Comment utiliser la technologie pour rehausser votre efficacité opérationnelle

Je rencontre souvent des propriétaires d’entreprise qui réduisent leurs coûts pendant les périodes difficiles. Malheureusement, cette façon de faire peut nuire à la productivité et à la compétitivité de votre entreprise.

Si vous voulez économiser, je vous suggère plutôt de mettre l’accent sur l’efficacité de vos activités et de réduire ou éliminer le gaspillage et les erreurs.

La technologie vous sera très utile si vous voulez rehausser l’efficacité et l’efficience de vos processus. Elle peut vous aider à réduire ou à éliminer les activités en double et les retards, ainsi qu’à automatiser certaines tâches.

Voici trois domaines dans lesquels la technologie permet d’augmenter l’efficacité.

1. Gestion des stocks

Si vous conservez et gérez les stocks dans votre magasin de détail, votre entrepôt ou votre usine, vous devez savoir quels articles vous avez en stock, leur nombre et leur valeur.

Grâce à un système de gestion des stocks, vous pouvez gérer efficacement votre entrepôt et toujours disposer d’un inventaire approprié.

Tout d’abord, assurez-vous que les articles que vous recevez sont enregistrés dans un système de contrôle des stocks. Je vous recommande de passer le lecteur de code à barres sur chaque article reçu. Ainsi, vous pouvez éliminer les entrées en double et noter immédiatement les problèmes à la livraison, le cas échéant.

Améliorez l’efficacité du traitement

Utilisez également un logiciel qui indiquera aux membres de votre personnel à quel endroit ranger les articles. Dans certains cas, il faut lire le code à barres des articles à entreposer. Ce processus améliore l’efficacité et réduit les erreurs lorsque les articles sont récupérés pour remplir une commande.

Vous pouvez aussi automatiser la cueillette et l’emballage des articles grâce à un lecteur de code à barres portatif.

Optimisez vos niveaux de stock

Un système de gestion des stocks peut vous aider à maintenir vos stocks à un niveau optimal en tenant compte du volume des ventes (nombre d’articles vendus), de la vitesse de vente (rapidité à laquelle vous vendez les articles), de la période de l’année (Noël, rentrée scolaire) et des promotions à venir.

Le système peut également calculer les délais entre les commandes et la réception des articles, afin que vos stocks ne soient pas épuisés avant la prochaine commande. Il peut aussi gérer efficacement vos niveaux de stocks pour que vous puissiez traiter vos commandes en mode juste-à-temps.

Un bon système de gestion des stocks permet également de mettre à jour les systèmes de vos clientes et clients en temps réel en générant et en envoyant par courriel une confirmation de l’expédition dès l’envoi des articles commandés.

Dans certains cas, le système peut gérer de nombreux types de stocks. Par exemple, certains systèmes peuvent permettre de distinguer les matières premières, les produits en cours de traitement et les produits finis, ainsi que les articles disponibles et prêts à être vendus, les stocks en quarantaine ou les produits associés à une commande particulière. Un tel système peut vous faire économiser de l’argent en réduisant le nombre d’erreurs et en améliorant l’exactitude des données.

2. Gestion de projets

Les entreprises qui exécutent des projets – par exemple, les cabinets de services professionnels; les entreprises de plomberie ou de chauffage, de ventilation et de climatisation; ou encore les entreprises de construction ou de fabrication à la commande – doivent absolument gérer leurs mandats efficacement et les réaliser dans les délais convenus, en respectant le budget alloué.

Un logiciel de gestion de projets vous sera très utile, car il permet d’établir une structure de répartition du travail qui transforme un vaste projet en une série de tâches à réaliser.

Vous pouvez aussi y enregistrer le temps et le matériel requis. Le système générera ensuite un budget et indiquera les échéances à respecter. Un logiciel de gestion de projets aide également à éviter les retards causés par la non-disponibilité du matériel en établissant la liste des éléments à acheter ou à avoir dès le début d’un projet.

Suivez vos progrès

À mesure que le projet avance, le logiciel peut effectuer le suivi des tâches réalisées et des écarts entre le délai prévu et le délai réel, et indiquer le matériel utilisé à chaque étape.

Par exemple, les équipes d’une entreprise de transformation de cuisines peuvent y saisir, à la fin de chaque journée de travail, des renseignements tels les tâches terminées, les heures de travail, le matériel utilisé, les problèmes rencontrés, et même des photos illustrant la progression des travaux.

Le logiciel calcule ensuite le temps réellement consacré au projet et le coût du matériel utilisé et les compare avec le budget et les délais prévus. Il permet de gérer en temps réel les écarts budgétaires et de prendre des mesures correctives pour assurer la rentabilité du mandat.

3. Tableau de bord et mesures

Pour mener efficacement vos activités, vous devez connaître votre rendement et le comparer à un point de référence.

La première étape consiste à établir des indicateurs de rendement clés (IRC) pour l’ensemble de votre entreprise, puis pour chacune de vos fonctions clés. Par exemple, vous pourriez vouloir surveiller les ventes (ventes réelles et écart par rapport au point de référence) pour avoir un aperçu de la santé globale de votre entreprise.

Chaque gestionnaire de votre équipe pourrait avoir besoin d’un tableau de bord pour mesurer l’efficacité et la productivité de son service. Le cas échéant, les éléments mesurés par le tableau de bord varieront en fonction de chaque service.

• Les gestionnaires de production peuvent calculer combien d’articles ont été produits et combien sont défectueux.
• Les directrices et directeurs d’entrepôt peuvent calculer le nombre de commandes expédiées sans erreur chaque jour.
• Les directrices et directeurs des ventes peuvent comparer le nombre de pistes dans la filière de vente avec le taux de conclusion.

Les tableaux de bord destinés aux gestionnaires et aux membres du personnel permettent de sensibiliser toutes les équipes aux résultats de l’entreprise. Les membres du personnel prendront ainsi conscience de leur rôle dans la réussite de l’entreprise, ce qui les incitera à participer davantage aux efforts d’amélioration de l’efficacité opérationnelle.

Commencez avec le bon outil

Nous venons de voir trois domaines où la technologie peut rehausser l’efficacité d’une entreprise. D’après mon expérience, presque toutes les entreprises gagnent à investir dans la technologie pour améliorer leurs processus. Il suffit de trouver le bon outil.

Qu’en est-il dans votre entreprise? Utilisez-vous la technologie pour la rendre aussi productive que possible?

Une excellente façon de commencer à mesurer votre productivité est d’utiliser l’outil de comparaison de la productivité des entreprises de BDC.

Cet outil en ligne gratuit permet de comparer la productivité de votre entreprise avec celle d’entreprises canadiennes du même secteur d’activité, et vous suggère des pistes d’amélioration.