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Votre entreprise est-elle prête pour un système ERP?

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Songez-vous à vous doter d’un système de planification des ressources de l’entreprise (ERP)?

Un tel programme peut aider à accroître de façon marquée la productivité et la rentabilité de votre entreprise. Mais il s’agit d’un projet d’envergure. Et avant d’y consacrer des efforts et un investissement considérables, vous pourriez vous demander s’il se révélera payant.

Un système ERP est un logiciel polyvalent doté de modules qui gèrent toutes vos fonctions d’affaires clés – stocks, finances, ressources humaines, exploitation, etc. Plus besoin de vous démener pour intégrer différents types de systèmes dans chaque service. Le système de ERP voit à tout.

L’inconvénient est que sa mise en œuvre peut coûter cher et exiger beaucoup de temps. Environ les trois quarts des achats de systèmes ERP n’offrent pas de rendement sur le capital investi. Le tiers des systèmes ne sont même jamais mis en service.

Voici trois étapes qui vous permettront de déterminer si votre entreprise est prête à adopter un système ERP.

1. Évaluez la technologie que vous utilisez actuellement

Passez en revue vos systèmes actuels pour déterminer si vous pouvez vous débrouiller sans les changer.

Plusieurs entreprises se plaignent que leur logiciel ne répond pas aux attentes – alors qu’il ne souffre, en fin de compte, que de ce qui peut être appelé une «érosion des applications», c’est-à-dire la dégradation inévitable de la performance du logiciel avec le temps.

Fréquemment, la faute en revient au fait que les mises à jour et l’entretien nécessaires ne sont pas effectués. Un autre problème courant est le manque de formation des employés.

Les entreprises lésinent souvent sur la formation parce qu’elles pensent que leurs employés savent faire le boulot. Mais s’ils ne sont pas formés à utiliser vos logiciels, ils pourraient en fait causer plus de problèmes qu’ils n’en résolvent.

Par conséquent, bien des entreprises réalisent que la mise en œuvre de correctifs à leur logiciel existant est tout ce dont elles ont réellement besoin, au lieu d’un nouveau système ERP dispendieux.

2. Évaluez vos besoins futurs

Évaluez minutieusement les besoins de votre entreprise en matière de technologies de l’information au cours des prochaines années, suivant votre plan d’affaires stratégique.

Veillez aussi à faire participer les employés. Cela vous aidera à obtenir leur adhésion si vous décidez d’aller de l’avant avec l’achat d’un système ERP.

3. Analysez les coûts et les avantages

Définissez l’incidence financière de vos problèmes et des solutions proposées. Comment la performance des systèmes affecte-t-elle votre entreprise? Comparez ce qu’il en coûterait pour réorganiser les systèmes existants par rapport à l’adoption d’un système ERP. Tenez bien compte de la façon dont chaque solution affectera votre part de marché.

N’oubliez pas d’inclure les coûts de mise en œuvre et de formation. De nombreuses entreprises les sous-estiment, mais ils peuvent représenter une dépense de taille.

Un système ERP peut être justifié si vous refusez des contrats à cause d’un goulot d’étranglement attribuable à la technologie et si vos systèmes actuels ne peuvent pas être améliorés.

Il n’existe pas de règle quant à la taille que doit avoir une entreprise pour envisager l’adoption d’un système ERP. Certaines grandes entreprises s’en tirent très bien sans un système ERP, alors que d’autres entreprises très petites n’arrivent pas à s’en passer.

La nature de vos produits ou services constitue une considération beaucoup plus importante. Examinez la «complexité» de vos produits (la quantité de composants dans leur fabrication) et leur «variété» (le nombre de types de produits différents que vous offrez). Les systèmes ERP conviennent particulièrement lorsque vous avez des gammes de produits complexes et variées.

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