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3 étapes clés pour sélectionner votre système ERP

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Un système ERP est un progiciel qui gère les fonctions clés de votre entreprise au moyen d’une base de données d’information partagée.

Il permet d’automatiser et de gérer efficacement les finances, les relations clients, les ressources humaines, la chaîne d’approvisionnement et d’autres fonctions propres à votre industrie.

Grâce à un système ERP, votre entreprise n’a plus à se battre pour intégrer divers outils dans différents services. Le système s’en charge, ce qui vous fait gagner du temps et économiser tout en vous fournissant une intelligence d’affaires.

Cause d’échec: un système mal choisi

Cependant, beaucoup de systèmes ERP ne réussissent pas à offrir aux entreprises les bénéfices escomptés. En fait, une étude portant sur 1 600 projets de mise en œuvre de systèmes ERP a révélé que plus des deux tiers des utilisateurs n’ont pas obtenu les avantages attendus.

D’autres études indiquent que lorsqu’un système ERP n’est pas à la hauteur, c’est bien souvent parce qu’il ne correspond pas aux besoins de l’entreprise.

D’où l’importance d’un processus de sélection rigoureux de votre système ERP.

Avez vous réellement besoin d'un système ERP?

Vu son coût considérable, vous devez avoir la certitude que votre entreprise a besoin d’un système ERP et non d’une solution logicielle plus modeste. Vous voudrez commencer en évaluant vos systèmes existants pour déterminer s’ils répondent à vos besoins. Il est aussi important d’établir vos besoins à venir et de faire une analyse coûts-avantages.

Vous pourriez avoir besoin d’un système ERP si vous devez refuser des contrats à cause d’un goulot d’étranglement technologique et si vos systèmes actuels ne peuvent pas être améliorés.

Après avoir confirmé qu’il vous faut bel et bien un système ERP, vous devez suivre trois étapes pour assurer le succès de votre projet.

1. Énumérez vos besoins

Il y a des centaines, sinon des milliers de systèmes ERP sur le marché. Vous devez avant tout comprendre quelles fonctions votre nouveau système ERP devra accomplir.

Après avoir documenté vos besoins, vous pouvez dresser une liste préliminaire de fournisseurs potentiels offrant des systèmes capables de les combler.

2. Évaluez les systèmes

À ce stade ci, vous devez préparer une demande de propositions (DP) qui énonce vos exigences et invite les fournisseurs sélectionnés à soumissionner.

Lorsque les fournisseurs répondent à votre DP, évaluez leurs propositions en fonction de vos exigences et comparez le coût des systèmes (sans oublier les frais de maintenance continue). Partant de là, vous pouvez établir une liste restreinte de fournisseurs et leur demander de faire une démonstration de leur système à votre équipe de sélection.

3. Sélectionnez votre système

Pour les besoins des démonstrations, vous devriez remettre aux fournisseurs un scénario à partir duquel ils montreront comment leur système accomplit les tâches qui sont les plus importantes pour votre entreprise. Afin de rendre votre processus de sélection plus objectif, utilisez une feuille de pointage pour noter les avantages et les inconvénients de chaque système.

Une fois votre choix arrêté, il est important de parler à d’autres clients de leur expérience avec ce fournisseur, un peu comme lorsque vous faites une vérification des références au moment d’embaucher un employé.

Après avoir décidé d’aller de l’avant, vous devez négocier un contrat. Celui ci doit contenir les exigences que le fournisseur s’est engagé à respecter et être examiné de près par des experts juridiques et des spécialistes des TI.

La plupart des entrepreneurs et des équipes de direction ont peu d’expérience dans la gestion du processus de sélection d’un système logiciel d’envergure. C’est pourquoi il est bon de demander l’aide d’un consultant externe qui possède cette expertise.

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