Comment utiliser les rencontres individuelles pour mieux déléguer des tâches et libérer du temps

Une des clés pour travailler moins d’heures est la délégation, ce qui est un défi courant pour de nombreux entrepreneurs et entrepreneures.

Les propriétaires d’entreprise interrogés s’entendent pour dire que la délégation favorise la croissance, améliore l’équilibre travail-vie personnelle, réduit le stress et peut même bonifier l’expérience client. Pourtant, plus de 2 propriétaires sur 5 déclarent déléguer des tâches seulement parfois ou rarement, et ce sont aussi ces personnes qui ressentent le plus de stress lié au travail.

Ce qui freine la délégation

Les propriétaires accordent une grande importance à leur entreprise. Il n’est donc pas surprenant que les principaux freins à la délégation soient liés à des inquiétudes concernant la qualité ou les erreurs.

Plusieurs craignent que le travail ne soit pas exécuté selon leurs standards ou qu’il entraîne des erreurs pouvant nuire à la réputation de l’entreprise. À cela s’ajoutent des contraintes concrètes:

• budgets limités pour embaucher;
• manque de compétences à l’interne;
• manque de temps pour former le personnel.

Votre rôle en tant que personne dirigeante est de vous attaquer à des problèmes complexes. Vous devez vous disposer de temps pour travailler dans des zones grises, où il n’y a pas de bonne réponse. Vous devez créer les conditions nécessaires pour pouvoir vous concentrer et prendre des décisions durables pour votre entreprise. Si vous avez du personnel, vous devriez envisager de lui déléguer tout ce qui ne relève pas de ces responsabilités.

Et si le problème n’était pas les ressources?

Même si les contraintes budgétaires sont souvent mentionnées, une partie de la solution réside dans une meilleure structuration des processus internes.

De nombreux propriétaires d’entreprise n’ont pas de points de contact réguliers et structurés avec leur équipe. Plusieurs posent des questions à la volée ou interrompent leur travail pour répondre à toutes les demandes, ce qui nuit à leur concentration et les maintient en mode “gestion de crise”.

Comment utiliser les rencontres individuelles pour déléguer des tâches

Commencez par identifier les tâches à déléguer. Des outils comme la matrice d’Eisenhower (voir l'image ci-dessous) peuvent vous aider à prioriser vos activités et à cibler celles qui exigent votre attention.

• Les tâches critiques pour la croissance de votre entreprise doivent rester entre vos mains.
• Les autres peuvent être déléguées.

Voici quelques conseils pour vous aider à déléguer des tâches efficacement:

• Les tâches simples et bien structurées sont les plus faciles à déléguer.
• Les tâches plus complexes peuvent aussi être déléguées, à condition de mettre en place un environnement adapté avec les ressources nécessaires et un suivi adéquat. Ce n’est pas parce qu’une tâche est plus difficile qu’une autre personne ne peut pas s’en charger.
• Trouvez la personne à qui déléguer la tâche. Elle n’est peut-être pas encore tout à fait prête, et sa manière de procéder peut différer de la vôtre, mais c’est un excellent moyen de l’aider à évoluer dans ses fonctions ou à acquérir des compétences complémentaires.

Exemple concret

Anne, propriétaire d’une entreprise de fabrication, passait plusieurs heures par semaine à répondre à des demandes clients récurrentes et à gérer le suivi des commandes.

Lors d’une rencontre individuelle, elle apprend que Rebecca, sa coordonnatrice des opérations, souhaite développer ses compétences en gestion de clientèle.

Ensemble, elles ont défini un cadre clair: Rebecca prendrait en charge la communication à la clientèle pour certains comptes, créerait des modèles de réponse et documenterait les principaux processus. Elles ont convenu de délais de réponse attendus et de normes de qualité, et ont effectué un suivi hebdomadaire des progrès.

En trois mois, Rebecca gérait de façon autonome les communications, améliorant les délais de réponse et permettant à Anne de se concentrer sur les négociations avec les fournisseurs et le développement des affaires.

Lorsqu'elles sont bien structurées, les rencontres individuelles facilitent la délégation en offrant un moment pour faire le point sur le travail de vos équipes. Elles favorisent les échanges, ce qui permet de repérer des problèmes ou des inefficacités passés inaperçus. Elles contribuent aussi au développement des compétences en vous permettant de partager vos connaissances et de répondre aux questions.

La délégation développe vos équipes, vos processus et votre organisation.

Structurer les rencontres individuelles pour favoriser une délégation efficace

1. Faites-en un rendez-vous régulier
   Prévoyez une date et une heure récurrentes et ajoutez-les à votre calendrier et à celui de votre employée ou employé. Ajustez la fréquence selon la nature du travail.
2. Évitez les annulations
   Vous pouvez déplacer une rencontre au besoin, mais elle doit rester une priorité. Même si vous pensez ne rien avoir de nouveau à discuter, maintenez-la à l’horaire. Cela renforce le respect des priorités et évite que des questions débordent sur le quotidien et nuisent à votre concentration.
3. Utilisez un ordre du jour partagé pour le suivi
   Utilisez un outil partagé (Excel, OneNote, outil de gestion comme Monday, etc.) pour définir les points à discuter, de sorte que tout le monde comprenne l’objectif de la rencontre.
4. Documentez les décisions
   Notez les éléments discutés (tâches déléguées, échéances, responsabilités) pour suivre l’avancement, repérer les enjeux et préparer la prochaine rencontre.
5. Clarifiez les priorités et les attentes
   Assurez-vous que la personne comprend clairement ce qu’elle doit faire et pour quand. Utilisez ces rencontres pour répondre à ses questions et la guider. Créez un climat où elle se sent à l’aise de poser des questions, même si elle hésite.
6. Faites un suivi à la rencontre suivante
   Pour faire avancer les projets, commencez chaque rencontre en révisant les tâches déléguées et en identifiant les difficultés rencontrées.

Comment la délégation contribue à renforcer les équipes et l’entreprise

1. Elle réduit les blocages et accélère les décisions
   Déléguer des tâches permet d’éliminer les goulots d’étranglement qui adviennent lorsque tout repose sur une seule personne. Cela accélère aussi la prise de décision et libère du temps pour encadrer l’équipe et développer l’entreprise.
2. Elle rend les personnes plus autonomes
   Confier de nouvelles responsabilités permet au personnel d’élargir ses compétences, ce qui favorise la motivation et la satisfaction au travail.
3. Elle permet de se concentrer sur les priorités à forte valeur ajoutée
   Une meilleure organisation et productivité libèrent du temps pour des tâches plus complexes et stratégiques.

Niveaux de délégation