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Soutien pour les entreprises touchées par la COVID-19.

Efficacité opérationnelle en temps de COVID: 3 pratiques essentielles

Des objectifs réalistes constituent la bougie d’allumage d’une culture d’efficacité opérationnelle
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La crise de la COVID-19 a fait grimper les coûts de production d’un grand nombre d’entreprises. Les exigences des clients augmentent elles aussi. Il est donc plus important que jamais de livrer un produit de qualité, à bon prix.

«Les entreprises qui ne mettent pas en place des manières efficaces de travailler pourraient ne pas passer à travers la crise», affirme Francis Vaillancourt, directeur, Services d’efficacité opérationnelle – BDC Services-conseils.

M. Vaillancourt, qui a plus de 25 ans d’expérience en amélioration des opérations, offre les conseils suivants pour aider les entrepreneurs à instaurer les bases d’une pratique efficace au sein de leur entreprise.

Cernez les besoins de votre clientèle

Tout processus d’efficacité opérationnelle commence nécessairement par l’identification des besoins des clients, affirme M. Vaillancourt. Il s’agit de faire une analyse rigoureuse des volumes de commandes anticipés ainsi que des types de produits ou de services recherchés.

Autre élément à prendre en compte: le temps takt, terme d’origine allemande qui désigne le rythme de production nécessaire pour répondre à la demande des clients.

Cette analyse vous permettra d’ajuster vos opérations pour produire ce qu’il faut, au bon moment et de manière efficace. Elle vous donnera la possibilité, par exemple, de déterminer le niveau de main-d’œuvre dont vous aurez besoin. Un trop petit nombre d’employés pourrait vous empêcher de répondre à la demande, tandis qu’un trop grand nombre serait inefficace.

Dans un contexte où les besoins de la clientèle fluctuent rapidement, il est important de réaliser cet exercice de planification des ventes et des opérations régulièrement afin de bien arrimer votre production à la demande. 

3 pratiques essentielles de l’efficacité opérationnelle

Une fois votre plan de production solidement en place, vous serez en mesure d’aller plus loin en instaurant ces trois pratiques essentielles de l’efficacité opérationnelle.

1. Établir les bons indicateurs de performance

Pour atteindre vos cible de production, il est primordial d’avoir des objectifs de performance ambitieux, mais réalistes.

«Des objectifs réalistes constituent la bougie d’allumage d’une culture d’efficacité opérationnelle»

Les entreprises de tous les secteurs peuvent bénéficier de la définition d’objectifs, que ce soient les entreprises manufacturières, les centres de distribution ou encore les entreprises du secteur des services.

«Si j’atteins les objectifs, explique M. Vaillancourt, c’est que j’ai bien fait et il faut standardiser la nouvelle manière de faire. Si l’objectif n’est pas atteint, il faut chercher pourquoi et établir une stratégie avec l’équipe pour l’atteindre.»

«Ce que l’on veut éviter, c’est un objectif que l’on ne va jamais atteindre, ajoute-t-il, tandis qu’un objectif que l’on atteint chaque jour est trop facile. Il faut un >entre-deux

Les indicateurs de performance les plus communs

Qualité

La qualité est souvent mesurée en examinant le pourcentage de rejets. Cet indicateur est souvent combiné à un indicateur provenant du client, que ce soit le pourcentage de retours ou le nombre de plaintes de clients.

Efficacité

L’efficacité ou le coût de production est une mesure importante pour les entreprises. Cet indicateur est souvent mesuré en comparant le budget de temps alloué pour effectuer une tâche définie avec le temps réel qui a été consacré à cette tâche.

Délai de livraison

Souvent considéré comme l’indicateur le plus important, le délai de livraison mesure le temps nécessaire de la prise de commande à la livraison finale, l’idée étant de réduire considérablement le temps de production, le gaspillage et les erreurs, ainsi que d’accroître la satisfaction du client. Cette mesure a habituellement un effet d’entraînement sur les autres indicateurs.

Santé et sécurité

Cet indicateur est devenu non négociable en temps de COVID. Alors que les entreprises ont l’habitude de compiler le nombre de jours sans accident ou le nombre de jours sans incident mineur, il s’agit maintenant de s’assurer qu’aucun employé n’est affecté par la pandémie.

2. Organiser des rencontres d’équipe quotidiennes

La deuxième pratique à mettre en place est une rencontre d’équipe quotidienne pour les superviseurs.

Cette rencontre de 10 à 15 minutes rassemblera votre équipe afin de faire le suivi de votre plan de production, de revoir les tableaux de bord et d’identifier les gestes à poser ainsi que les personnes responsables. Elle vous permettra également de faire un retour sur la journée précédente afin d’examiner les bons coups et de cerner les points à améliorer.

Dans une situation de crise, ces rencontres peuvent avoir lieu deux fois par jour, au début du quart de travail et à l’heure du dîner, pour permettre aux équipes de s’ajuster rapidement aux demandes changeantes des clients.

3. Introduire des technologies numériques

Aujourd’hui, les entreprises qui veulent demeurer compétitives doivent nécessairement considérer les technologies numériques 4.0.

Ces technologies incluent, par exemple, les tableaux de bord de fabrication qui fournissent une représentation visuelle en temps réel des indicateurs de performance. Ces données vous permettront entre autres de signaler au personnel clé des situations qui nécessitent une attention immédiate, ou encore de détecter et d’analyser les causes premières des temps d’arrêt et des rejets non planifiés.

Les systèmes de gestion quotidienne sont un autre type de logiciel incontournable pour les entreprises manufacturières. Ils permettent aux gestionnaires de faire un suivi au quotidien de l’avancement d’un projet, d’une tâche ou d’un processus. Ils peuvent aussi aider dans l’automatisation des flux de travail, de l’assignation des tâches et des rappels, tout en veillant à ce que les rôles et les responsabilités soient clairs.

Encouragez la participation de l’équipe

La participation des employés est primordiale dans la mise en œuvre de ces trois pratiques d’amélioration continue.

Pour encourager la participation des employés, M. Vaillancourt suggère de mesurer le nombre d’améliorations des processus introduites par l’équipe. Il est aussi essentiel de donner une formation aux employés pour qu’ils comprennent les notions de base de l’efficacité opérationnelle, tels que le gaspillage et la valeur ajoutée.

Maintenant plus que jamais, nous avons besoin de la participation des travailleurs, de leurs idées pour s’améliorer. 

«On demande aux travailleurs d’être responsables d’implanter leur amélioration et on va mesurer le nombre d'améliorations apportées, explique M. Vaillancourt. J'aime proposer aux employés de filmer leurs améliorations avec un clip d’une minute. On partage la vidéo avec le reste de l'entreprise, ce qui a pour effet de stimuler la créativité et de motiver l’équipe.»

«Maintenant plus que jamais, ajoute M. Vaillancourt, nous avons besoin de la participation des travailleurs, de leurs idées pour s’améliorer. Le niveau de compétitivité vient d'augmenter et il n’y a que les entreprises les plus compétitives qui passeront au travers.»

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