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Soutien pour les entreprises touchées par la COVID-19.

Comment conjuguer amélioration continue et technologie

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Toutes les entreprises veulent être plus efficaces et plus rentables, mais trop souvent, les entrepreneurs considèrent les outils numériques ou l’investissement dans les systèmes comme la solution rapide à leurs problèmes.

Cette conviction, ainsi que l’espoir qu’un investissement technologique rapide résoudra des problèmes récurrents ou fera baisser des coûts opérationnels élevés, peut malheureusement souvent conduire à de mauvais investissements technologiques.

De nombreuses entreprises ne réfléchissent pas suffisamment et ne consacrent pas assez d’énergie à résoudre les causes profondes de leurs problèmes opérationnels, explique Josh Ramsbottom, conseiller d’affaires principal à BDC Services-conseils.

Investir dans les technologies numériques procure des avantages

«La technologie doit aller de pair avec un plan d’amélioration continue visant à accroître votre efficacité opérationnelle, affirme-t-il. Pourquoi automatiser un mauvais flux de travail ou un processus coûteux? Cela revient seulement à accélérer un mauvais système, pas à l’améliorer».

Cependant, M. Ramsbottom ne veut pas non plus dissuader les entreprises d’investir dans la technologie.

«Plus vous investissez dans les technologies numériques, plus vous tirez des avantages de vos investissements», explique M. Ramsbottom. Une étude de BDC sur l’utilisation des technologies numériques a révélé que 60 % des entreprises interrogées avaient augmenté leur productivité, 50 % avaient réduit leurs coûts d’exploitation et 42 % avaient amélioré la qualité globale de leurs produits.

«Ce sont des avantages importants pour les entreprises qui ont trouvé les bons outils, ajoute-t-il».

Comprendre comment l’efficacité opérationnelle fonctionne avec la technologie

«Qu’est-ce que l’efficacité opérationnelle? Il s’agit tout simplement d’éliminer le gaspillage au sein de votre entreprise, explique M. Ramsbottom. Le gaspillage est tout ce qui ne crée pas de valeur pour vos clients.»

Lorsque vous vous efforcez d’éliminer systématiquement le gaspillage, vous créez une culture d’amélioration continue au sein de votre entreprise, vous réduisez les reprises et les erreurs coûteuses, et vous soutenez mieux vos employés. En vous appuyant sur une culture d’amélioration continue et des investissements technologiques, vous pouvez multiplier vos gains et devenir plus concurrentiel et plus innovant.

Voici les trois étapes que recommande M. Ramsbottom pour permettre à votre entreprise d’atteindre l’efficacité opérationnelle.

1. Déceler le gaspillage:

Comment déterminer ce qui relève du gaspillage et y remédier? M. Ramsbottom explique qu’il convient d’examiner la production et de parler avec votre équipe. Les membres de l’équipe sont au cœur de l’action; ils peuvent mettre le doigt sur les gaspillages et savent ce qui fonctionne bien et ce qui va mal.

Parmi les sources courantes de gaspillage, citons les stocks, la surproduction, le transport, une mauvaise conception ou encore l’inactivité ou l’attente des employés.

L’équipe de BDC spécialisée dans l’efficacité opérationnelle, qui travaille avec de petites et moyennes entreprises partout au Canada, a constaté que seulement 15 à 20 % de la journée de travail d’un employé type sont consacrés à des activités purement productives. En améliorant les activités à «valeur ajoutée» de vos employés et en réduisant le «gaspillage», vous améliorez la productivité des employés, qui trouvent généralement que leur travail est plus facile.

Donnez à vos employés la possibilité de faire des suggestions et de mettre en œuvre des améliorations. Fixez des objectifs et assurez le suivi de leur réalisation.

2. Améliorer les processus d’affaires:

Examinez votre flux de travail. Demandez à quelqu’un d’interroger tous les membres de l’entreprise sur la manière dont ils accomplissent chaque étape de leur travail, à commencer par vous en tant que propriétaire.

Ensuite, élaborez le flux de travail optimal de chaque secteur de votre entreprise, y compris de vos propres responsabilités. Pour vous guider, consultez les pratiques exemplaires d’autres entreprises.

Selon M. Ramsbottom, cela vaut la peine d’envisager de faire appel à un consultant externe: en effet, en plus d’apporter son expertise, il pourrait voir les choses sous un nouvel angle.

«N’oubliez pas que l’objectif ultime est de simplifier vos processus d’affaires afin de pouvoir offrir plus de valeur aux clients. Pour concrétiser cet objectif, il convient de déterminer les sources de gaspillage de vos opérations et de les éliminer», explique M. Ramsbottom.

«Les propriétaires et les dirigeants d’entreprises sont souvent trop proches de l’entreprise et ont du mal à remettre les choses en question. En faisant appel à un observateur impartial, les entreprises concernées sont obligées d’examiner les faits et d’expliquer pourquoi les choses sont faites de la manière dont elles le sont».

Analysez continuellement vos processus afin de déterminer quelles étapes peuvent être réalisées plus efficacement ou automatisées. Les investissements technologiques ciblés sont ceux qui contribuent à améliorer l’efficacité, à réduire les erreurs, à aider votre entreprise à mieux fonctionner et à accroître sa valeur.

3. Utiliser la technologie pour obtenir des résultats:

De nos jours, les clients attendent de votre petite ou moyenne entreprise les mêmes niveaux de service, de rapidité et de personnalisation que ceux proposés par les grandes entreprises. M. Ramsbottom parle d’«effet Amazon».

Mais, comment un petit magasin peut-il espérer proposer le même niveau de service que les acteurs internationaux?

«Les investissements technologiques appropriés, associés à des flux de travail optimisés et à des processus clairs, vous aideront à prendre de bonnes décisions, à automatiser vos processus et à offrir une expérience client exceptionnelle», explique M. Ramsbottom.

Une telle stratégie vous permet de recueillir des données et de les analyser systématiquement afin d’obtenir des renseignements sur vos processus, la chaîne d’approvisionnement, les performances de vos équipements et l’utilisation de vos équipes.

Cependant, de nombreux entrepreneurs se méfient du coût et de la complexité des investissements technologiques, explique-t-il. Il existe des dizaines de fournisseurs au Canada qui prétendent tous pouvoir aider votre entreprise: devant cela, de nombreux propriétaires d’entreprises ont du mal à savoir où donner de la tête.

Par exemple, un entrepreneur pourrait envisager d’utiliser un logiciel d’instruction sans papier, des outils de gestion de projets ou encore des logiciels de prévision des ventes et de la demande. Par où commencer?

M. Ramsbottom conseille de ne pas mettre en œuvre trop de changements trop rapidement. Il recommande plutôt de mettre en œuvre des améliorations rapides et de se tourner vers les technologies qui présentent le plus grand avantage pour votre entreprise.

L’un des moyens les plus importants d’améliorer l’efficacité opérationnelle consiste à choisir des indicateurs de rendement clés (IRC), à fixer des objectifs d’amélioration et à assurer le suivi de leur réalisation au moyen d’un tableau de bord visuel. Utiliser un outil technologique tel qu’un «tableau de bord numérique» est un excellent point de départ.

Les tableaux de bord numériques permettent à toute votre équipe de voir les IRC en temps réel et à chacun de suivre sa progression vers la réalisation des objectifs de rendement déterminés.

La métaphore du tableau de bord de votre voiture est un bon exemple. Ce tableau de bord vous permet de savoir en permanence à quelle vitesse vous roulez, de quel niveau de carburant vous disposez et si vous avez des problèmes de moteur.

Commencez donc modestement, mais voyez les choses en grand, en adoptant une stratégie numérique à long terme pour votre entreprise.

Lorsque vous vous efforcez d’éliminer systématiquement le gaspillage, vous créez une culture d’amélioration continue au sein de votre entreprise. Grâce à cette stratégie conjuguée à des investissements technologiques tels qu’un tableau de bord numérique, vous pourrez multiplier vos gains et devenir plus concurrentiel et plus innovant.

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