Il faut s’assurer que vos courriels, en plus d’être clairs et concis, ne comportent pas de fautes d’orthographe ou de grammaire, ni de coquilles. Commencez par relire chaque courriel avec attention avant de l’envoyer.
C’est une bonne pratique de faire réviser les courriels importants, comme ceux qui sont envoyés à l’ensemble de l’entreprise, par une personne qui a des compétences linguistiques. Celle-ci pourrait même avoir des suggestions pour améliorer le contenu des courriels. Le cas échéant, vous devriez envisager ces suggestions avec un esprit ouvert.