Comment créer une demande de proposition efficace pour votre projet d’automatisation

Pourquoi rédiger une demande de proposition?

Une demande de proposition bien conçue sert de nombreux objectifs. Voici quatre principales raisons d’en rédiger une.

1. Clarifier les besoins
   Les propriétaires d’entreprise savent souvent ce qui nécessaire… jusqu’à ce qu’elles et ils discutent avec leur équipe et tentent de tout mettre sur papier. La création d’une demande de proposition vous aidera à clarifier et à harmoniser, à l’interne, ce que vous recherchez précisément. En vous forçant à définir clairement les paramètres du projet ainsi que vos exigences et priorités, vous éliminez les ambiguïtés et veillez à ce que votre équipe soit sur la même longueur d’onde, ce qui permet d’identifier la bonne solution.
2. Soutenir la gestion du changement
   La gestion du changement commence dès la préparation de votre projet. «Si vous commencez à y penser au moment de la mise en œuvre, il est déjà trop tard», explique Leon Van der Poel. Il souligne qu’il est essentiel de faire participer votre équipe dès le début, non seulement pour définir vos besoins, mais aussi pour comprendre les irritants de votre personnel. «En découvrant les défis opérationnels de vos équipes et en élaborant une demande de proposition qui répond à ces préoccupations, vous augmentez vos chances d’adopter le tout en douceur», explique-t-il.
3. Éviter les malentendus avec les fournisseurs
   La rédaction d’une demande de proposition détaillée évite les malentendus coûteux entre votre équipe et le fournisseur potentiel.
   
   «Lorsque les choses ne sont pas écrites, vous perdez souvent des éléments d’information et vous n’avez aucune preuve de ce qui a été convenu», explique Vincent Bombardier, conseiller d’affaires principal, BDC Services-conseils, Automatisation et robotique.
   
   «Étant donné que de petits malentendus peuvent entraîner de grands problèmes, une demande de proposition solide garantit que l’ensemble des attentes, des exigences et des livrables sont clairement décrits et convenus dès le départ.»
4. Garantir des prix compétitifs
   Les projets d’automatisation peuvent être coûteux. Une demande de proposition vous permet de comparer différents fournisseurs. Vous créez un environnement concurrentiel qui peut permettre d’obtenir les meilleurs prix et la meilleure qualité possibles. La comparaison des options vous permet d’éviter des paiements excessifs et de négocier des modalités plus avantageuses.

Quand est-il préférable de rédiger une demande de proposition?

Bien que les demandes de proposition soient un outil puissant, elles nécessitent un investissement en temps et en ressources. Voici quatre critères clés à prendre en compte pour vous aider à déterminer si une demande de proposition est nécessaire.

1. Coût
   Si votre projet implique un engagement financier important, une demande de proposition est essentielle pour s’assurer que vous obtenez la meilleure valeur, que vous comparez les options offertes par différents fournisseurs et que vous évitez les dépenses excessives.
2. Perturbation
   Si vous pensez que votre projet perturbera vos activités à court ou à moyen terme, une demande de proposition sera essentielle pour assurer que le fournisseur apportera une solution qui réduit les temps d’arrêt et maintiendra la continuité des affaires.
3. Impact stratégique
   Si votre projet d’automatisation joue un rôle clé dans votre plan stratégique, par exemple en améliorant votre efficacité ou votre capacité à faire croître votre entreprise, une demande de proposition est fortement recommandée. Elle vous aidera à trouver une solution qui cadre avec vos objectifs à long terme et qui offre le meilleur rendement du capital investi.
4. Expertise
   Lorsque le projet que vous préparez ne relève pas de votre expertise de base, une demande de proposition est essentielle pour identifier les fournisseurs disposant des connaissances et de l’expérience spécialisées nécessaires pour fournir la meilleure solution.

«Si l’un de ces critères s’applique, explique Leon Van der Poel, il est fortement conseillé de préparer une demande de proposition.»

Comment identifier vos besoins et vos exigences

Avant de mettre votre demande de proposition sur papier et de la rédiger, vous devez identifier vos besoins.

Pour ce faire, organisez des réunions avec vos équipes opérationnelles. Parlez aux équipes sur le terrain, c’est-à-dire celles qui utilisent vos machines et vos logiciels au quotidien, pour comprendre de quoi elles ont besoin. De plus, assurez-vous de consulter les responsables de chaque service pour obtenir une perspective plus large de l’impact du projet sur l’organisation dans son ensemble.

«En impliquant votre personnel de la santé et de la sécurité, par exemple, vous pouvez vous assurer que l’équipement est conforme aux normes et règlements de sécurité nécessaires, comme ceux établis par l’Association canadienne de normalisation (CSA) ou d’autres normes applicables, explique Vincent Bombardier. De même, la personne qui coordonne les TI pourrait faire remarquer que, comme l’entreprise prévoit de collecter des données sur tout l’équipement de l’usine d’ici deux ans, votre nouvelle machine doit être compatible et facile à intégrer avec les systèmes à venir.»

C’est ici que vous pouvez consulter une tierce partie indépendante pour vous conseiller et vous aider.

«Le problème avec avoir une personne de l’entreprise qui pilote le projet, c’est que l’on considère qu’elle a des intentions cachées, explique Leon Van der Poel. Une tierce partie indépendante n’a aucun parti pris, dans un sens ou dans l’autre.»

Ayant travaillé sur un certain nombre de projets similaires aux vôtres, une experte ou un expert externe apporte également son expérience et son point de vue, en vous aidant à éviter les pièges communs et à mieux définir vos besoins.

Comment rédiger votre demande de proposition

Une bonne demande de proposition doit contenir, au minimum, certains renseignements clés. Voici ce que vous devez inclure pour vous assurer de recevoir des propositions sur mesure qui répondent à vos besoins.

Aperçu du projet

Décrivez brièvement la cible du projet d’automatisation, ses objectifs et les résultats souhaités. Expliquez en quoi le projet cadre avec votre plan stratégique et ce que vous attendez de ce projet pour votre entreprise à long terme. En connaissant ces paramètres, un fournisseur sera en mesure de préparer une offre qui maximisera la valeur et pourra suggérer des options que vous n’avez pas envisagées.

Exigences techniques

Écrivez vos besoins. Indiquez toutes les spécifications techniques requises, y compris la compatibilité du matériel, des logiciels et des systèmes. Soulignez les normes, les règlements ou les certifications (p. ex., les normes CSA) qui doivent être respectés. Évitez de dévier de vos objectifs. «C’est souvent là que les projets de logiciels dérapent, explique Leon Van der Poel. Plus vous en voyez, plus vous en voulez. Soyez précis quant à vos besoins et réfléchissez soigneusement à ce qui est vraiment essentiel par rapport à ce qui est souhaitable. Les ajouts inutiles peuvent faire grimper les coûts de dizaines de milliers de dollars.»

Garantie, soutien et maintenance

Les problèmes, les bogues et les défis liés à la maintenance sont inévitables, mais la planification peut faciliter le processus. Décrivez clairement vos attentes en matière de maintenance, de soutien et de dépannage après la mise en œuvre. Bien que les logiciels soient généralement fournis tels quels, il peut y avoir une aide après le lancement pour les solutions personnalisées. Pour l’équipement, assurez-vous de vous renseigner sur les retards potentiels dans l’approvisionnement en pièces de rechange et sur le délai de réponse du fournisseur pour résoudre ces problèmes.

Échéancier du projet

Indiquez une date de début claire, une date de fin prévue et toutes les échéances pour la soumission des propositions. «Bien que l’échéancier dépende en fin de compte de la capacité de livraison de l’équipe d’intégration, l’équipe doit respecter l’échéancier qu’elle propose pour assurer la livraison du projet dans les délais, explique Vincent Bombardier. Envisagez d’avoir un suivi prédéfini pour les étapes clés afin d’assurer la réalisation du projet dans les délais et l’imputabilité de vos équipes.

Formation

Indiquez si le fournisseur doit assurer la formation, tant à votre équipe de maintenance qu’aux membres du personnel qui utiliseront le nouveau logiciel ou l’équipement. En fin de compte, le succès de votre projet d’automatisation se résume à l’adoption réussie de votre nouvel outil, pas seulement à son intégration. La formation aidera vos équipes à passer des anciens outils et processus aux nouveaux avec succès.

Budget

Indiquez la fourchette budgétaire et précisez si le budget comprend à la fois les coûts initiaux et le soutien/la maintenance en continu.

Comment s’y retrouver dans les considérations juridiques

Certains projets, comme ceux qui impliquent le développement de logiciels personnalisés, peuvent être accompagnés d’une quantité importante de questions juridiques complexes.

«Par exemple, certaines entreprises peuvent établir des modalités qui leur accordent la propriété de la propriété intellectuelle qu’elles créent pour vous, se réservant essentiellement le droit d’offrir ces mêmes solutions à d’autres clientes et clients, prévient Leon Van der Poel. Il s’agit d’un signal d’alarme majeur, d’un non catégorique.»

Les questions juridiques relatives aux projets d’automatisation peuvent être délicates et complexes. Pour éviter les pièges potentiels, il est essentiel de consulter des spécialistes du droit qui pourront examiner attentivement les modalités des propositions que vous recevez après avoir envoyé votre demande de proposition. Leur expertise vous aidera à vous y retrouver dans ces complexités et à protéger vos intérêts commerciaux.

Prochaine étape

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