Préparer votre équipe à l’adoption de l’IA

Pourquoi la préparation à l’IA est cruciale pour votre entreprise

L’IA ne fait pas qu’améliorer la productivité: elle change la façon de travailler.

Dans bien des cas, les gains obtenus sont immédiats.

Même dans les cas simples, comme pour les résumés de courriels ou l’organisation de l’information, l’IA permet de gagner du temps précieux.

«Pour le personnel de bureau, vous pouvez vous attendre à une hausse de productivité d’au moins 10 %, dit Philippe Trépanier. Simplement être en mesure de résumer des courriels et des notes de réunion ou d’organiser l’information peut être une amélioration notable.»

Dans certains postes, l’effet est encore plus marqué. Philippe Trépanier indique que les équipes de développement de logiciels, qui passent une grande partie de leur temps à créer du code textuel et de la documentation et à travailler avec ces deux éléments, peuvent accroître leur productivité d’au moins 30 %.

Mais ces avantages peuvent aussi s’accompagner de risques.

Si vous ne préparez pas votre équipe correctement, les risques peuvent être aussi élevés que les avantages.

• Occasions ratées 

  Si vous investissez dans l’IA, mais négligez votre personnel, ces outils peuvent demeurer inutilisés.

• Risques pour la culture

  L’absence de communications claires engendre l’anxiété et le ressentiment au sujet du rôle de l’IA.

• Conséquences sur le personnel

  Les personnes plus jeunes recherchent des employeurs versés en IA. Sans stratégie claire en matière d’IA, vous aurez du mal à les recruter et à les garder.

• Risques pour la sécurité

  En l’absence de politiques rigoureuses, les membres du personnel peuvent sans le vouloir exposer des données sensibles.

L’échec de l’IA ne vient pas de la technologie elle-même.

L’IA ne donne pas de résultats quand les personnes ne savent pas comment l’utiliser.

Commencez à former votre personnel avant de déployer l’IA

Quelle est l’une des plus grandes erreurs commises dans les organisations? Choisir ou mettre en œuvre des outils d’IA avant de faire participer le personnel. 

Si vous faites cette erreur, vous serez déjà en retard.

«Il faut parfois des mois de pratique. Une personne qui n’a jamais utilisé l’IA n’apprendra pas à le faire en une semaine», dit Philippe Trépanier.

Pour une adoption réelle, enclenchez le processus plus tôt.

Assurez-vous que votre équipe comprend:

• pourquoi vous adoptez l’IA
• les problèmes que vous voulez régler dans l’entreprise
• comment l’IA changera le travail au quotidien

Quand les membres du personnel comprennent le contexte d’un changement, ils y adhèrent plus facilement.

Ils peuvent également faire connaître des cas d’utilisation pratiques de l’IA auxquels les membres de la direction pourraient ne pas avoir pensé.

Réglez les questions de sécurité et de gouvernance de l’IA tôt dans le processus

L’IA entraîne de nouveaux risques. 

Certains sont clairs, d’autres ne le sont pas.

En l’absence de lignes directrices claires, les membres du personnel pourraient:

• se faire prendre dans des attaques d’hameçonnage de plus en plus sophistiquées
• partager des renseignements sensibles
• créer des logiciels ou des flux de travail comportant des vulnérabilités cachées

C’est pour cette raison que la gouvernance doit faire partie de la formation à l’IA avant le déploiement de celle-ci, dit Philippe Trépanier. 

Veillez à ce que votre personnel sache:

• quels outils d’IA sont autorisés
• quelles données peuvent être partagées
• quand la validation par un humain est nécessaire

Des garde-fous bien définis ne ralentissent pas l’adoption, ils la rendent durable.

Mettez l’accent sur des compétences pratiques en IA qui créent de la valeur

La valeur que l’IA procure est plus que théorique: elle se retrouve dans le travail au jour le jour.

C’est sur cela que la formation devrait porter.

Les membres du personnel tirent le plus profit de l’IA lorsqu’ils découvrent comment elle peut les aider dans leurs tâches actuelles et «automatiser les choses ennuyantes», dit Philippe Trépanier. 

Pour le personnel de bureau, l’IA peut servir à:

• rédiger des premières ébauches de documents
• résumer du contenu long et complexe
• automatiser des tâches répétitives

Autrement dit, retirer de leur charge de travail les tâches de peu de valeur.

«Il s’agit de comprendre le travail d’une personne et de trouver les occasions pour l’IA d’aider à les faire», conseille Philippe Trépanier.

La formation devrait inciter les membres du personnel à:

• commencer à utiliser l’IA pour des tâches simples et peu risquées
• s’exercer et développer leur confiance
• trouver des cas d’utilisation plus complexes

Sans oublier la pensée critique.

L’IA peut générer du contenu rapidement, mais une personne doit tout de même en évaluer l’exactitude et l’utilité.

Développez l’expertise en matière d’IA à l’échelle de votre entreprise

Les compétences en matière d’IA ne devraient pas être concentrées dans une seule équipe. Elles doivent être développées à l’échelle de votre organisation.

Qui devrait mener cette initiative, et qui devrait être formé?

Pour une PME qui n’a pas de spécialiste en IA dans son personnel, la première étape consiste à embaucher des spécialistes à l’externe, qui peuvent aider à:

• mettre sur pied des programmes de formation efficaces
• établir des cadres de gouvernance bien définis
• repérer des cas d’utilisation pratiques à impact élevé
• éviter les pièges courants en matière de sécurité, de mise en œuvre et de gestion du changement 

Le soutien externe n’est qu’un élément du processus. L’objectif est de développer une expertise à l’interne au fil du temps.

À mesure que les membres du personnel prennent de l’expérience, encouragez les adeptes précoces à partager leurs apprentissages avec leurs collègues. Cela aide à rendre l’IA plus pertinente pour le travail au quotidien.

«Lorsque l’expertise vient de l’interne, elle semble plus concrète, dit Philippe Trépanier. Les gens peuvent voir comment l’IA est utilisée dans la réalité et la valeur qu’elle apporte.»

Ce changement de perception est important. 

L’adoption de l’IA est plus rapide lorsque les membres du personnel cessent de la voir comme une chose qui vient de l’extérieur et commencent à la voir plutôt comme un outil à utiliser, modeler et améliorer eux-mêmes.

C’est également pour cela que la formation devrait être offerte à l’ensemble des membres du personnel.

«Toute personne qui travaille sur un ordinateur doit comprendre comment fonctionne l’IA et apprendre comment l’utiliser efficacement, mentionne Philippe Trépanier. C’est la base.»

À partir de là, l’expertise devrait être développée en fonction des postes occupés.

• Les membres de la haute direction se concentrent sur la stratégie, le rendement du capital investi (RCI) et l’orientation organisationnelle.
• Les cadres se concentrent sur la mise en œuvre, le rendement et la communication.
• Le personnel de première ligne met l’accent sur l’utilisation pratique, les outils et les applications réelles.

Une fois cette base établie, la formation doit être adaptée à chaque poste. 

Ainsi, l’IA ne sera pas utilisée de la même façon par une avocate ou un avocat, une ou un gestionnaire de production et une développeuse ou un développeur de logiciel. Leur formation ne sera donc pas la même.

Répondez aux préoccupations des membres du personnel en amont

L’adoption de l’IA soulève souvent des inquiétudes relativement à la sécurité d’emploi. Si vous n’y répondez pas clairement, l’incertitude augmente.

Assurez-vous que les membres de votre personnel savent que l’IA est le plus utile pour:

• l’automatisation de tâches répétitives
• le travail administratif
• les tâches de faible valeur

Et qu’elle est beaucoup moins efficace quand il est question de:

• jugement
• créativité
• résolution de problèmes
• établissement de relations

L’IA bouleverse la façon dont le travail est effectué, mais ne remplace pas le savoir des personnes. 

«Vous pouvez bâtir plus, vendre davantage, en faire plus, dit Philippe Trépanier. Mais il ne s’agit pas de le faire avec moins de personnes. Il s’agit d’en faire plus avec les mêmes personnes.»

Communiquer cette perspective aide les membres du personnel à voir l’IA comme un outil qui peut améliorer leur travail (et le rendre peut-être même plus intéressant) plutôt que le menacer.

Comment mesurer le succès de l’adoption de l’IA

L’achèvement de la formation est facile à mesurer. C’est l’adoption qui compte.

Recherchez les signes que les membres du personnel comprennent les outils d’IA, sont à l’aise de s’en servir et commencent à découvrir des possibilités de les utiliser de façon pratique dans leur travail.

Voici certains indices précoces d’une adoption réussie:

• les membres du personnel utilisent les outils d’IA avec confiance
• les outils approuvés sont utilisés régulièrement
• les membres du personnel effectuent les tâches répétitives plus rapidement
• la productivité générale s’améliore
• les équipes trouvent de nouveaux cas d’utilisation
• les membres du personnel comprennent les exigences en matière de sécurité et de gouvernance

Il est important que les membres du personnel comprennent où le jugement humain demeure essentiel.

L’IA n’est pas une fin en soi. C’est un outil qui sert à améliorer la performance, la prise de décisions et la productivité.

Pour résumer

L’IA ne transformera pas votre entreprise. 

Ce sont vos employées et employés qui le feront.

Les organisations qui tirent le mieux parti de l’IA ne sont pas celles qui utilisent les outils les plus avancés. Ce sont celles qui préparent leurs équipes à utiliser l’IA de la bonne façon.

Assurez-vous de partir du bon pied.

Prochaine étape

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