Comment budgéter un important achat technologique?
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Un important achat de technologie de l’information (TI) s’apparente à l’achat d’une maison ou d’une voiture. Ce que vous souhaitez acheter ne correspond pas toujours à ce que vous êtes en mesure de vous payer.
Voilà pourquoi établir un budget réaliste est l’une des premières étapes à suivre quand vous songez à acheter une nouvelle technologie. Les entreprises évaluent souvent mal les coûts et oublient d’importants postes budgétaires, notamment pour la mise en œuvre, l’entretien, les mises à niveau et les problèmes inattendus.
Voici quelques suggestions pour dresser le budget de votre achat de TI.
1) Déterminez une fourchette de coûts – Faites-vous une idée approximative du coût de la technologie considérée. Vous pouvez déterminer une fourchette de coûts en parlant avec d’autres propriétaires d’entreprise, des associations commerciales, votre conseil consultatif et des professionnelles et professionnels, comme votre comptable.
Si vous engagez une ou un spécialiste externe pour vous conseiller sur votre achat technologique, elle ou il devrait pouvoir vous donner une idée du coût des divers systèmes selon votre secteur d’activité et votre nombre d’employées et employés.
2) Établissez l’ordre de priorité de vos besoins – Il arrive souvent que votre budget ne vous permette pas de pleinement satisfaire tous vos besoins en TI. Tout le monde veut ce qui se fait de mieux, mais vous ne devriez pas magasiner une Ferrari quand vous ne pouvez payer qu’une minifourgonnette Chrysler.
Il peut s’avérer utile de classer vos besoins selon leur degré de priorité:
- Essentiel
- Important dans deux ou trois ans
- Intéressant à avoir, mais non essentiel
Portez votre dévolu sur les technologies qui répondent à vos besoins essentiels tout en offrant la possibilité de faire des mises à niveau ou d’ajouter des modules.
En outre, pour économiser, considérez l’achat de logiciels nuagiques plutôt que des applications sur place. Tenez compte des caractéristiques des deux options en matière de sécurité et d’accessibilité aux données.
3) Incluez toutes les dépenses – On oublie souvent d’intégrer certaines dépenses clés dans un budget de technologie, comme celles de la mise en œuvre et de l’entretien.
Les entreprises croient souvent qu’il suffit d’acheter et d’installer un nouveau système informatique pour que celui-ci soit prêt à être utilisé, mais ce n’est pas souvent le cas.
En plus des autres coûts, vous devriez ajouter un poste budgétaire tampon à votre budget pour les dépenses imprévues – qui devraient correspondre à environ 5 à 10 % du prix total.
Par exemple, si vous achetez un système de planification des ressources de l'entreprise (ERP), il pourrait vous falloir de 12 à 18 mois pour le configurer et former votre personnel. Par ailleurs, une fois que le système est fonctionnel, ses coûts annuels d’entretien, de soutien et de mise à niveau s’élèvent à environ 20 % de son prix initial.
N’oubliez pas non plus de tenir compte du temps dont aura besoin le personnel pour se familiariser avec le nouveau système. Il pourrait être pertinent de prévoir un poste budgétaire pour une période temporaire de productivité inférieure. Les changements importants sont rarement faciles. La productivité peut chuter, et le stress, augmenter, ce qui a une incidence sur les résultats de l’entreprise.
Vous devriez également ajouter un poste budgétaire tampon pour les dépenses imprévues – qui devraient correspondre à environ 5 à 10 % du prix total du système.
4) Évaluez la possibilité de financer le système – Si, selon votre budget, vous ne pouvez pas combler vos besoins, il vous faudra peut-être obtenir du financement.
Le financement idéal pour un achat de TI est un prêt commercial dont la durée coïncide avec la durée de vie de l’élément d’actif. Par exemple, le matériel informatique a habituellement une durée de vie de trois à cinq ans. Dans ce cas, un prêt de trois à cinq ans serait approprié. Il ne faut pas être encore en train de rembourser le prêt alors qu’il est temps de remplacer la technologie.