Un système ERP: un atout puissant pour une entreprise lorsque l’incertitude règne

Un système ERP: ce que c’est et ce à quoi il sert

Un système de planification des ressources de l’entreprise (ERP) est un logiciel qui permet de gérer les différentes fonctions d’une entreprise sur une seule plateforme, notamment les finances et la comptabilité, les ventes, la production et l’entreposage. 

Une entreprise peut être confrontée à des défis considérables si chacun de ses services fonctionne avec son propre logiciel indépendant. Par exemple, des données non uniformes ou en double peuvent mener à des malentendus entre les services. L’équipe des ventes pourrait ainsi promettre des dates de livraison en fonction de renseignements non actualisés sur les stocks, engendrant de l’inefficacité et de l’insatisfaction pour la clientèle.

Dans le contexte commercial instable actuel, la mise en place d’un système ERP est une mesure stratégique pour protéger votre rentabilité et accroître votre résilience. En tant que propriétaire d’entreprise, vous n’avez pas de contrôle sur les droits de douane, la réglementation commerciale ou les changements politiques. Cependant, vous pouvez contrôler vos processus internes et votre efficacité.

L’avantage le plus important d’un système ERP en cas d’incertitude commerciale est sa contribution à la réduction des coûts et à l’augmentation de l’efficacité opérationnelle. Alors que l’ajout de droits de douane fait augmenter le coût des échanges transfrontaliers, une gestion efficace de votre chaîne d’approvisionnement, de vos stocks et de vos activités en général peut compenser l’érosion de vos marges et maintenir la compétitivité de votre entreprise.

Comment un système ERP peut vous sauver du temps et de l’argent

Imaginons un scénario. Vous travaillez dans l’équipe des ventes et vous créez une commande, puis vous l’envoyez par courriel à une collègue. Celle-ci saisit les données dans le système comptable pour créer une facture. À partir de cette étape, d’autres inefficacités peuvent survenir:

• L’équipe de l’entrepôt n’a pas de données en temps réel et pourrait ne recevoir la commande qu’une fois la facture transmise manuellement, ce qui retarderait l’exécution de la commande.
• Si le produit est en rupture de stock, une personne doit vérifier manuellement dans les stocks et préparer un bon de commande, engendrant d’autres délais et pénuries.
• L’équipe d’expédition peut ne pas être avisée immédiatement, ce qui entraîne des suivis additionnels pour que la commande soit préparée et expédiée à temps.
• Lorsque la commande est enfin expédiée, les données de suivi pourraient devoir être saisies manuellement et envoyées par courriel à la cliente ou au client, ce qui accroît le risque d’erreurs.
• L’équipe des finances doit concilier les factures et les paiements manuellement au lieu d’utiliser un système automatisé pour faire le suivi des factures impayées.

Un système ERP permet d’intégrer l’ensemble du processus. La commande est saisie une fois, les stocks sont automatiquement mis à jour, l’exécution de la commande est lancée, l’équipe d’expédition est avisée et la facture est générée – le tout en temps réel.

Les gains de temps s’accumulent rapidement. Supposons que le système ERP fait gagner dix minutes par commande et que vous traitez 100 commandes par semaine: vous gagnez 1 000 minutes. Si le coût de la main-d’œuvre est de 50 $ de l’heure, cela représente une économie de plus que 40 000 $ par année. 

Un système ERP peut aussi vous faire économiser en simplifiant l’approvisionnement. En permettant de mieux prévoir la demande future, le système vous aide à planifier vos achats de façon plus stratégique. Vous pouvez prendre des décisions basées sur les données au lieu de sur votre intuition quant au moment et à la source d’un achat. Si vous savez que dans trois mois vous aurez besoin de 1 000 gadgets ou de 20 tonnes de grains, vous avez le temps de magasiner pour trouver le fournisseur – que ce soit en Chine, en Inde, en France ou au Brésil – qui vous offre le meilleur prix et les meilleures conditions.

Outre l’approvisionnement, un système ERP optimise la logistique et la gestion des stocks. Avec des données en temps réel sur le pipeline de ventes et les besoins de production, vous pouvez:

• regrouper les envois afin de réduire les frais de transport;
• expédier des conteneurs pleins au lieu d’à moitié vides;
• éviter les achats de dernière minute coûteux. 

De plus, de meilleurs renseignements sur votre chaîne d’approvisionnement vous aident à avoir les bons matériaux quand vous en avez besoin, ce qui réduit les délais de production et améliore l’efficacité générale dans votre entreprise.

Lorsque les conditions changent rapidement – que ce soit en raison de perturbations de la chaîne d’approvisionnement, de fluctuations des prix, d’une guerre commerciale ou de l’évolution de la demande des consommatrices et consommateurs – un système ERP vous permet d’avoir les données nécessaires pour prendre des décisions plus éclairées plus rapidement. Cette souplesse peut être un avantage clé quand l’incertitude règne.

Combien de temps faut-il pour mettre en œuvre un système ERP?

Un système ERP n’est pas une solution miracle. Voyez le système ERP comme une solution à moyen ou à long terme vers laquelle vous pouvez commencer à travailler dès maintenant.

L’ERP n’est pas comme un logiciel de traitement de texte ou une feuille de calcul. C’est un système complexe et sa mise en œuvre s’accompagne d’un certain niveau de risque. De plus, votre personnel aura besoin de formation. 

En termes réalistes, un processus de sélection rigoureux prend au moins six mois. Il sera suivi d’une phase de mise en œuvre qui dure généralement de six mois à un an. Il faut donc prévoir un an et demi, même deux ans, entre le moment où vous prendrez la décision d’acquérir un système ERP et le moment où il sera opérationnel.

De plus, votre nouveau système ne vous procurera pas d’avantages pendant cette période.

Mais cela ne signifie pas que ce n’est pas un bon investissement. C’est tout le contraire si vous adoptez une perspective à long terme. Le climat commercial des entreprises canadiennes a changé rapidement et radicalement. Pour le moment, rien ne semble indiquer que les choses reviendront au contexte plus stable qui existait auparavant. Par conséquent, les propriétaires d’entreprise doivent se préparer pour demain en faisant des investissements stratégiques aujourd’hui.

À l’heure actuelle, les PME qui se sont déjà dotées d’un système ERP sont en bien meilleure posture pour affronter ces vents contraires. En investissant dans un système ERP maintenant, votre entreprise sera mieux en mesure de surmonter le prochain défi, que ce soit un autre cycle de droits de douane, une pandémie ou une autre perturbation imprévue.

Dans quels types d’entreprises un système ERP devrait-il être envisagé?

Un système ERP devient généralement indispensable lorsque les revenus d’une entreprise s’approchent d’au moins 10 millions de dollars. 

Cela étant dit, une entreprise dont les revenus sont de 3 millions de dollars pourrait trouver judicieux d’investir dans un système ERP si elle a une stratégie de croissance dynamique. Même si un système ERP n’est pas la bonne décision pour une entreprise aujourd’hui, il est tout de même fortement recommandé de simplifier ses opérations en tirant parti des technologies pour la numérisation, l’intégration et l’automatisation.

Un bon moyen de déterminer si vous avez besoin d’un système ERP consiste à évaluer la complexité de vos opérations et les aspects où il y a un manque d’efficacité. Ces pratiques peuvent être des signaux qu’un ERP pourrait vous être utile:

• l’utilisation de solutions de rechange manuelles;
• des données devant être saisies plusieurs fois;
• les processus qui utilisent encore le papier.

Si gérer plusieurs systèmes, échanger de l’information entre les services ou traiter des volumes croissants de données commence à devenir insurmontable, le temps est peut-être venu d’envisager un système ERP.

De plus, si les droits de douane compriment vos marges, la mise en œuvre d’un système ERP pourrait être nécessaire pour simplifier vos opérations et maintenir la rentabilité de votre entreprise.

N’attendez pas que la prochaine crise vous force la main – commencez dès maintenant à évaluer si un système ERP pourrait renforcer votre entreprise.

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