5 conseils pour financer vos achats technologiques
Un achat technologique important peut s’avérer coûteux et risqué pour votre entreprise.
De nombreux propriétaires d’entreprise financent leurs projets informatiques à même leur trésorerie et finissent par manquer de liquidités, en particulier dans le cas d’une hausse inattendue des coûts. L’une des solutions pour éviter cet écueil consiste à obtenir un prêt commercial.
«Un grand nombre d’entreprises se retrouvent dans une situation financière délicate après avoir fait de gros achats informatiques», confie Christopher Brown, directeur d'un centre d'affaires à BDC. «La taille et les coûts des projets informatiques augmentent souvent rapidement et épuisent les fonds de l’entreprise, qui doit cesser ses opérations à moins que la ou le propriétaire ne puisse réinvestir personnellement de l’argent.»
Christopher Brown vous invite à suivre les cinq conseils ci-dessous pour financer vos achats informatiques.
1. Établissez un budget réaliste et complet
Commencez par préparer un budget détaillé qui reflète le coût réel de votre achat technologique, au delà du prix affiché.
Votre budget devrait inclure:
- La mise en œuvre et la configuration
- La formation du personnel
- L’entretien, le soutien et les mises à niveau
- Une baisse temporaire de la productivité
- Une réserve pour imprévus (souvent de 5 à 10 %)
Les coûts liés aux systèmes complexes, comme les systèmes de planification des ressources de l’entreprise (ERP), sont souvent sous estimés. Leur déploiement peut s’étendre sur 12 à 18 mois, et les frais annuels de soutien et de maintenance peuvent représenter environ 20 % du prix initial du logiciel.
Pensez aussi aux effets de la croissance. Par exemple, un nouvel outil numérique ou un site Web peut stimuler les ventes, ce qui augmente les besoins en stocks, en production ou en main d’œuvre avant que le flux de trésorerie ne s’ajuste.
2. Classez vos besoins avant de choisir une solution
Les achats technologiques tournent souvent mal quand les propriétaires d’entreprise se concentrent sur un seul problème sans tenir compte de l’ensemble de l’entreprise.
Avant de choisir une solution:
- Cartographiez vos principaux processus d’affaires
- Comprenez comment l’information circule dans votre entreprise
- Distinguez les besoins essentiels des fonctionnalités accessoires
- Tenez compte de vos besoins futurs
Il est rarement réaliste de combler tous les besoins immédiatement. Privilégiez la technologie qui répond à vos priorités actuelles tout en offrant la possibilité d’évoluer sans refonte coûteuse ni personnalisation excessive.
3. Évaluez le coût total et les options de financement
Une fois votre budget établi, déterminez comment financer l’investissement sans nuire à votre flux de trésorerie.
Faites correspondre la durée du prêt à la durée de vie de l’actif. Vous éviterez ainsi de rembourser un prêt pour une technologie déjà désuète. Par exemple:
- Le matériel informatique dure généralement de trois à cinq ans
- La durée du financement devrait refléter cette réalité
Adaptez le financement au type d’actif.
- Le matériel peut souvent être financé au moyen d’un prêt d’équipement, d’un prêt de fonds de roulement ou d’une marge de crédit, puisqu’il peut parfois servir de garantie.
- Les logiciels, les solutions infonuagiques et les projets numériques (comme les sites Web) sont plus difficiles à financer, car ils ne reposent sur aucun actif matériel. Ces investissements sont donc généralement financés par un prêt de fonds de roulement ou une marge de crédit.
- La location peut aussi être envisagée pour certains équipements.
4. Préparez votre rencontre avec votre institution financière
Rencontrez votre conseillère ou conseiller avant de finaliser l’achat, et non lorsque votre situation financière est déjà serrée.
Apportez:
- Vos états financiers
- Le budget détaillé de l’achat technologique
- Votre plan d’affaires et vos perspectives de croissance
- Vos renseignements de crédit personnels et commerciaux
Une préparation rigoureuse démontre votre compréhension des risques et augmente vos chances d’obtenir un financement adapté.
5. Comparez les offres selon le coût global
Le taux d’intérêt est important, mais il ne dit pas tout. Quand vous cherchez du financement, comparez aussi:
- La souplesse de remboursement
- Les garanties exigées
- Le coût total du financement
- Les conditions liées aux mises à niveau futures
De la même façon, méfiez vous des solutions technologiques dont le prix de départ est faible, mais qui comportent ensuite de nombreux frais additionnels. Un coût initial plus élevé peut parfois s’avérer plus avantageux à long terme.
Prochaines étapes
Si vous prévoyez un important investissement technologique, le programme LIFT de BDC vous permet de bénéficier de financement et d’accompagnement spécialisé pour des technologies avancées comme les systèmes numériques, l’IA, l’automatisation et l’équipement favorisant la productivité.