10 conseils pour un recouvrement des factures plus efficace

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Une bonne gestion de trésorerie est cruciale pour bâtir une entreprise solide, et le recouvrement efficace de vos comptes clients est essentiel pour générer une trésorerie saine.

Tolérer les paiements en retard revient à financer votre clientèle et nuit à votre ratio de liquidité générale. Un fonds de roulement insuffisant pourrait menacer la survie même de votre entreprise.

Voici 10 conseils pour vous aider à percevoir plus rapidement vos comptes clients et à composer avec le risque d'impayés:

1. Soyez clair au sujet des modalités de paiement

Aucune vente n’est finale tant que vous n’avez pas reçu le paiement. Vous devez par conséquent communiquer les conditions de paiement à votre clientèle de manière à ce qu’il n’y ait aucune équivoque. Vos factures doivent être aussi claires et détaillées que possible et doivent préciser vos conditions tout autant que la pénalité pour paiement en retard.

2. Émettez les factures plus rapidement

Plus tôt votre cliente ou client reçoit la facture, plus vite vous recevrez votre paiement. Vous devriez idéalement vous faire payer au moment de la vente.

Si vous émettez une facture client:

  • Veillez à ce que la facture soit envoyée dès que vous avez expédié ou terminé un travail.
  • Si vous travaillez sur un gros projet, envisagez de négocier à l’avance ou de recevoir des paiements d’étape. Par exemple, vous pouvez demander un dépôt au moment de la commande et un pourcentage de la somme à payer à des étapes-clés convenues.

3. Envisagez la technologie de facturation par appareil mobile

Pour beaucoup d’entreprises, les appareils mobiles tels que les téléphones intelligents ou les tablettes peuvent grandement accélérer le recouvrement des comptes clients car ils permettent d’émettre ou de percevoir instantanément une facture. Envisagez également de faire en sorte que votre entreprise accepte les paiements par carte de crédit et par virement électronique de la part des retardataires afin d’accélérer le processus de paiement.

4. Suivez de près les factures impayées

Vous devriez avoir un planificateur de trésorerie comportant un calendrier des paiements. Celui-ci montre quels comptes sont en souffrance et depuis combien de jours, vous aidant ainsi à surveiller les encaissements et à relancer les retardataires.

5. Cultivez la relation

Sachez qui traite les comptes fournisseurs chez votre clientèle et maintenez le contact. Veillez à ce que les factures soient transmises à la bonne personne, au sein du bon service. Ce conseil vaut particulièrement lorsque vous faites affaire avec de grandes entreprises, où votre facture peut aisément se perdre dans les dédales de la bureaucratie.

Lorsque vous émettez la première facture, appelez pour confirmer qu'elle a bien été reçue. Au bout de 30 jours, faites un suivi et demandez si vous pouvez faire quelque chose pour accélérer le processus.

6. Percevez diligemment les factures en retard

N’hésitez pas à réclamer votre dû. Contactez sans attendre les clients et clientes qui tardent à payer et demandez-leur de régler leur facture. Comme le dit l’entrepreneur et auteur Barry Moltz: «Vous n’êtes pas une banque… Cet argent vous appartient et si vous voulez payer vos propres factures, vous devez le recouvrer.»

7. Soyez souple toutefois

Vos clientes et clients privilégiés de longue date ne sont pas à l’abri des difficultés. Le cas échéant, élaborez une entente de paiement qui tient compte à la fois de leur situation et de vos besoins.

8. Offrez des rabais pour paiement hâtif

De bonnes relations avec la clientèle et les entreprises fournisseuses peuvent aider à libérer plus de liquidités. Par exemple, vous pourriez offrir à votre clientèle un rabais de 1 % lorsque le paiement est effectué dans les 10 jours. Mais n’oubliez pas que ces rabais sont coûteux pour vous et qu’ils ne devraient être utilisés que si vous avez besoin d’obtenir de l’argent rapidement.

9. Envisagez de larguer les retardataires

Pensez à vous débarrasser de vos pires clientes et clients, celles et ceux qui sont toujours en retard, qui se plaignent excessivement ou qui retournent beaucoup de marchandises. Les entreprises supportent souvent ce genre de situations parce qu’elles ont peur de perdre des occasions d’affaires. Mais la clientèle récalcitrante vous coûte de l’argent en drainant l’attention de votre personnel et les ressources de l’entreprise.

10. Obtenez de l’aide

Si vos efforts de recouvrement achoppent, voyez si la somme en jeu justifie le recours à des spécialistes. Vous pouvez engager une avocate ou un avocat, ou une agence de recouvrement pour percevoir vos créances.

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