Comment l’IA peut alléger votre charge de travail en ressources humaines

L’intelligence artificielle (IA) transforme la façon dont les petites entreprises gèrent leurs ressources humaines (RH). Elle peut prendre en charge des tâches administratives et libérer du temps pour les conversations et les décisions qui nécessitent une intervention humaine.

Ces avancées peuvent aider les petites entreprises à traverser les périodes de turbulence et d’incertitude économique, affirme Anukta Philip, conseillère d’affaires principale, BDC Services-conseils.

«Lorsqu’une entreprise doit se repositionner rapidement, l’une des premières choses qu’elle fait habituellement est de réduire ou d’augmenter ses effectifs, explique-t-elle. Ces deux fonctions essentielles des RH peuvent exercer une forte pression sur une entreprise trop petite pour avoir un service des RH bien établi.»

L’IA peut vous aider à réduire une partie de cette pression.

Quelles tâches de RH l’IA peut-elle prendre en charge?

En matière de RH, les outils d’IA peuvent notamment:

• rédiger des descriptions de poste
• repérer des personnes candidates potentielles et comparer les CV aux exigences du poste
• planifier les entrevues et communiquer avec les personnes candidates
• préparer des questions et des guides d’entrevue pour vous aider à évaluer les candidatures
• créer des plans d’intégration
• répondre aux questions courantes des personnes candidates et des nouvelles recrues au sujet de l’entreprise
• rédiger des plans d’apprentissage et de perfectionnement
• préparer des gabarits d’évaluation du rendement

L’IA convient particulièrement bien aux tâches routinières, administratives et répétitives, affirme Anukta Philip. Il vaut toutefois mieux confier aux humains les grandes décisions liées à la stratégie d’entreprise et à l’embauche.

Explorez vos options

Si vous gérez vos RH sur papier ou dans des feuilles de calcul, passez au numérique en transférant vos dossiers et vos processus courants dans un logiciel RH. Vous pourrez ainsi gagner du temps et préparer votre entreprise à utiliser l’IA. 

Pour choisir le produit qui répond le mieux à vos besoins, commencez par évaluer les outils que vous utilisez déjà.

Par exemple, des suites bureautiques courantes comme Microsoft 365 et Google Workspace peuvent inclure des outils d’IA comme Copilot et Gemini, respectivement. 

Vous pouvez aussi utiliser:

• des solutions autonomes, comme ChatGPT ou Claude
• des plateformes de RH intégrées, comme Workday, Folks HR ou Collage HR, qui peuvent offrir des fonctions d’IA en plus d’autres outils destinés aux activités courantes

Vous pourriez trouver des fonctions d’IA générative et d’IA agentive dans tous ces outils. Il est donc utile de comprendre ce que ces deux types d’IA peuvent accomplir.

L’IA générative et l’IA agentive en RH

Certaines plateformes de RH intégrées comprennent des fonctions d’IA agentive. Ces fonctions peuvent également faire partie d’ensembles d’outils d’IA courants. ChatGPT Work, Claude Cowork et Copilot Cowork sont des exemples d’IA agentive.

Certaines tâches de RH peuvent être automatisées sans nécessairement faire appel à l’IA. Par exemple, les logiciels de planification et de gestion de la paie peuvent combiner l’automatisation et des fonctions d’IA. 

Les agents d’IA ne constituent pas une main-d’œuvre gratuite, souligne Anukta Philip. Consultez la page de tarification et les modalités de facturation du fournisseur qui vous intéresse. Vous saurez ainsi comment l’utilisation vous sera facturée, par exemple au moyen d’un abonnement mensuel, de jetons ou des deux. Vous pouvez aussi réduire vos coûts en confiant aux agents d’IA des tâches précises et bien définies.

Commencez par les besoins de votre entreprise

Pour faire un choix parmi toutes ces options, prenez du recul. Déterminez les personnes et les compétences dont votre entreprise a réellement besoin. 

Anukta Philip recommande de réaliser une évaluation des besoins:

• Quelle direction l’entreprise veut-elle prendre? 
  
• Quels postes sont nécessaires pour y parvenir?
  
• Comment définissez-vous la réussite?
  

Ces réponses sont particulièrement importantes lorsque vous définissez un nouveau poste.

«Avant de vous demander ce que l’IA peut faire pour vous, prenez le temps de déterminer ce dont votre entreprise a besoin pour passer du point A au point B, explique Anukta Philip. Vous comprendrez alors plus facilement de quelles personnes et de quelles compétences vous avez besoin.»

Cette information est particulièrement importante lorsque vous rédigez des descriptions de poste. Le même principe s’applique toutefois à l’ensemble du parcours du personnel, du premier contact avec une personne candidate jusqu’aux discussions sur le rendement, en passant par l’intégration et le perfectionnement. Autrement dit, des orientations claires donnent des résultats plus utiles.

1. Réfléchissez à l’expérience que vous souhaitez offrir. 
   
2. Déterminez les tâches administratives qui soutiennent cette expérience.
   
3. Faites ensuite appel à l’IA.
   

Déterminez le rôle des humains et de l’IA

Lorsque vous êtes prêt à intégrer l’IA à vos fonctions de RH, rappelez-vous qu’une tâche ne devrait pas nécessairement être automatisée simplement parce qu’elle peut l’être.

«Un agent d’IA peut-il accomplir cette tâche? Absolument. Devrait-il l’accomplir? Voilà la question à se poser pour chaque tâche envisagée», dit Anukta Philip.

Pour déterminer s’il vaut mieux confier une tâche de RH à l’IA ou à une personne, commencez par un processus que vous connaissez bien, comme le recrutement. Déterminez ensuite qui est le mieux placé pour accomplir chaque étape du processus.

Vous pouvez utiliser un tableau comme celui-ci pour définir le flux de travail idéal.

Comment évaluer un processus de RH pour utiliser l’IA: exemple du recrutement

Vous pouvez créer des tableaux semblables pour d’autres processus de RH, comme la coordination d’un sondage d’engagement du personnel ou la rédaction d’un gabarit d’évaluation du rendement.

Tenez compte des risques

Selon Anukta Philip, les trois principaux risques liés à l’utilisation de l’IA en RH concernent les fuites de données, la prise de décisions et l’exactitude.

Protégez les renseignements sur votre personnel

Les données personnelles de votre personnel doivent être traitées avec soin. Les forfaits destinés aux entreprises peuvent offrir de meilleurs contrôles de sécurité et une meilleure protection de la confidentialité.

Établissez des règles précises sur les renseignements que votre personnel peut partager et sur la façon de le faire. Examinez également les paramètres et les modalités de votre fournisseur d’IA. Assurez-vous que la méthode et la durée de stockage des données vous conviennent.

Gardez le contrôle des décisions

L’IA peut organiser l’information sur les compétences, l’expérience et les qualifications d’une personne. Ces données ne révèlent toutefois pas toute la réalité. 

Assurez-vous qu’une personne participe au processus décisionnel. Vous éviterez ainsi de négliger le contexte et les relations de travail, affirme Anukta Philip. 

Vérifiez les biais et les inexactitudes

Une personne doit aussi vérifier les recommandations de l’outil d’IA pour repérer les erreurs, les biais et les informations inventées, aussi appelées hallucinations. 

Par exemple, un outil de présélection fondé sur l’IA pourrait écarter une candidature qualifiée si le CV décrit une expérience pertinente dans des termes différents de ceux de l’offre d’emploi.

Commencez par une tâche facile à gérer

Pour vous lancer, Anukta Philip recommande de suivre les étapes ci-dessous.

1. Choisissez une tâche répétitive et chronophage à confier à l’IA.
   Choisissez une tâche qui ne nécessite pas de renseignements sensibles, comme la rédaction d’une ébauche de description de poste ou d’un gabarit d’entrevue.
2. Faites des requêtes claires et ciblées.
   Donnez à l’outil d’IA des consignes et des limites précises.
3. Confiez l’examen des résultats à un membre du personnel.
   Cette personne devrait vérifier la présence de biais et s’assurer que les résultats sont exacts et appropriés. 
4. Évaluez les résultats.
   Déterminez si le travail effectué par l’IA a été utile et s’il vous a fait gagner du temps. Si c’est le cas, continuez d’utiliser l’IA pour cette tâche, puis élargissez graduellement son utilisation.

À mesure que votre entreprise grandit, continuez d’examiner vos flux de travail. Repérez chaque point où l’information change de mains et chaque décision qui nécessite une intervention humaine. Vous pourrez ainsi tirer le maximum de l’IA tout en protégeant les données confidentielles et en gardant le contrôle des décisions clés.

En fin de compte, l’objectif n’est pas de remplacer votre équipe de RH. Il s’agit de lui donner plus de temps pour accomplir le travail qui exige du jugement humain.

Prochaine étape

Trouvez des façons d’utiliser l’IA dans votre entreprise en téléchargeant la Liste de vérification pour commencer à utiliser l’IA gratuite de BDC.