7 conseils pour planifier l’aménagement de votre nouvel emplacement
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Le déménagement de votre entreprise est l’occasion idéale de vous assurer que vos nouvelles installations stimuleront votre productivité et votre efficacité opérationnelle, et ce, dès le premier jour.
L’aménagement de votre bureau et de vos aires de production aura un impact considérable sur tous les aspects de votre entreprise, de la collaboration entre les membres de votre personnel au contrôle du gaspillage.
«Vous devez voir votre lieu de travail comme un outil de soutien de la productivité», explique Patrick Choquette, conseiller d’affaires de BDC et spécialiste en efficacité opérationnelle. «Il est important d’aménager votre espace adéquatement dès le début, car les erreurs en ce sens peuvent vous coûter cher au fil du temps.»
Patrick Choquette offre sept conseils pour aménager votre nouvel immeuble commercial afin de favoriser la réussite de votre entreprise.
1. Observez
Si vous occupez déjà un espace commercial, commencez par étudier le déroulement de vos activités. Observez le flux du travail dans votre bureau et dans vos aires de production. Votre personnel doit-il fréquemment parcourir de grandes distances? Le travail en cours s’accumule-t-il à certains endroits, ce qui pourrait indiquer la présence d’un goulot d’étranglement? Le bureau est-il encombré et mal organisé? (Si vous êtes à l’étape du lancement de votre entreprise, vous devrez faire des hypothèses à la lumière de votre plan d’affaires.)
2. Schématisez vos activités
Tenez compte de vos observations pour créer un schéma de vos activités dans votre emplacement actuel. Quelle est la configuration des locaux? Où sont installées les machines? Puis, envisagez des façons d’éliminer l’inefficacité et d’optimiser le flux de travail dans votre nouvel espace. Pour ce faire, réalisez ce qu’on appelle un «diagramme spaghetti»: tracez des lignes sur les plans de vos locaux pour illustrer tous les déplacements physiques des personnes et des objets.
3. Faites participer votre personnel
Les membres de votre personnel sont les mieux placés pour déceler les problèmes et vous suggérer des solutions pour améliorer la configuration de votre nouvel espace. De plus, cela suscitera leur mobilisation et leur appui dans le cadre du déménagement et de l’aménagement du nouvel emplacement.
4. Établissez votre plan d’aménagement
Après avoir analysé vos activités actuelles et recueilli les renseignements pertinents, vous devrez analyser votre nouvel emplacement et établir votre plan d’aménagement. Parfois, le simple fait d’installer une imprimante ou une machine à un endroit différent peut être payant. Dans d’autres cas, il vaut mieux revoir l’aménagement de services au grand complet ainsi que l’emplacement des machines pour réduire le gaspillage et accroître la productivité.
5. Mettez l’accent sur la communication
À l’heure des courriels et de la messagerie instantanée, on néglige souvent la valeur des conversations en personne. Les espaces de travail à aire ouverte permettent aux membres du personnel d’échanger rapidement de l’information, de demander conseil à leurs collègues et de recevoir une rétroaction directe de leurs gestionnaires. Bien entendu, vous devez prévoir des espaces fermés pour les réunions, les appels privés et le travail qui demande de la concentration. Les membres du personnel qui travaillent ensemble devraient être en mesure de se voir et de se parler. «Les membres du personnel communiquent, si elles et ils peuvent le faire facilement, souligne Patrick Choquette. Dans le cas contraire, elles et ils ont plus tendance à ne compter que sur leur propre personne, ce qui peut causer des erreurs et des retards.»
6. Éliminez le cloisonnement
Un aménagement efficace vous aidera à éliminer le cloisonnement entre les services et à stimuler la collaboration et l’innovation. Selon Patrick Choquette, les équipes amenées à interagir régulièrement devraient être situées à proximité les unes des autres pour favoriser la diffusion de l’information. Par exemple, la logique veut que le bureau d’ingénierie soit dans le même espace que l’unité d’exploitation et que le service du marketing soit près du service des ventes. «Il arrive que le personnel du marketing partage son espace uniquement avec des collègues du même groupe, ajoute Patrick Choquette. Or, lorsqu’on le mêle au personnel des ventes et de la conception, la collaboration porte ses fruits et les idées surgissent.»
7. Obtenez des conseils
La configuration de votre nouvel espace aura une incidence considérable sur votre entreprise dans les mois et les années à venir. Toutefois, cela constitue une tâche complexe pour la ou le propriétaire d’entreprise qui doit à la fois exploiter son entreprise et planifier son déménagement. Il peut donc s’avérer judicieux de faire appel à une ou un spécialiste dès le début du processus pour obtenir des conseils sur la façon optimale de planifier et d’aménager vos locaux.