12 stratégies pour des réunions d'affaires plus productives

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Des réunions mal gérées hypothèquent lourdement la journée de travail et peuvent diminuer la productivité de votre entreprise. Selon une étude mondiale réalisée par Microsoft Corp., les gens d'affaires passent près de six heures en réunion chaque semaine, et Presque 70 % des participantes et participants indiquent que celles‑ci sont improductives.

Des réunions trop nombreuses, le manque de préparation, l'absence de suivi et l'intérêt des membres du personnel qui faiblit font partie des problèmes courants.

Les réunions mal gérées peuvent aussi affecter le moral du personnel et le travail d'équipe. Si les gens arrivent régulièrement en retard à vos réunions, qu'elles et ils ont les yeux rivés sur leur téléphone intelligent et ne prennent pas de notes, des ajustements s'imposent.

Pratiques exemplaires

Voici des pratiques exemplaires pour améliorer la «culture de réunion» de votre entreprise.

  1. Réduisez le nombre de réunions en trouvant d'autres façons de traiter les affaires. Par exemple, s'il s'agit simplement d'échanger de l'information ou d'examiner l'avancement d'un projet, le courriel ou d'autres communications écrites feront peut‑être aussi bien l'affaire. Vous obtiendrez la reconnaissance des membres de votre personnel qui emploieront ce temps de façon plus productive.
  2. Si vous n'avez pas la certitude qu'une réunion soit nécessaire, demandez‑vous: ai‑je besoin de l'opinion d'autres personnes, de prendre des décisions d'équipe ou de régler un point litigieux? Dans la négative, une réunion n'est peut‑être pas justifiée.
  3. Créez une culture d'entreprise qui valorise et respecte les réunions. Si vous permettez aux gens d'arriver constamment en retard ou en n’ayant fait aucune préparation, vous transmettez le message que vos réunions ne sont pas importantes. Fermez la porte lorsque la réunion commence et ne reprenez pas du début pour les retardataires.
  4. Pour qu'elles et ils puissent bien se préparer, transmettez préalablement un ordre du jour aux participantes et participants. Assurez‑vous qu'il est orienté vers l'action. Les membres du personnel qui ne jouent pas un rôle essentiel dans l'atteinte d'un objectif n'ont pas leur place à la réunion. Vous pouvez allouer une durée précise à chaque sujet pour éviter que la réunion s’éternise, et charger quelqu'un de prendre des notes.
  5. Si vous avez l'impression de devoir assister à un trop grand nombre de réunions, vérifiez d'abord avec l'organisatrice ou organisateur si votre présence est nécessaire. Une coéquipière ou un coéquipier pourrait peut‑être vous représenter.
  6. Dans le contexte des affaires exigeant d'aujourd'hui, des réunions de dernière minute sont parfois nécessaires, mais elles doivent constituer une exception. Ne tenez pas de réunions en dehors des heures de bureau normales, sauf en cas d'urgence.
  7. Si une réunion a pour but de régler un problème, commencez par une séance de remue‑méninges pour stimuler la créativité; ne censurez pas les idées et affichez‑les bien en évidence. Quand tout le monde a eu la chance d'exprimer leur point de vue, vous pouvez déterminer en équipe quelles idées donneront les meilleurs résultats.
  8. Maintenez un climat positif. Ne critiquez pas vos collègues. Si des participantes et participants s'emportent ou deviennent trop critiques, rappelez‑les poliment à l'ordre.
  9. Pour raccourcir vos réunions, remettez aux participantes et participants des résumés des sujets abordés et évitez les documents volumineux. Si elles et ils feuillettent une présentation PowerPoint pendant que vous parlez, les gens ne vous écouteront pas.
  10. Pour empêcher que certaines personnes accaparent la conversation, fixez un temps de parole pour que tout le monde ait la possibilité de s'exprimer.
  11. Si vous butez sur une question litigieuse, sachez quand passer à autre chose. Ne vous attardez pas sur des questions parce que vous n'arrivez pas à obtenir un consensus. Mieux vaut y revenir ultérieurement.
  12. Terminez la réunion en présentant un plan d'action. Assurez-vous que chaque personne reparte en sachant ce que l'on attend d'elle.