Planification de la relève
Définition de la planification de la relève
La planification de la relève est le processus qui consiste à préparer les personnes qui occuperont les postes clés dans l’entreprise afin de minimiser les perturbations lors des changements au sein de l’équipe de direction.
Chaque organisation compte parmi son personnel des membres qui occupent un poste essentiel. Lorsque ces personnes partent, elles emportent souvent avec elles des compétences, des relations et des connaissances cruciales pour l’entreprise. La planification de la relève est un processus en vertu duquel on détermine les contributions et les responsabilités associées au poste et on fait en sorte qu’elles puissent être assumées par une autre personne. Elle permet à l’entreprise de poursuivre ses activités avec un minimum de perturbations.
La planification est essentielle. C’est la seule façon d’assurer la viabilité et la continuité de l’organisation en cas de changement dans l’équipe de direction.
Nyron Drepaul
Conseiller d’affaires principal, BDC Services-conseils
Le poste de PDG est l’un des plus importants, sinon le plus important, au sein d’une organisation. Si la personne qui l’occupe démissionne, prend sa retraite ou quitte l’entreprise pour une autre raison – parfois de façon imprévue –, un changement majeur se produit. Si la personne est propriétaire de l’entreprise:
- le poste pourrait être occupé par un membre de sa famille
- le poste pourrait être occupé par un membre de l’équipe à l’interne
- l’entreprise pourrait être vendue
Il est important de s’assurer que la personne qui prend la relève possède les compétences nécessaires et reçoit le soutien voulu pour assurer le bon fonctionnement de l’entreprise.
«Un plan de relève peut être créé lorsqu’un départ est prévu ou être élaboré de façon proactive pour protéger l’organisation en cas d’imprévus», dit Nyron Drepaul, conseiller d’affaires principal, BDC Services-conseils.
La planification de la relève n’est pas réservée au poste de PDG
Bien qu’un plan de relève soit essentiel pour le poste de PDG, il n’est pas réservé à ce seul poste. Il est sage d’avoir des plans de relève pour tous les membres de l’équipe de direction, ainsi que pour tout membre du personnel hautement spécialisé dont le départ occasionnerait un vide en matière de compétences, d’expérience et de mémoire organisationnelle.
«Si vous ne savez pas si vous avez besoin d’un plan de relève pour un poste en particulier, demandez-vous ce qui arriverait à l’entreprise si la personne qui l’occupe était absente pendant trois mois, poursuit Nyron Drepaul. Si cette absence risque d'avoir une incidence importante, préparez un plan de relève pour le poste.»
Quels sont les avantages de la planification de la relève?
Il y a plusieurs raisons de se lancer dans la planification de la relève:
La planification vous donne le temps de préparer la successeure ou le successeur
Il est difficile d’occuper un nouveau poste, surtout lorsque celui-ci comporte la responsabilité de la gestion d’une entreprise. La planification vous permet de déterminer qui assumera le poste et de vous assurer que la personne possède les compétences et la formation nécessaires.
La planification aide à protéger la valeur de l’entreprise et les intérêts des actionnaires
Un changement de direction ou un transfert de propriété mal géré peut saper la confiance des investisseuses et des investisseurs et de la clientèle, ce qui peut nuire à la rentabilité. Grâce à un plan de relève correctement exécuté, la clientèle et les actionnaires peuvent constater que vous prenez des mesures pour veiller à ce que votre entreprise demeure sur la bonne voie, ce qui améliorera leur confiance dans sa capacité à continuer d’offrir le même service et de générer un bon rendement.
La planification soutient le maintien des relations d’affaires
Les affaires sont souvent fondées sur les relations. Si la personne à la tête de l’entreprise part soudainement, l’entreprise pourrait perdre ce que cette personne avait bâti avec des clientes et clients importants, des entreprises fournisseuses et d’autres partenaires, ce qui pourrait mener ces partenaires à aller ailleurs. La planification fait en sorte que la personne qui remplacera la dirigeante ou le dirigeant peut entrer en contact avec les clientes et clients importants et s’assurer qu’elles et ils demeurent fidèles à l’entreprise.
La planification protège les connaissances de l’organisation
Il peut être difficile de récupérer l’information essentielle que possède une personne si elle part soudainement. La planification de la relève permet de faire en sorte que les connaissances essentielles resteront dans l’organisation, avant qu’il ne soit trop tard.
Tous ces éléments appuient le même grand objectif: la continuité des affaires.
Le départ soudain de la personne à la tête de l’entreprise, d’une ou d’un propriétaire ou d’un autre membre du personnel clé peut être extrêmement perturbateur pour une entreprise. Cela peut amener les gens à spéculer quant à la responsabilité des tâches importantes. Cela peut compliquer la gouvernance et causer des conflits s’il n’y a pas de consensus sur l’orientation de l’entreprise. Enfin, cela peut empêcher l’entreprise d’atteindre ses objectifs et inciter les clientes et clients à aller voir ailleurs.
«C’est pourquoi la planification est essentielle, affirme Nyron Drepaul. C’est la seule façon d’assurer la viabilité et la continuité de l’organisation en cas de changement dans l’équipe de direction.»
Quel est le processus de planification de la relève?
Bien que chaque plan de relève soit différent, Nyron Drepaul précise que le processus, qui prend habituellement de trois à quatre mois, comporte habituellement les étapes suivantes:
1. Évaluer la situation actuelle de l’organisation
Examinez la structure organisationnelle et de propriété de l’entreprise et schématisez tous les rôles et responsabilités actuels de l’équipe de direction et des autres postes essentiels. Déterminez quels sont les clientes et clients principaux et les principales entreprises fournisseuses de l’entreprise ainsi que les autres relations à maintenir.
2. Déterminer la situation future souhaitée et les lacunes potentielles
Déterminez ce à quoi ressemblerait l’organisation sous la nouvelle direction sur le plan de la structure, des rôles et des responsabilités. Repérez les écarts entre la situation actuelle et la situation future. Examinez les compétences manquantes potentielles de la personne que l’on désignera comme titulaire du poste ou les responsabilités qui devraient être confiées à quelqu’un d’autre. Répétez ce processus pour tous les postes de direction et pour tous les autres postes essentiels au sein de l’entreprise.
3. Élaborer un plan d’action pour le transfert
Créez un plan qui décrit en détail ce qui devrait être fait au cours des 12 à 18 prochains mois pour combler les lacunes relevées.
Si le plan est créé pour gérer une transition prévue, il peut comprendre la détermination de la personne remplaçante pour le poste. En fonction des compétences de cette personne et des autres membres de l’équipe, le plan pourra indiquer la meilleure façon de répartir les responsabilités de la personne qui part.
«Les responsabilités de la personne actuellement à la tête de l’entreprise peuvent par exemple comprendre le marketing et les ventes, mais cela ne signifie pas que sa remplaçante ou son remplaçant assumera automatiquement ces responsabilités, souligne Nyron Drepaul. Mais elles doivent être prises en charge.»
Le plan d’action devrait comprendre une feuille de route pour faire en sorte que la personne qui prendra la relève possède toutes les compétences et toute l’information dont elle aura besoin. Si on prévoit que d’autres membres de l’équipe de direction assumeront certaines des responsabilités de la personne actuellement à la tête de l’entreprise, le plan devrait couvrir toute formation dont les autres membres pourraient avoir besoin.
Le plan pourrait également:
- préciser pendant combien de temps la dirigeante ou le dirigeant de l’entreprise demeurera en poste
- établir un échéancier pour un transfert par étapes des responsabilités
- décrire le rôle de consultation que la personne actuellement à la tête de l’entreprise jouera après son départ, le cas échéant
Par contre, si un plan de relève est élaboré pour faire face à un départ imprévu, il peut contenir moins de détails. Ce type de plan d’action décrirait plutôt le processus de répartition des responsabilités, les compétences à rechercher pour remplacer la personne titulaire du poste et les étapes à suivre pour lancer le processus de recrutement.
Qu’arriverait-il à l’entreprise si un membre du personnel s’absentait pendant trois mois? Si cette absence risque d'avoir une incidence importante, préparez un plan de relève pour le poste.
Nyron Drepaul
Conseiller d’affaires principal, BDC Services-conseils
Meilleures pratiques pour une planification efficace de la relève
Nyron Drepaul recommande les meilleures pratiques suivantes pour appuyer la planification de la relève:
Commencer tôt
«Les propriétaires d’entreprise viennent souvent nous voir dans l’espoir de prendre leur retraite au cours des six prochains mois, mentionne Nyron Drepaul. Mais ce délai est loin d’être suffisant. Une bonne transition est habituellement un processus qui se déroule sur plusieurs années. Ne repoussez pas cette étape. Commencez dès maintenant.»
Si vous faites cet exercice plusieurs années avant le départ de la personne, vous avez le temps de préparer sa successeure ou son successeur et de procéder à la transition par étapes. En cas de transfert de propriété, il faut préparer l’entreprise. Il faut notamment s’assurer que les finances sont en ordre, s’occuper de toute question juridique et s’assurer que toutes les questions d’ordre fiscal sont traitées de façon appropriée.
Intégrer la planification de la relève à la planification stratégique globale
La planification de la relève diffère de l’embauche. L’embauche d’une nouvelle dirigeante ou d’un nouveau dirigeant peut avoir une incidence sur l’ensemble de l’organisation. Il s’agit d’un processus qui exige une réflexion stratégique.
C’est pourquoi la planification de la relève devrait être intégrée à votre processus de planification stratégique.
Passez en revue votre plan de relève chaque année et apportez-y des révisions en fonction de tout changement au sein de l’entreprise, de l’évolution du marché ou d’autres circonstances pertinentes.
«Aucun plan ne survit au premier contact avec la réalité, affirme Nyron Drepaul. Mais il vous faut absolument un plan. Assurez-vous simplement qu’il est flexible et vous permet de réagir.»
Une bonne transition est habituellement un processus qui se déroule sur plusieurs années.
Nyron Drepaul
Conseiller d’affaires principal, BDC Services-conseils
Obtenir des conseils externes
Un changement de propriété a des répercussions financières et juridiques importantes. C’est pourquoi les propriétaires d’entreprise ne devraient pas tenter de s’en occuper sans aide. Nyron Drepaul recommande d’obtenir l’appui de spécialistes, notamment des avocates ou des avocats, des comptables fiscalistes, des consultantes ou des consultants en stratégie, des évaluatrices ou des évaluateurs d’entreprise et des représentantes ou des représentants de banque.
«Cela peut sembler beaucoup, mais les bons conseils simplifieront le processus en fin de compte», ajoute-t-il.
Communiquer votre plan
Dès que vous savez qu’une personne prévoit partir, commencez à communiquer avec votre personnel et vos parties prenantes externes. Des communications claires permettront à tout le monde de comprendre ce qui se passe et de préserver l’entreprise des rumeurs potentiellement nuisibles.
À vos côtés pour planifier votre prochaine étape
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