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Soutien pour les entreprises touchées par la COVID-19.

COVID-19 : Évitez de perdre du temps et de l’argent en prenant le contrôle de vos opérations

L’arrimage des besoins des clients et vos opérations vous rendra plus efficace
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La gestion de vos opérations pendant la crise actuelle peut être une tâche ardue. Alors, par où commencer?

«Même si certains propriétaires d’entreprise sont actuellement en mode “survie”, le principal enjeu des entreprises en temps de crise consiste à adapter l’offre aux besoins des clients et à éviter de perdre du temps et de l’argent sur une offre inadéquate», explique Stéphane Chrusten, conseiller d’affaires principal à BDC Services-conseils. «Les spécialistes parlent de la planification des ventes et des opérations, qui consiste essentiellement à adapter votre plan de production à la demande du marché pour que votre production ait de la valeur en temps et en volume.»

En vous concentrant sur votre plan de production tout en veillant à ce qu’il soit respecté, vous pouvez protéger vos flux de trésorerie et faire face aux risques de la chaîne d’approvisionnement. Dans certains cas, vous devrez peut-être prendre du recul et repenser l’ensemble de votre entreprise en tenant compte de votre plan d’urgence et de votre plan d’action adapté, afin de revenir progressivement à une production efficace, au rythme et à l’échelle voulus.

«La crise révélera non seulement des vulnérabilités, mais aussi des possibilités d’améliorer le rendement des entreprises, déclare M. Chrusten. Laissez l’innovation passer par votre équipe. Cela pourrait vous réserver d’heureuses surprises et rapporter de l’argent.»

M. Chrusten, dont le travail consiste notamment à aider les entrepreneurs à améliorer leur efficacité opérationnelle, donne les conseils de suivants pour la gestion des opérations en contexte de crise.

Déterminer la demande adéquate

Votre première responsabilité devrait être d’éviter de produire des biens et des services qui n’ont actuellement pas de valeur à court terme sur le marché.

Cette crise pourrait modifier les besoins et les attentes des clients de façon permanente. M. Chrusten suggère d’évaluer de près les changements d’habitude des clients et de repenser votre offre, au besoin.

De nombreuses entreprises devront peut-être se réinventer en raison de la croissance accélérée du commerce en ligne, de l’utilisation étendue de la technologie virtuelle, de la mutation de la chaîne d’approvisionnement dans le cadre de la mondialisation et de l’incertitude quant à la durée et à la gravité des règles de confinement.

Les entrepreneurs doivent être à l’écoute de leurs clients et obtenir des informations du marché afin de réarrimer leur plan et leurs opérations de mise en marché.

Ces informations doivent ensuite être transmises à votre équipe pour éviter que des liquidités ne soient accaparées par des stocks inutiles, des produits finis ou des activités qui ne peuvent pas être immédiatement récupérés. Les équipes de production devront également agir rapidement, dans certains cas, afin de modifier leurs processus et méthodes et de répondre au marché en constante évolution.

S’assurer du respect du plan de production

Une communication et une coordination étroites entre vos équipes de production, des finances et des ventes sont essentielles afin que votre entreprise demeure agile et sa production, adaptée aux besoins du marché, tout en restant viable.

M. Chrusten suggère la tenue d’une réunion de coordination quotidienne pour que l’information circule au sein de la direction et des équipes de collaborateurs. Ces réunions bien structurées servent à passer en revue, tous ensemble, les dernières nouvelles, les mesures de santé et de sécurité des employés, les priorités et les défis. Elles devraient se conclure par la définition d’objectifs quotidiens en matière de prestation de services.

Si les opérations ne sont pas bien arrimées avec le reste de l’entreprise, elles ne soutiendront pas celle-ci.

Les grandes entreprises doivent également transmettre l’information en aval, du président aux chefs de service, puis aux chefs d’équipe, et enfin aux employés. Il est essentiel, notamment, que vos superviseurs de première ligne demeurent au fait des attentes et soient en mesure d’ajuster rapidement la production. Dans le contexte actuel, il deviendra essentiel pour les chefs d’équipe d’avoir des aptitudes en communication. Un certain stress accompagne habituellement la gestion des opérations; la crise en rajoutera une couche.

«Les opérations se retrouvent souvent à la fin du processus et la pression est forte pour que l’entreprise respecte ses promesses, explique M. Chrusten. Si les opérations ne sont pas bien arrimées au reste de l’entreprise, elles ne soutiendront pas celle-ci

Mesurer votre productivité

La survie en temps de crise exige souvent la réduction des dépenses et l’optimisation de la production

«Les entreprises doivent maximiser leur production pour chaque heure de travail», précise M. Chrusten.

On y parvient notamment en mesurant la productivité. En évaluant votre rendement dans des domaines clés, vous pouvez voir où vous en êtes par rapport à vos objectifs internes ou à des normes telles que les moyennes sectorielles. Vous pouvez alors commencer à améliorer vos résultats en limitant les retards, en améliorant la qualité et en réduisant de nombreuses autres formes de gaspillage.

Selon M. Chrusten, les entrepreneurs doivent déterminer la pertinence de chaque étape. «Nous constatons souvent que 25 à 50 % de toutes les activités n’apportent aucune valeur ajoutée aux clients.»

Les entreprises qui veulent se sortir du mode “survie” doivent tirer parti de la situation afin d’améliorer leurs processus.

Invitez les membres de l’équipe à trouver de meilleures façons de faire les choses. Dans une période comme celle-ci, où de nombreuses activités sont interrompues, il est possible de mobiliser les employés pour accroître l’efficacité.

Si vous travaillez à un rythme plus lent, profitez-en pour investir dans la formation polyvalente de la main-d’œuvre afin d’améliorer votre productivité tout en élargissant les compétences de base de votre équipe.

«Une situation d’urgence permet souvent d’accélérer le rythme, explique M. Chrusten. Cependant, les entreprises qui veulent se sortir du mode de survie doivent tirer parti de la situation afin d’améliorer leurs processus.»

Miser sur la technologie

Même avant la crise actuelle, les projets de mécanisation et d’automatisation de base étaient prometteurs pour les entreprises canadiennes. De nombreuses activités manuelles, comme la manutention, peuvent être mécanisées ou partiellement automatisées.

Les entreprises qui ont déjà investi dans ce type d’équipement et de processus en tireront profit étant donné qu’elles ont réduit leurs équipes de travail au minimum.

La même logique s’applique aux technologies numériques. Les entreprises qui ont investi dans des systèmes distants, des logiciels infonuagiques et le commerce en ligne sont maintenant dans une meilleure position que celles qui ont tardé à le faire.

Il est toutefois important que les entreprises qui ont investi dans ces systèmes s’assurent de bien les utiliser. «Je vois souvent des employés saisir les données manuellement ou ne pas exploiter toutes les capacités de leur système, alors qu’ils ont les outils pour le faire efficacement», explique M. Chrusten.

«Certains entrepreneurs devraient envisager d’investir dans ces technologies, mais tous devraient considérer la crise actuelle comme une occasion de simplifier les processus en vue d’accroître l’automatisation lorsque les activités reprendront.»

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