Comment empêcher les fuites de revenus d’éroder vos profits

Il faut savoir où se produisent les lacunes, pour ensuite déterminer pourquoi elles sont faciles à manquer et mettre en place des systèmes qui les arrêtent avant qu’elles affectent votre entreprise.

À quoi ressemble une fuite de revenus?

En pratique, une fuite de revenus découle souvent des:  

• factures manquées ou non émises pour des travaux terminés  
• écarts de prix, lorsque les frais imputés à la clientèle ne suivent pas la hausse des coûts des fournisseurs  
• dépenses non surveillées sur les cartes de crédit ou dans le compte de l’entreprise  
• défaillances des processus qui se produisent à mesure que votre entreprise grandit  
  
• sous-facturation
• dérive des objectifs non surveillée et non facturée

Lorsque des changements subtils dans les chiffres mensuels passent inaperçus, les petits problèmes administratifs peuvent se multiplier dans vos activités.

Pourquoi une fuite de revenus peut-elle facilement passer inaperçue?

Pour bien des propriétaires d’entreprise, le problème tient surtout aux priorités et à un manque de contrôles et de processus financiers. Les entrepreneures et entrepreneurs accordent souvent la priorité à l’augmentation des ventes plutôt qu’au suivi des systèmes internes.

Lorsque les flux de trésorerie se resserrent, l’instinct est souvent de développer les nouvelles pistes ou de lancer une campagne de marketing. Toutefois, si les marges bénéficiaires sous-jacentes sont faibles, l’accroissement du volume peut aggraver le problème. Vous pourriez travailler plus sans améliorer la rentabilité.

Le problème s’intensifie souvent lorsqu’une entreprise utilise un système de suivi fait maison, avec des entrées de données manuelles. «Je me souviens d’un propriétaire d’entreprise brillant qui gardait une feuille de calcul séparément parce qu’il avait du mal à s’y retrouver dans les rapports financiers, dit Karolina Francis.

Il croyait qu’il comprenait parfaitement ses revenus et ses dépenses, mais il manquait certains détails clés sur sa feuille de calcul, comme les coûts salariaux et les transactions de cartes de crédit non appariées. Quand les lacunes ont été comblées, il a compris pourquoi il était à court d’argent chaque mois.»

Utilisez le calculateur de marge bénéficiaire nette gratuit de BDC pour évaluer la santé financière de votre entreprise.

Comment détecter les fuites de revenus et y mettre fin?

Pour régler le problème de fuites de revenus dans votre entreprise, il faut passer d’une tenue de livres réactive à une gestion proactive basée sur des systèmes. Voici des pratiques recommandées:

Examinez vos données financières chaque mois

Examinez les revenus, le coût des marchandises vendues et les charges indirectes chaque mois pour vous assurer que vos données évoluent dans la bonne direction. Karolina Francis recommande de mettre l’accent sur les pourcentages plutôt que sur les montants en dollars. Par exemple, surveiller la proportion des revenus totaux consacrée à la production facilite la détection de hausses de coûts.

«Si le pourcentage du coût des marchandises vendues passe de 50 % à 52 %, vous pouvez rapidement déterminer s’il s’agit d’une fluctuation temporaire ou bien d’une hausse durable des prix des fournisseurs», dit-elle.

Harmonisez vos prix, vos contrats et votre facturation

Si votre entreprise est confrontée à un changement rapide des coûts des intrants (par exemple, une exploitation agricole qui fait face à la fluctuation des prix des aliments pour animaux et à des suppléments de carburant), vous devez ajuster les prix à la clientèle avant que les produits arrivent sur le marché. Attendre même un seul mois pour mettre à jour la facturation peut éroder vos marges.

Utilisez un système comptable numérique

Les feuilles de calcul manuelles ne sont pas conçues pour une entreprise en croissance. Karolina Francis indique que les systèmes comptables numériques offrent des fonctionnalités telles que la facturation automatisée et l’appariement des dépenses, ce qui réduit les erreurs de saisie de données et accélère le recouvrement, pour une trésorerie saine. Les données centralisées permettent également d’utiliser plus facilement les outils d’intelligence artificielle modernes afin d’améliorer l’efficacité opérationnelle.

Karolina Francis se souvient d’un client dont l’efficacité administrative s’est sensiblement améliorée après qu’il soit passé des factures manuelles à un logiciel comptable intégré.

«Après une semaine seulement, son commis à la facturation avait 16 heures d’avance, dit-elle. Les tâches qui prenaient auparavant deux journées complètes se faisaient en deux heures. L’automatisation a également permis de voir les domaines où l’entreprise sous-facturait, ce qui a permis de gagner 20 à 30 heures de travail chaque mois tout en accélérant le recouvrement.»

Personnalisez la structure de vos rapports financiers 

«Si les états financiers standard semblent intimidants, adaptez-les avec votre aide-comptable» suggère Karolina Francis. Renommez les descriptions génériques. Par exemple, un centre de jardinage pourrait remplacer «coût des marchandises vendues» par «coût des plantes» ou «coûts du terreau». Les catégories claires et intuitives permettent de repérer plus facilement les changements aux marges.

Quel rôle joue la tenue de livres dans la protection des revenus?

Pour protéger votre entreprise contre les fuites de revenus, travaillez avec des spécialistes de confiance. La tenue de livres va au-delà de la saisie des données de base. Les professionnelles et professionnels certifiés en tenue de livres jouent un rôle essentiel dans la gestion des opérations financières.

Ces spécialistes peuvent transformer les courriels, les factures et les reçus en données financières structurées qui soutiennent la prise de décisions. Par exemple, en affectant les dépenses correctement entre les coûts de production variables et les charges indirectes fixes, on peut repérer les déductions d’impôt auxquelles l’entreprise est admissible et détecter rapidement les manques d’efficacité opérationnelle.  

«La tenue de livres est hautement stratégique», dit Karolina Francis, professionnelle certifiée en tenue de livres (CPB).

«Dans une grande entreprise, la ou le PDG définit l’orientation de l’entreprise et compte sur une cheffe ou un chef de la direction financière ou une contrôleuse ou un contrôleur pour en gérer l’aspect financier. Une ou un professionnel certifié en tenue de livres ne remplace pas une cheffe ou un chef de la direction financière ou une contrôleuse ou un contrôleur, mais dans bien des petites entreprises, c’est souvent la première personne de confiance qui aide les propriétaires à comprendre leurs données et à prendre des décisions financières.»

Mettre fin aux fuites de revenus implique d’adopter des habitudes quotidiennes plus solides, d’améliorer le contrôle des données administratives et de travailler avec des spécialistes qui peuvent examiner les chiffres objectivement. Des systèmes et contrôles internes solides font en sorte que l’argent gagné par l’entreprise y reste.

Prochaines étapes

Si vous soupçonnez qu’il se produit des fuites de revenus dans votre entreprise, entrez en contact avec nos spécialistes. BDC aide fréquemment des propriétaires d’entreprise à renforcer leurs pratiques de gestion financière et à améliorer les processus internes dans leur entreprise.