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4 façons d’économiser temps et argent grâce à de meilleurs processus financiers

Schématisez vos processus pour découvrir les facteurs de gaspillage et les possibilités d’amélioration

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En tant que dirigeant d’entreprise, vous devez vous assurer de payer vos factures et d’investir pour l’avenir tout en faisant des profits. À mesure que votre entreprise grandira, il sera de plus en plus difficile de faire un suivi optimal de tous vos processus.

Des processus financiers efficaces vous aideront à rationaliser les activités de votre entreprise et à obtenir l’information dont vous avez besoin, quand vous en avez besoin. De plus, il est essentiel de disposer de bonnes mesures de protection et de contrôle pour atténuer les risques (paiements trop élevés des fournisseurs, fraude, prix trop bas, etc.).

Selon Christopher Chan, conseiller d’affaires à BDC, si vous désirez optimiser vos processus financiers, vous devez d’abord dresser un portrait clair des méthodes de travail actuelles dans votre entreprise. Pour ce faire, vous ou une personne de confiance devez poser des questions à vos employés et observer comment ils exécutent leurs tâches. Cet exercice vous permettra de détecter les activités qui risquent d’entraîner des erreurs et du travail en double et de calculer combien de temps il faut à vos employés pour accomplir leurs tâches. Une telle schématisation de vos processus vous aidera à déterminer où des améliorations sont nécessaires.

M. Chan, qui aide les entreprises de la région de Montréal à améliorer leur gestion financière, dit: «Quels sont vos processus actuels? Comment pouvez-vous les perfectionner, en particulier ceux qui sont susceptibles de nuire à vos activités? Il s’agit de rendre vos processus plus efficaces et plus efficients.»

M. Chan offre conseils suivants pour améliorer vos processus financiers.

1. Systématisez vos relations avec la clientèle

Pour maintenir un bon flux de trésorerie, donner satisfaction à vos clients et générer les données financières dont vous avez besoin, vous devez absolument traiter et exécuter vos commandes de manière efficace et précise tout en vous assurant d’être payés dans les plus brefs délais.

Vous n’êtes jamais à l’abri des retards et des erreurs, que ce soit lors du traitement, de l’exécution et de la livraison des commandes, de l’émission des factures ou du recouvrement des paiements. Voilà pourquoi il est important de schématiser chaque étape de vos processus en vue de les améliorer.

Vous pouvez configurer des rappels automatiques pour faire un suivi auprès de vos clients, imposer des frais de retard de paiement, etc. Sinon, le processus de recouvrement s’éternise et vous n’avez pas assez de capital pour maintenir vos activités.

«L’exemple typique est une entreprise qui accumule les factures impayées parce qu’elle ne surveille pas systématiquement les retards de paiement, indique M. Chan. Vous pouvez configurer des rappels automatiques pour faire un suivi auprès de vos clients, imposer des frais de retard de paiement, etc. Sinon, le processus de recouvrement s’éternise et vous n’avez pas assez de capital pour maintenir vos activités.»

2. Numérisez vos achats

La schématisation de vos processus d’approvisionnement, y compris la commande et la réception des produits, la gestion des stocks et le paiement des factures, vous permettra sans doute de découvrir de nombreuses possibilités d’économiser de l’argent et de produire des rapports de meilleure qualité à l’intention de l’équipe de direction. De plus, l’automatisation de certaines tâches au moyen d’outils numériques aidera votre équipe des finances à faire le suivi des bons de commande, à surveiller le niveau des stocks, à effectuer les paiements et à générer des rapports en temps opportun.

«L’automatisation des tâches fait en sorte qu’il y a moins de place à l’erreur lorsque les différents services de l’entreprise s’échangent de l’information, explique M. Chan. C’est une pratique qui réduit le nombre de données fautives et qui accélère l’ensemble du processus.»

Même les améliorations les plus simples peuvent faire d’énormes différences, précise-t-il. Par exemple, vous pouvez intégrer un menu déroulant comprenant des options d’articles en stock parmi lesquelles vos employés pourront choisir au lieu d’entrer manuellement les données. Une telle procédure peut contribuer à prévenir les erreurs de saisie des données qui prendraient des heures à corriger.

3. Assurez-vous d’obtenir les bons chiffres

Vous devez recueillir des données exactes et actuelles concernant toutes les activités de votre entreprise afin de générer des rapports de haute qualité que la direction pourra utiliser pour prendre des décisions financières, opérationnelles et stratégiques.

Voilà pourquoi il est essentiel de schématiser vos processus d’enregistrement et de validation des données financières et opérationnelles.

M. Chan prévient que la qualité des données et des rapports dépend largement de l’exactitude et du délai de traitement de l’information entrée par les employés.

Une fois que vous aurez schématisé vos processus et déterminé ceux qui doivent être améliorés, vous pourriez avoir du mal à faire accepter le changement à vos employés. La formation, une communication constante et le suivi du rendement pourront vous aider à surmonter cet obstacle.

M. Chan ajoute: «Certains de vos employés diront: “J’utilise cette méthode de travail depuis toujours et elle fonctionne pour moi. Je ne vois pas vraiment pourquoi il faudrait changer de façon de faire”. Ce qu’ils ne réalisent pas, c’est que leur méthode ne fonctionne pas pour le reste de l’organisation. Il est donc très important d’examiner vos processus actuels pour pouvoir déterminer quelles tâches doivent être améliorées.»

4. Concentrez-vous sur les contrôles financiers

Selon M. Chan, il est également important d’évaluer l’efficacité des contrôles financiers dans l’ensemble de votre entreprise afin de prévenir les erreurs, le gaspillage et la fraude.

Par exemple, quel est le processus d’autorisation des bons de commande? Quel est le processus de réception et d’expédition des stocks sur votre quai de chargement?

Quelqu’un est-il chargé de vérifier que les livraisons correspondent aux bons de commande?

«Quelqu’un est-il chargé de vérifier que les livraisons correspondent aux bons de commande?» demande M. Chan.

L’optimisation de vos processus demande du temps et des investissements, mais selon M. Chan, il s’agit d’un exercice payant puisque votre entreprise économisera sur les coûts et bénéficiera d’un contrôle accru.

«Vous éliminerez le gaspillage et les erreurs et vous améliorerez le flux de l’information, dit-il. En tant qu’entrepreneur, vous pourrez donc prendre des décisions beaucoup plus vite, ce qui pourrait vous permettre d’accroître la rentabilité de votre entreprise dès le mois ou le trimestre prochain.»

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