5 étapes pour gérer la relance dans la foulée de la COVID-19

La pandémie de COVID-19 a été difficile pour les propriétaires d’entreprise; la plupart ont dû ralentir ou arrêter complètement leurs activités en raison de la crise de santé publique.

Bon nombre d’entre nous font preuve d’un optimisme prudent à l’égard de la reprise qui commence à prendre forme.

Or, la relance des activités exigera de la préparation et devra être gérée avec prudence.

Voici un cadre en cinq étapes pour vous aider à gérer la relance de vos activités avec succès.

1. Santé et sécurité: au-delà de la distanciation sociale

Maintenant plus que jamais, il est essentiel d’offrir un milieu de travail sécuritaire pour pouvoir servir notre clientèle.

Nous avons tous vu le ruban adhésif sur le plancher et le plexiglas devant les caisses à l’épicerie.

Il est important de reconnaître que la santé et la sécurité vont au-delà de ces efforts manifestes. Tous les aspects de votre entreprise seront touchés:

• Comment assurerez-vous la distanciation physique dans les espaces communs? Comment se déroulera l’arrivée du personnel au travail?
• Comment vous assurerez-vous que le réfrigérateur et le four à micro-ondes sont désinfectés entre chaque utilisation?
• Comment traiterez-vous les cas soupçonnés ou confirmés de COVID-19 dans votre milieu de travail?
• Comment communiquerez-vous cette information aux membres de votre personnel?

Tout cela doit être décidé avant que vous puissiez reprendre vos activités en toute sécurité.

Nous vous encourageons également à consulter le site Web de votre agence de santé publique provinciale pour connaître les recommandations propres à votre région et à votre secteur.

2. Prendre des décisions en matière de production

L’un des principaux défis pour les entreprises en situation de crise consiste à réaligner les offres sur les besoins de la clientèle.

Peut-être que les biens ou les services qui se vendaient bien avant la pandémie ne sont plus aussi prisés, ou encore que les clientes et clients n’ont pas besoin des mêmes quantités qu’auparavant.

Par conséquent, votre priorité doit être d’essayer de comprendre la demande pour vos produits à court et à moyen terme.

Une fois que vous comprenez le marché pour divers produits, la prochaine étape est de prioriser les produits que vous pouvez livrer et qui ont la meilleure incidence sur les flux de trésorerie.

Posez-vous les questions suivantes:

• Qui parmi vos clientes et clients paieront le plus rapidement?
• Que peut-on vendre en utilisant les stocks existants?
• Quel assortiment de produits est plus avantageux compte tenu du contexte actuel?

Au début, vous voudrez probablement limiter votre offre pour éviter que votre argent ne soit englouti dans des stocks inutiles, des produits finis ou des activités qui pourraient être longs à convertir en liquidités.

3. Évaluer les risques et élaborer des plans d’urgence

Une fois que vous avez une idée claire des produits ou des services que vous voulez offrir, vous devez procéder à une évaluation des risques afin de cerner tout problème qui pourrait avoir une incidence sur votre production ou la prestation de vos services.

Nous vous suggérons de dresser une liste des ressources clés dont vous avez besoin et, ensuite, de déterminer les risques qui pourraient nuire à votre production ou à la prestation de vos services.

Par exemple:

• Dépendez-vous d’une fournisseuse ou un fournisseur qui risque de fermer?
• Certaines personnes de votre équipe possèdent-elles des compétences essentielles à la prestation des services?
• Avez-vous besoin d’une pièce d’équipement particulière pour servir votre clientèle?

L’idée, c’est de déterminer vos risques, puis de chercher des moyens de les atténuer.

Si vous vous inquiétez au sujet de l’approvisionnement, envisagez de trouver d’autres entreprises fournisseuses avec lesquelles vous pourriez faire affaire en cas de perturbation.

Formez les membres de votre personnel de manière à ce que les activités ne soient pas touchées si certaines personnes ne peuvent pas venir travailler.

Il est crucial que vous mettiez en place un plan en cas de défaillance des technologies et des équipements essentiels. Il peut s’agir simplement de savoir qui appeler.

4. Redémarrer vos activités

Comme il a été mentionné plus tôt, lorsque vous redémarrez vos activités, votre priorité devrait être de mettre en œuvre de solides protocoles de santé et de sécurité. En plus d’assurer la sécurité et le bien-être des membres du personnel au travail, ces protocoles réduisent au minimum les risques d’éclosion pouvant avoir une incidence sur les opérations.

Vous pourrez ensuite définir votre plan de gestion des opérations.

• Qu’allez-vous produire ou offrir?
• Quel matériel et quelle main-d’œuvre sont nécessaires?
• Quelle formation est requise pour assurer la continuité de l’exploitation et réduire les risques en cas d’absentéisme?

Nous avons créé plusieurs outils gratuits pour vous aider dans la gestion des opérations.

Enfin, vous voudrez harmoniser votre plan de gestion des opérations et votre plan financier. Il n’est pas judicieux d’avoir un plan de gestion des opérations que vous ne pouvez pas vous permettre.

L’harmonisation de vos plans de gestion des opérations et des flux de trésorerie sera probablement un processus itératif, puisqu’il vous faudra adapter votre plan de gestion des opérations à vos contraintes financières.

L’essentiel est de redémarrer vos activités avec prudence, en mettant l’accent sur la préservation des liquidités dans la mesure du possible.

5. Exécuter, surveiller et peaufiner

Un plan n’a aucune valeur s’il n’est pas correctement mis en œuvre. Pour assurer sa bonne exécution, nous vous suggérons de tenir deux types de réunions.

Premièrement: une réunion quotidienne de résolution des problèmes, axée sur les réalisations.

Cette réunion permettra de répondre à des questions telles que:

• Comment avons-nous performé hier par rapport au plan?
• Quelles mesures doivent être prises pour combler les lacunes?
• Que devons-nous faire aujourd’hui pour réussir? (par ex., matériaux, logistique, etc.)

Deuxièmement: une réunion hebdomadaire dont le but est d’examiner les résultats, de déterminer les mesures d’amélioration à prendre et de mettre à jour vos plans financier et de gestion des opérations.

• Comment avons-nous performé cette semaine par rapport au plan?
• Quels ont été les problèmes qui ont le plus affecté le rendement cette semaine?
  • Y a-t-il eu des temps d’arrêt répétés en raison du manque de matériaux?
  • Avons-nous dû faire attendre des clientes et clients parce que nous avions de la difficulté à trouver des stocks à l’arrière?
  • Avons-nous perdu du temps parce que notre équipe d’installation a dû revenir sans faire le travail, car elle n’avait pas les bons matériaux?

Le but est de trouver des solutions à ces problèmes, pour qu’ils ne se reproduisent pas et que le rendement s’améliore d’une semaine à l’autre.

Vous voulez également profiter de l’occasion pour valider et mettre à jour vos plans au besoin.

• Devons-nous mettre à jour nos prévisions pour tenir compte de l’évolution de la demande ou des réouvertures annoncées par le gouvernement?
• Notre évaluation des risques est-elle toujours valide? Avons-nous d’autres fournisseuses et fournisseurs ou membres du personnel présentant des compétences particulières pour lesquelles nous devrions établir des plans d’urgence?

Grâce à un suivi rigoureux, vous pourrez veiller à ce que votre plan soit exécuté et ferez en sorte qu’il demeure adéquat à mesure que la situation se rétablit et qu’une nouvelle normalité s’installe.