7 conseils pour planifier l’aménagement de votre nouvel emplacement

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Le déménagement de votre entreprise est l’occasion idéale de vous assurer que vos nouvelles installations stimuleront votre productivité et votre efficacité opérationnelle, et ce, dès le premier jour.

L’aménagement de votre bureau et de vos aires de production aura un impact considérable sur tous les aspects de votre entreprise, de la collaboration entre vos employés au contrôle du gaspillage.

«Vous devez voir votre lieu de travail comme un outil de soutien de la productivité, explique Patrick Choquette, conseiller d’affaires de BDC et expert en efficacité opérationnelle. Il est important d’aménager votre espace adéquatement dès le début, car les erreurs en ce sens peuvent vous coûter cher au fil du temps.»

M. Choquette offre sept conseils pour aménager votre nouvel immeuble commercial afin de favoriser la réussite de votre entreprise.

1. Observez

Si vous occupez déjà un espace commercial, commencez par étudier le déroulement de vos activités. Observez le flux du travail dans votre bureau et dans vos aires de production. Vos employés doivent-ils fréquemment parcourir de grandes distances? Le travail en cours s’accumule-t-il à certains endroits, ce qui pourrait indiquer la présence d’un goulot d’étranglement? Le bureau est-il encombré et mal organisé? (Si vous êtes à l’étape du lancement de votre entreprise, vous devrez faire des hypothèses à la lumière de votre plan d’affaires.)

2. Schématisez vos activités

Tenez compte de vos observations pour créer un schéma de vos activités dans votre emplacement actuel. Quelle est la configuration des locaux? Où sont installées les machines? Puis, envisagez des façons d’éliminer l’inefficacité et d’optimiser le flux de travail dans votre nouvel espace. Pour ce faire, réalisez ce qu’on appelle un «diagramme spaghetti»: tracez des lignes sur les plans de vos locaux pour illustrer tous les déplacements physiques des personnes et des objets.

3. Faites participer vos employés

Vos employés sont les mieux placés pour déceler les problèmes et vous suggérer des solutions pour améliorer la configuration de votre nouvel espace. De plus, cela suscitera leur mobilisation et leur appui dans le cadre du déménagement et de l’aménagement du nouvel emplacement.

4. Établissez votre plan d’aménagement

Après avoir analysé vos activités actuelles et recueilli les renseignements pertinents, vous devrez analyser votre nouvel emplacement et établir votre plan d’aménagement. Parfois, le simple fait d’installer une imprimante ou une machine à un endroit différent peut être payant. Dans d’autres cas, il vaut mieux revoir l’aménagement de services au grand complet ainsi que l’emplacement des machines pour réduire le gaspillage et accroître la productivité.

5. Mettez l’accent sur la communication

À l’heure des courriels et de la messagerie instantanée, on néglige souvent la valeur des conversations en personne. Les espaces de travail à aire ouverte permettent aux employés d’échanger rapidement de l’information, de demander conseil à leurs collègues et de recevoir une rétroaction directe de leurs gestionnaires. Bien entendu, vous devez prévoir des espaces fermés pour les réunions, les appels privés et le travail qui demande de la concentration. Les employés qui travaillent ensemble devraient être en mesure de se voir et de se parler. «Les employés communiquent entre eux s’ils peuvent le faire facilement, souligne M. Choquette. Dans le cas contraire, ils sont plus portés à ne compter que sur eux-mêmes, ce qui peut causer des erreurs et des retards.»

6. Éliminez le cloisonnement

Un aménagement efficace vous aidera à éliminer le cloisonnement entre les services et à stimuler la collaboration et l’innovation. Selon M. Choquette, les équipes amenées à interagir régulièrement devraient être situées à proximité les unes des autres pour favoriser la diffusion de l’information. Par exemple, la logique veut que le bureau d’ingénierie soit dans le même espace que l’unité d’exploitation et que le service du marketing soit près du service des ventes. «Il arrive que les employés du marketing partagent leur espace uniquement avec des collègues du même groupe, ajoute M. Choquette. Or, lorsqu’on les mêle au personnel des ventes et de la conception, la collaboration porte ses fruits et les idées surgissent.»

7. Obtenez des conseils

La configuration de votre nouvel espace aura une incidence considérable sur votre entreprise dans les mois et les années à venir. Toutefois, cela constitue une tâche complexe pour l’entrepreneur qui doit à la fois exploiter son entreprise et planifier son déménagement. Il peut donc s’avérer judicieux de faire appel à un expert dès le début du processus pour obtenir des conseils sur la façon optimale de planifier et d’aménager vos locaux.

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