La planification des ventes et des opérations: Comment arrêter de gérer en mode panique

De nombreux propriétaires d’entreprise oscillent en permanence entre deux zones d’inconfort: l’inconfort financier, quand il y a de la pression sur le fonds de roulement, et l’inconfort opérationnel, quand vos équipes sont débordées par des commandes de dernière minute. Le résultat? Vous êtes toujours en train d’éteindre des feux et de gérer en mode panique.

Prenons l’exemple d’une entreprise qui fait des plats prêts à manger. Après l’investissement dans une nouvelle chaîne de production automatisée, sa capacité de production passe de 100 à 1 000 unités par jour. Mais les revenus ne suivent pas tout de suite: les coûts fixes sont plus élevés, les marges sont basses, le fonds de roulement est sous pression. Notre entreprise est en plein inconfort financier.

Après un moment les ventes rattrapent la nouvelle capacité de production et l’entreprise retrouve un certain équilibre financier. Mais cela vient avec une pression de livrer davantage, les équipes de production sont fatiguées et démotivées; elles risquent de commettre davantage d’erreurs. L’inconfort bascule vers l’opérationnel.

C’est la réalité de trop d’entrepreneures et d’entrepreneurs. Face au stress financier, vous mettez de la pression sur les ventes. Dès que les ventes livrent, vous mettez de la pression sur les opérations. La planification des ventes et des opérations vous aide à briser ce cercle vicieux.

Qu’est-ce que la planification des ventes et des opérations?

Aussi connue en anglais comme S&OP (acronyme de Sales & Operations Planning), la planification des ventes et des opérations est un processus structuré qui permet de relier et de réconcilier l’offre et la demande pour vos produits et services, tout en optimisant le service à la clientèle et la performance financière.

Concrètement, il s’agit d’un échange régulier et soutenu entre vos départements de ventes et des opérations, pour éviter de travailler en silo. Bref, lorsque les ventes anticipent un contrat important, les opérations confirment si elles peuvent produire et livrer à la date demandée.

La planification des ventes et des opérations est la colonne vertébrale de votre processus de gouvernance. Ouvrir les canaux de communication entre ces deux fonctions essentielles dans votre entreprise vous permet de faire des projections plus fiables, et de réduire les imprévus et le stress de vos équipes.

Même s’il fait partie de l’ADN manufacturier, où il faut constamment synchroniser les ventes, l’approvisionnement, la production et les stocks pour livrer les bons produits, au bon moment, cette planification est tout aussi essentielle pour les entreprises d’autres secteurs, même celles de services. Bien que vous n’ayez pas de stocks, vous devez planifier: il y a un maximum d'heures que vos équipes peuvent raisonnablement travailler.

Les étapes clés d’un processus typique de S&OP

Étape 1: Collecte des données

Chaque département recueille en continu des données pertinentes à travers des rencontres individuelles, des réunions hebdomadaires ou des plans d’action. Cette collecte comprend le plan précédent ainsi que les résultats, qui doivent être révisés et ajustés.

Étape 2: Planification de la demande et de l’offre

Les équipes de ventes et les équipes opérationnelles élaborent leurs plans en parallèle, chacun de leurs côtés.

2.1. Planification de la demande

Les équipes de ventes analysent et combinent les données sur l’entonnoir des ventes, les prospects, les objectifs et les tendances du marché. Dans le cas des achats stratégiques, les équipes d’approvisionnement sont aussi impliquées.

• Combien de contrats a-t-on dans le pipeline? 
• Combien de prospects nos campagnes ont-elles générés? 
• Où nous situons-nous par rapport à nos objectifs?

2.2. Planification de l’offre

Les équipes opérationnelles, en collaboration avec les équipes de finance, de ressources humaines et d’approvisionnement, élaborent un plan de production et de livraison.

• Qu'est-ce que nous sommes capables de produire et de livrer ? 
• Nous avons trois départs à la retraite, est-ce que nous aurons des enjeux de capacité?
• Notre ligne d’emballage vient de tomber en panne. Devrions-nous prévoir un arrêt pour en faire l'entretien?

Étape 3: Alignement des plans

Les équipes de ventes et des opérations partagent leurs plans respectifs afin d’identifier et régler les écarts et les incohérences. Un plan fusionné ventes-opérations est créé.

Étape 4: Rencontre mensuelle de planification

Les responsables des équipes des ventes et des opérations se rencontrent afin de finaliser le plan ventes-opérations. Des représentants des finances et des ressources humaines y participent également, pour anticiper les impacts sur les budgets et les équipes.

• Est-ce que notre plan est réaliste et réalisable?
• Est-ce que nous devons faire des embauches? 
• Faut-il prévoir du financement additionnel?
• Doit-on sacrifier quelques points de marge à court terme pour éviter des mises à pied ou gagner un contrat stratégique?

Étape 5: Approbation et diffusion du plan

Le plan consolidé des ventes et des opérations est présenté à l’équipe de direction ou au comité exécutif pour décisions et approbations. Finance clôture les chiffres et le plan est diffusé pour la mise en œuvre.

Agenda d’une rencontre de planification des ventes et des opérations

La réunion de planification des ventes et des opérations est un élément clé du processus de planification des ventes et des opérations (étape 4 dans le processus).

Environ 20 % de cette rencontre mensuelle d’environ une heure devrait être consacré à l’évaluation des performances passées et 80 % à planifier l’avenir. De nombreuses entreprises tiennent déjà ces réunions sans le réaliser, de manière informelle. La clé est de les organiser régulièrement, idéalement chaque mois, et de façon disciplinée.

Participants

• Responsables des équipes des ventes et des opérations 
• Représentantes et représentants des finances et des ressources humaines

Objectifs

Discuter et aligner le plan des ventes avec le plan des opérations, régler les enjeux potentiels et gérer les impacts financiers et RH sur l’entreprise. 

Les sujets à aborder:

Évaluation de la performance (20 % de la rencontre)

• Ventes: résultats réels vs prévisions.
• Production: production réelle vs prévisions.
• Stocks: stocks réels vs prévisions.
• Performance financière: chiffre d’affaires, marge et coûts vs budget.
• Niveau de service, enjeux particuliers.

Planification (80 % de la rencontre)

• Plan de ventes: prévisions par produit/segment.
• Plan de production: capacités, enjeux et calendrier de fabrication.
• Plan d’approvisionnement: cibles de stocks, couverture et rotation.
• Lancements: nouveaux produits, promotions et fins de vie.
• Marché: tendances, concurrence et risques externes.
• Projections financières: chiffre d’affaires, marge et besoins en fonds de roulement.
• Ressources humaines: besoin de personnel, embauches et formations.
• Plans d’amélioration: actions correctives et projets d’optimisation continue.
• Enjeux en suspens à soumettre au comité de direction ou au comité exécutif pour décision.

Les bénéfices d’un exercice de planification des ventes et des opérations

• Respect des échéanciers. Une meilleure planification vous aide à identifier les obstacles, à séquencer les travaux et à livrer à temps, en réduisant les retards.
• Réduction du gaspillage et des coûts. En alignant la demande et la capacité, vous limitez le gaspillage, la surproduction, les rebuts et les dépenses imprévues.
• Amélioration des prévisions et gestion plus stratégique: Avec moins de feux à éteindre, vous pouvez consacrer votre temps à des activités à valeur ajoutée.
• Augmentation de la productivité. En travaillant sur les bons dossiers au bon moment, vos équipes seront plus productives.
• Amélioration de la satisfaction de la clientèle. Vos équipes de ventes cibleront les bonnes clientes et les bons clients avec les bonnes offres, tandis que vos équipes d’opérations livreront les bonnes quantités, à temps, ce qui renforcera la confiance et la satisfaction de votre clientèle. 
• Alignement avec votre plan stratégique: À travers son itération mensuelle, l’exercice de planification des ventes et des opérations vous permet de pivoter rapidement pour rester aligné avec votre plan stratégique. 

Une analogie qu’on utilise souvent avec nos clientes et nos clients: en début d’année, le budget est comme de l’eau, tout est fluide et incertain, on est dans les prévisions.

Chaque rencontre mensuelle de planification des ventes et des opérations vous aide à transformer cette eau en neige fondante et ensuite en glace. C’est ainsi que les prévisions et les engagements deviennent fermes. Les contrats et les budgets se dessinent plus clairement et les équipes peuvent compter là-dessus.

La planification des ventes et des opérations n’est pas seulement un excellent outil de planification; c’est aussi un levier d'amélioration continue. Elle vous permet de regarder plus loin, de mieux anticiper les imprévus, et de mettre en place des processus pour améliorer la rentabilité et la résilience de votre entreprise. 

Prochaine étape

Vous voulez mettre en place un processus de planification des ventes et des opérations dans votre entreprise? Le Programme direction croissance pourrait vous convenir. N’hésitez pas à nous contacter pour apprendre davantage.