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Intégration d’un nouvel employé: les étapes incontournables

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Mal accueillir et intégrer de nouveaux employés est le meilleur moyen de les démotiver, de nuire à leur productivité et même de les perdre définitivement.

Une étude indique qu’un solide programme d’orientation permet d’augmenter de jusqu’à 40 % le taux de rétention des nouveaux employés. Il est donc important d’accueillir chaleureusement vos nouvelles recrues et de leur donner tout ce dont elles ont besoin pour accomplir leur travail.

Voici les étapes à suivre pour vous assurer de bien intégrer vos employés.

Journée de préparation

  1. Élaborez un plan – Avec votre équipe, créez un plan d’orientation standard couvrant les premières semaines et les premiers mois de travail de votre nouvel employé. Répartissez les activités d’orientation et d’intégration sur quelques jours ou semaines au lieu de le bombarder de réunions et d’information dès le premier jour.
  2. Désignez un mentor – Avec l’aide du superviseur de l’employé, choisissez un mentor ou un collègue qui accompagnera votre nouvelle recrue au cours des premières semaines ou des premiers mois, répondra à ses questions et l’aidera à s’intégrer. Libérez le mentor de certaines de ses tâches habituelles, si nécessaire. Demandez également à d’autres membres de l’équipe de participer à l’accueil et à l’intégration de l’employé.
  3. Aménagez l’espace de travail – Préparez un espace de travail propre et organisé pour l’employé, avec tout l’équipement et le matériel nécessaires : un bureau, un ordinateur, un téléphone, des stylos, un carnet, de l’équipement de sécurité, les vêtements de l’entreprise, etc.
  4. Faites un suivi – Contactez l’employé avant son premier jour pour vérifier s’il a tout ce dont il a besoin pour commencer à travailler, et discuter de ses préoccupations, au besoin.

Première journée

  1. Accueil – Assurez-vous que le mentor et le superviseur soient sur place pour accueillir le nouvel employé lors de sa première journée. Prévoyez une visite des locaux, incluant son espace de travail, l’équipement, les toilettes, les salles de repas, les places de stationnement, etc. Présentez-le à votre équipe, surtout aux gens qui travailleront directement avec lui, aux représentants syndicaux, s’il y a lieu, et si possible, au président et aux cadres supérieurs.
  2. Trousse d’orientation – Donnez une trousse d’orientation au nouvel employé, comportant un message d’accueil du président, l’offre d’emploi ou le contrat de travail, les politiques et procédures, de l’information générale sur l’entreprise, telle que votre vision, votre énoncé de mission, des documents de marketing ainsi qu’un aperçu de votre plan stratégique. Fournissez-lui également les mots de passe, identifiants, cartes professionnelles, clés, vêtements de l’entreprise et appareils ou équipements dont il aura besoin.
  3. Rencontre de présentation – Le superviseur ou le mentor devraient passer en revue les documents d’orientation et répondre à toutes questions. Fournissez-lui aussi les renseignements suivants : calendriers des réunions, exigences de production, formation à suivre, processus administratifs, aspects uniques de la culture de l’entreprise. Vous devriez également lui donner du temps pour remplir les documents nécessaires (formulaires de renseignements sur les employés, formulaires fiscaux et ententes de non-divulgation), s’il ne l’a pas déjà fait.
  4. Repas et rencontre informelle – Le superviseur, le mentor ou les autres membres de l’équipe devraient prendre leur repas avec l’employé au moins pendant les premiers jours. Pensez également à organiser un dîner ou un cinq à sept informel avec le nouvel employé.

Première semaine et après

  1. Formation et intégration – Lors de la première semaine et par la suite, au besoin, le superviseur et le mentor devraient s’assurer que l’employé reçoit toutes les formations appropriées sur l’équipement et les processus. Veillez également à assurer l’intégration de l’employé à ses tâches.
  2. Suivi – Les superviseurs et les mentors devraient rencontrer l’employé tous les jours de sa première semaine pour voir si son intégration se déroule bien, répondre à ses questions et surveiller sa formation et son travail. Un entretien plus approfondi avec l’employé peut être mené après sa première semaine, pour passer en revue son intégration, s’assurer qu’il comprend bien ses responsabilités et les processus d’affaires, et lui demander s’il a connu des déceptions ou des surprises. De plus, recueillez ses commentaires sur votre processus d’orientation et sur l’ensemble des activités – il aura sûrement des opinions intéressantes à partager. Tenez une rencontre à la fin de la deuxième semaine, puis après 30 jours et 60 jours de travail.
  3. Évaluation du rendement Vous pouvez organiser une rencontre formelle avec l’employé, qui peut inclure une évaluation de son rendement, après 90 jours de travail. Assurez-vous d’effectuer cette évaluation avant la fin de la période de probation, s’il y a lieu. Examinez également le travail du mentor et du superviseur afin de les en tenir responsables.

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