Pourquoi capturer des données avec un système ERP

Les données récoltées par votre organisation peuvent transformer votre prise de décision

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Comme propriétaire d’entreprise, il est toujours intéressant de rêver grand, par exemple en pensant à créer une chaîne d’approvisionnement complètement numérique, à utiliser l’intelligence artificielle pour prendre des décisions, ou à impressionner sa clientèle avec de la réalité augmentée…

Toutefois, avant de pouvoir réaliser ce type de projets, il faut commencer par la base: récolter des données avec un système de planification des ressources de l’entreprise (ERP en anglais pour enterprise resource planning).

François Desjardins, conseiller d’affaires principal, BDC Services-conseils, explique les avantages d’un système ERP et la façon de s’y prendre pour le mettre en place.

Si vous vous fiez sur des tableaux Excel, des petits papillons adhésifs et votre mémoire, votre entreprise ne pourra pas entreprendre de grands projets numériques.

Raison 1: Un système ERP permet de relier les divers services de l’entreprise

«Si vous vous fiez sur des tableaux Excel, des petits papillons adhésifs et votre mémoire, votre entreprise ne pourra pas entreprendre de grands projets numériques, dit-il.

Si vous n’avez pas encore de système ERP, il y a de bonnes raisons d’en envisager un. C’est une fondation numérique, un système central qui contrôle les données de l’entreprise. Les feuilles de calcul ne sont tout simplement pas aussi efficaces pour gérer les opérations quotidiennes.

«Il arrive souvent que chaque service de l’entreprise, comme les achats, la fabrication et la comptabilité, répertorie ses données, mais que les systèmes correspondants ne se parlent pas entre eux, mentionne François Desjardins. Pour avoir accès aux données d’un autre service, il faut demander qu’on les extraie dans un fichier Excel. Ce n’est pas un processus fluide ni en temps réel. Un système central viendra relier les différentes fonctions de l’entreprise.»

Lorsqu’on se dote d’un système ERP, il faut prévoir différents coûts à assumer la première année pour mettre en place le logiciel, le configurer et l’intégrer avec les différentes bases de données de l’entreprise, sans oublier la formation des membres du personnel.

La saisie unique de données qui seront utilisées par tous les services permet de gagner du temps et d’éviter des erreurs.

Raison 2: L’accumulation de données au moyen d’un système ERP permet de réduire le gaspillage

Migrer vers un système informatique centralisé fait une énorme différence au quotidien. «La saisie unique de données qui seront utilisées par tous les services permet de gagner du temps et d’éviter des erreurs», indique François.

Une fois le système en place, il faut toutefois faire preuve de patience. «Souvent, après un an, la direction de l’entreprise ne voit pas beaucoup d’améliorations, mentionne-t-il. Il faut laisser le temps au système de vivre dans l’entreprise et d’extraire les informations pertinentes.»

Les données apportent des avantages concrets, ajoute-t-il. Lorsque les données des différentes machines sont disponibles, il devient alors possible de connaître avec précision plusieurs éléments, comme l’usure normale d’une pièce. «Par exemple, on peut réaliser que ce n’est pas 500 trous qu’on peut percer avec un foret, mais 650.»

Raison 3: Un système ERP aide à gérer le personnel et à éviter les temps d’arrêt

Au début, l’arrivée de toutes ces données peut sembler écrasante pour l’entreprise.

Selon le conseiller d’affaires de BDC, ce n’est qu’une étape avant de pouvoir déterminer quelles données sont utiles et comment les utiliser. «On peut savoir par exemple exactement quand changer les pièces avant qu’il y ait un bris et optimiser le fonctionnement des machines en agissant sur leur vitesse, leur pression, la température, etc.»

«Grâce à l’intelligence artificielle, on peut même donner des ordres aux machines pour s’assurer que la production est toujours la plus efficace possible et surtout, qu’on évite les temps d’arrêt.»

Une entreprise axée sur les données peut aussi facilement s’adapter en cas d’absence d’un employé ou d’une employée, ou si une commande arrive d’avance ou en retard. «Le système permet de redistribuer les tâches automatiquement entre les membres du personnel pour respecter les délais de production et, aussi, de voir instantanément quelles machines sont disponibles à quels moments pour utiliser les ressources de la façon la plus optimale possible», ajoute-t-il.

Raison 4: La technologie pour attirer la relève

Au-delà d’une amélioration de la productivité, il y a des gains périphériques à un investissement dans un système central. Notamment, attirer la relève.

«Alors que nous sommes en pénurie de personnel, il est très difficile pour une entreprise qui fait tout manuellement dans des tableaux Excel et sur des Post-its d’attirer et de retenir des jeunes pour qui l’environnement numérique n’a pas de secret», souligne François.

Raison 5: Les données favorisent l’action plutôt que la réaction

Avoir accès aux données des différents services de l’entreprise en temps réel est aussi essentiel pour aller vers de plus grands projets technologiques, comme la création d’un jumeau numérique où toutes les machines de l’entreprise sont connectées, ou pour intégrer l’intelligence artificielle dans la prise de décisions.

Puis, à mesure que l’entreprise avance dans sa transformation numérique, elle peut ajouter de l’information sur ses fournisseurs et sa clientèle. «Plus on est capable d’avoir des données sur les différentes parties prenantes, plus on peut avoir une vision large des enjeux, indique François. Ainsi, on peut gérer son entreprise en ayant une bonne idée de ce qui s’en vient plutôt que d’être en mode réactif. Parce que le but final, ce n’est pas d’acheter de la technologie, mais d’avoir des résultats.»

Conseils pour gérer le changement

Il est essentiel de se doter d’une bonne stratégie de gestion du changement dans ce type de projet. Cela passe d’abord par la formation en amont pour que les membres du personnel aient le sentiment de participer au processus de changement.

«Au-delà de la direction, il faut des personnes qui travaillent sur le plancher avec différentes visions des choses et qui seront capables de dire si quelque chose ne fonctionne pas compte tenu de leur réalité», affirme François.

Quelqu’un doit porter le dossier de la transformation numérique dans l’organisation et le suivre de près pour faire en sorte qu’il soit un succès.

Il faut aussi former les membres du personnel pour leur démontrer l’intérêt des nouveaux outils choisis et la façon de les utiliser. On doit également toujours considérer que certaines personnes sont plus réticentes à adopter des avancées numériques que d’autres.

«Plusieurs gestionnaires d’entreprise s’imaginent que tout le monde va utiliser les nouveaux outils immédiatement. En réalité, plusieurs vont les contourner en passant voir des collègues et en profitant de l’occasion pour leur donner des informations sur papier, explique François. Quelqu’un doit porter le dossier de la transformation numérique dans l’organisation et le suivre de près pour faire en sorte qu’il soit un succès.»