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8 étapes vers un investissement en technologie payant

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L’achat d’une technologie peut donner à votre entreprise une longueur d’avance sur le plan de la productivité et de la compétitivité, mais il peut aussi vous causer de sérieux maux de tête.

Parmi les problèmes courants liés à ce type d’acquisition, notons les coûts cachés, les fonctions qui ne sont pas à la hauteur de vos attentes et la complexité du processus de mise en œuvre.

«De nombreuses entreprises se retrouvent aux prises avec un système plus coûteux que prévu ou qui ne répond pas entièrement à leurs besoins, constate Jonathan Pastrikos, conseiller d’affaires à BDC. Effectuer des recherches rigoureuses avant de choisir un système ou un fournisseur peut vous aider à rentabiliser votre investissement.»

À ses clients qui tiennent à effectuer un bon investissement en technologie, M. Pastrikos recommande les huit étapes suivantes.

1. Examinez les besoins de votre entreprise

Les entreprises décident souvent d’acheter une technologie pour résoudre un problème chronique, généralement lié à la circulation de l’information. Par exemple, vous pourriez vouloir transférer sur ordinateur vos dossiers papier actuels, automatiser des processus ou réduire les erreurs. Ou vous voulez peut-être que les différents systèmes utilisés par votre entreprise puissent communiquer entre eux.

La première étape est de rencontrer votre équipe pour déterminer si l’achat d’une technologie est une bonne idée.

Vous devez ensuite désigner une personne qui pilotera la recherche de solutions; il est important qu’elle soit expérimentée et qu’elle connaisse bien tous les rouages de votre organisation. Les achats de technologies tournent souvent mal lorsque la personne responsable du projet est soit trop occupée soit trop inexpérimentée pour comprendre les besoins des autres équipes.

L’étape suivante consiste à examiner l’état actuel de votre entreprise et à déterminer votre objectif pour les prochaines années. «Souvent, les entreprises se concentrent sur des solutions qui répondent à leurs besoins immédiats ou en achètent une qui sera utile à un seul de leurs secteurs, plutôt que de tenir compte de l’ensemble de leurs besoins ou de penser à ce qu’il leur faudra plus tard», dit M. Pastrikos.

«Par conséquent, il arrive que la technologie qu’elles ont achetée devienne désuète ou qu’il faille l’ancrer à d’autres systèmes avec lesquels elle est plus ou moins compatible.»

2. Analysez vos exigences fonctionnelles

À partir des commentaires de vos employés, cartographiez vos processus d’affaires clés et dressez ensuite une liste détaillée des exigences technologiques à satisfaire pour chacun des processus et des secteurs de votre entreprise. L’objectif est de comprendre comment les données circulent dans votre entreprise et de repérer les problèmes. C’est ce qu’on appelle une analyse des exigences fonctionnelles. Il n’est pas rare que les entreprises répertorient plusieurs centaines d’exigences différentes.

Dans chaque cas, vous devez déterminer s’il s’agit d’un besoin essentiel ou d’une caractéristique commode. Établissez ensuite la liste des problèmes, des améliorations possibles et des besoins futurs.

«Vous voudrez naturellement acheter un système qui répond au moins à vos besoins essentiels, mais les fonctions commodes pourraient avoir elles aussi leur utilité et jouer un rôle important dans votre stratégie à long terme, explique M. Pastrikos. Assurez-vous que vous pourrez ajouter ces fonctions plus tard sans avoir à acheter un nouveau système ou à effectuer beaucoup d’adaptations.»

Par exemple, si vous êtes à la recherche d’un système de gestion des stocks pour le suivi de caractéristiques comme le lot, le numéro de série ou l’emplacement des produits, vous voudrez peut-être qu’il soit possible d’y ajouter ultérieurement des fonctions de lecture de codes à barres afin de gérer plus efficacement votre entrepôt.

Veillez également à documenter clairement, par écrit, toutes vos exigences. Beaucoup d’entreprises se contentent de compiler leurs renseignements verbalement et oublient ensuite certains besoins clés.

3. Créez un appel d’offres

À l’aide de votre liste d’exigences, préparez un appel d’offres. Dans ce document, vous devriez demander aux fournisseurs d’expliquer leur solution, de décrire la façon dont elle répondra à chacune de vos exigences et de préciser toutes les adaptations requises. Vous devriez aussi leur demander de fournir des renseignements sur leur plan de mise en œuvre, y compris les services de formation, de configuration et de soutien qu’ils entendent vous offrir.

Demandez également une liste de tous les coûts, y compris ceux des fonctions complémentaires, des services professionnels et des licences. Enfin, demandez-leur de vous fournir une liste d’entreprises semblables à la vôtre avec lesquelles ils ont déjà travaillé.

4. Établissez une liste de fournisseurs

Recherchez des fournisseurs potentiels qui pourraient répondre à vos besoins en incluant dans votre liste des entreprises de plus ou moins grande taille.

5. Diffusez l’appel d’offres

Invitez les fournisseurs à vous présenter une soumission détaillée.

6. Analysez les soumissions

Examinez les soumissions que vous avez reçues pour déterminer si vous avez besoin de précisions sur les solutions qui y sont décrites. Les fournisseurs sont parfois vagues au sujet des coûts cachés ou des fonctions que leur système a du mal à exécuter.

«Ils peuvent omettre d’indiquer le nombre d’heures de formation offertes ou l’endroit où celle-ci aura lieu, mentionne M. Pastrikos. Les déplacements engendrent souvent des coûts supplémentaires, et si ceux-ci ne sont pas spécifiés, vous pourriez finir par payer un montant plus élevé que prévu.»

Si le fournisseur propose un logiciel personnalisé, vérifiez à qui appartient le code source et si la personnalisation du système risque d’empêcher les mises à niveau ultérieures.

Si vous envisagez l’achat d’une solution en nuage, demandez au fournisseur s’il deviendra le propriétaire de vos données et à quel endroit celles-ci seront stockées. Demandez-lui également si vous pourrez les récupérer facilement en cas de changement de fournisseur.

7. Évaluez les fournisseurs

Évaluez chaque fournisseur en fonction de leur capacité à répondre à chacune de vos exigences. Assurez-vous de bien comprendre leur plan de mise en œuvre et relevez toutes les suggestions de personnalisation.

«Les fournisseurs diront souvent que leur système peut faire telle ou telle chose, à condition qu’on l’adapte en conséquence, souligne M. Pastrikos. En général, il est préférable de personnaliser le moins possible votre système, ou d’opter pour un système clé en main. Un système personnalisé pourrait tomber en panne au moment de sa mise à niveau ou vous causer des problèmes si vous changez de fournisseur.»

Calculez aussi le coût total de chaque solution et ne vous laissez pas séduire par les plus bas soumissionnaires. Certains fournisseurs offrent un prix de base alléchant, mais se rattrapent ensuite en appliquant une foule de coûts cachés avec la mise en œuvre ou la vente de modules complémentaires.

8. Sélectionnez un fournisseur

Choisissez deux ou trois fournisseurs et invitez-les à faire une démonstration de faisabilité sur place. Demandez-leur également de vous présenter les processus qui répondraient à vos besoins essentiels. «Une erreur courante consiste à supposer qu’un système peut faire quelque chose alors que ce n’est pas le cas, indique M. Pastrikos. Demandez au fournisseur de vous montrer comment son système fonctionne. Ne vous fiez pas uniquement à sa parole.»

À cette étape-ci, vous devez comparer la convivialité de chaque solution. Assurez-vous que la culture d’entreprise du fournisseur est compatible avec la vôtre. Vérifiez s’il connaît bien votre secteur d’activité et si ses employés sont qualifiés. Enfin, vérifiez les références puis déterminez l’heureux élu. Au besoin, demandez une soumission à jour et examinez attentivement toutes les conditions du contrat. N’hésitez pas à négocier les clauses défavorables ou vagues. Puisqu’il s’agit d’un contrat important, l’avis d’un conseiller juridique pourrait également vous être très utile.

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