Comment accélérer la facturation pour améliorer la trésorerie
Recouvrer vos comptes clients mérite toute votre attention. Des retards de paiement répétés peuvent engendrer des problèmes de liquidité qui affecteront votre fonds de roulement et votre capacité de croissance.
Malgré l’importance de ces enjeux, les rôles et procédés en matière de facturation demeurent fréquemment flous au sein des PME, note Florence Bessette, conseillère d’affaires, BDC Services-conseils.
«Les comptes clients sont la première source de liquidité d’une entreprise. Mais souvent, on ne sait pas vraiment, au sein de l’organisation, qui est responsable du recouvrement des factures, et quelles procédures doivent être suivies. Chaque membre de l’équipe suit ses propres règles en l’absence de politiques et de procédures de recouvrement. Ce rôle exige du temps et de la rigueur. Il est essentiel à la santé financière de l’entreprise, mais c’est une tâche qui est souvent négligée», explique-t-elle.
Avez-vous clairement défini vos processus en matière de facturation? Utilisez-vous les bons outils pour gagner en efficacité? Comment gérez-vous les comptes clients en souffrance? Voici quelques conseils pour aborder sereinement ces questions.
Les comptes clients sont la première source de liquidité d’une entreprise.
Florence Bessette
Conseillère d’affaires, BDC Services-conseils
Optimisez le cycle d’exploitation
Le cycle d'exploitation est un concept important de la gestion de la trésorerie.
Il mesure le délai entre l’achat de stocks nécessaires pour conclure une vente et le moment où vous recevez le paiement pour votre vente. Est-il possible de minimiser certains délais?
Le cycle d’exploitation comprend cinq étapes:
1. Stocks
Vous achetez des biens auprès de vos fournisseurs. Vous devrez payer l’entreprise qui vous fournit. Cette dette est ajoutée aux comptes créditeurs (aussi appelés comptes fournisseurs).
2. Vente
Vous complétez une vente, mais entre la vente et le moment où vous vous faites payer, plusieurs jours peuvent s’écouler. Entre-temps, la cliente ou le client vous doit de l’argent et ce montant est donc ajouté aux comptes clients.
3. Facturation
Vous facturez à la cliente ou au client pour un travail complété ou un produit livré.
4. Encaissement
Vous encaissez l’argent dans votre compte en banque.
5. Paiement des fournisseurs
Vous devez payer vos fournisseurs; notez que le paiement est souvent dû avant l’encaisse.
Exemple d’un cycle d’exploitation
La période qui s’écoule entre le moment où votre entreprise doit payer sa main-d’œuvre et ses fournisseurs et celui où vous encaissez votre argent doit être financée à même votre fonds de roulement. En raccourcissant votre cycle d’exploitation, vous pourrez faire diminuer vos coûts de financement et améliorer votre rentabilité.
Explorons ce que vous pouvez faire pour faciliter les étapes de la facturation et de l’encaissement afin d’optimiser votre cycle d’exploitation.
Identifiez les points de friction et les erreurs récurrentes
Une analyse rapide de vos processus peut vous aider à repérer les points faibles et à y remédier.
Retards de facturation
Remettre la facturation à plus tard est une mauvaise habitude qui risque de finir par un oubli. Envoyez la facture dès que vous avez expédié ou terminé un travail.
Conditions de paiement floues
Le manque de clarté d’une facture augmente les risques qu’elle soit ignorée. Communiquez les conditions de paiement ainsi que les pénalités de retard afin qu’il n’y ait aucune équivoque.
Factures papier et suivi manuel
La réticence de certaines entreprises à numériser leurs documents et à automatiser la facturation leur fait perdre un temps précieux. C’est pourtant une façon de gagner en efficacité et d’éviter les erreurs, comme l’envoi en double.
Responsabilités mal définies
Dans les PME, le suivi des factures impayées vient souvent s’ajouter à une longue liste de tâches du personnel responsable de la comptabilité ou de l’administration. Si ces responsabilités ne sont pas clairement énoncées et les résultats ne sont pas évalués en fonction d’objectifs clairs, le taux de recouvrement a peu de chances de s’améliorer.
Adoptez les bonnes stratégies pour accélérer le paiement
Misez sur la technologie
Que vous utilisiez un système de planification des ressources d’entreprise (ERP) ou un logiciel de comptabilité, les outils ne manquent pas pour émettre ou percevoir instantanément une facture claire et détaillée.
Vous pouvez aussi envoyer un état de compte et programmer des relances automatiques par courriel dès que les délais de paiement sont dépassés.
La technologie ne remplace pas le contact humain si la situation se prolonge, mais elle permet de gérer les cas les plus simples.
Négociez des acomptes
Si vous travaillez sur un gros projet, il est envisageable de demander des paiements par étape.
Suivez vos données de près
Dotez-vous d’un planificateur de trésorerie comprenant un calendrier de paiements, afin de repérer facilement les comptes en souffrance et d’anticiper les risques de liquidité.
Parmi les données, prêtez une attention particulière au délai moyen de recouvrement. Cet indicateur du temps que prennent votre clientèle pour payer peut inviter une réflexion plus large sur les entreprises avec qui faire affaire, ou encore sur vos politiques de crédit.
Formez votre personnel
Le recouvrement des factures est une étape cruciale et légitime, qui doit devenir une tâche régulière. Cependant, il comporte un volet humain qui peut s’avérer angoissant et détourner certaines personnes de la tâche, comme en témoigne Annie Deschênes, conseillère d’affaires, BDC Services-conseils: «Parfois, on n’aura pas de réponse, ou ce sera non. L’important, c’est de ne pas froisser le client. Pour ça, il faut former ses employées et employés. Il faut aider son équipe à savoir comment réagir et à développer la sensibilité pour bien recevoir l’information et chercher une solution».
Parfois, on n’aura pas de réponse, ou ce sera non. L’important, c’est de ne pas froisser le client. Pour ça, il faut former ses employées et employés. Il faut aider son équipe à savoir comment réagir et à développer la sensibilité pour bien recevoir l’information et chercher une solution.
Annie Deschênes
Conseillère d’affaires, BDC Services-conseils
Calibrez votre réponse
Si la situation stagne, il est possible qu’elle nécessite une implication directe de votre part. Misez d’abord sur l’écoute, car une approche trop rigide peut nuire à la relation client. Si vous tenez à cette relation à long terme, vous avez intérêt à ouvrir le dialogue pour comprendre les raisons de ce retard.
Une discussion ouverte et transparente sur les difficultés passagères que traversent vos clientes ou clients peut permettre de négocier un nouvel échéancier de paiement, témoignant d’une confiance mutuelle.
«Si le client est en difficulté et a le choix entre payer quelqu’un qui l’a traité avec respect et quelqu’un qui a été brusque, il va payer la personne qui a eu l’air de vouloir comprendre ce qui se passait», affirme Annie Deschênes.
Le dialogue n’est pas toujours possible. Si les délais se prolongent et que la somme en jeu le justifie, vous pouvez en dernier recours entamer une démarche juridique ou faire appel à une agence pour ce recouvrement. Dans les deux cas, le coût sera élevé.
Mettez en place vos nouvelles pratiques
Les avancées technologiques ont grandement simplifié les tâches de facturation et de trésorerie. À vous maintenant de revoir vos processus internes pour créer une culture du recouvrement forte au sein de votre entreprise et assurer ainsi sa pérennité.
«Vous avez engendré des dépenses pour vendre ces services-là, ces produits-là, conclut Florence Bessette. C’est de l’argent qui vous revient.»
Prochaine étape
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