Contrats d’approvisionnement: 5 étapes pour éviter les mésaventures coûteuses
Lorsqu’ils sont bien rédigés, les contrats avec vos fournisseuses et fournisseurs vous offrent une protection contre les retards et les litiges onéreux.
«Les conflits surviennent souvent lorsqu’un contrat ne définit pas précisément les rôles et responsabilités des deux parties», indique Mathieu Belleville, vice-président adjoint, Affaires juridiques à BDC.
«Les litiges peuvent retarder des projets, envenimer vos relations avec les fournisseuses et fournisseurs et même avoir un impact sur votre capacité de bien servir votre clientèle», prévient-il. «Vous avez donc tout intérêt à établir des contrats solides avec vos fournisseuses et fournisseurs.»
Voici cinq conseils à suivre pour rédiger avec vos partenaires des contrats qui protégeront votre entreprise. (Veuillez noter que ces conseils ne constituent pas des avis juridiques. Pour obtenir des conseils concernant votre situation, consultez une avocate ou un avocat.)
1) Mettez-vous d’accord avec votre fournisseuse ou fournisseur – Commencez par discuter avec votre fournisseuse ou fournisseur des attentes et des responsabilités des deux parties. Ceci doit être fait avant de rédiger quoi que ce soit.
«Si les deux parties s’entendent sur toutes les modalités au préalable, la rédaction du contrat pourrait ne plus être qu’une formalité», affirme Matiheu Belleville.
2) Définissez les responsabilités – La description détaillée des rôles et des responsabilités des deux parties constitue le cœur du contrat.
«Le contrat doit être détaillé», recommande Mathieu Belleville. «Il doit préciser la nature des tâches à exécuter, par qui et à quel moment. Les retards et les différends contractuels sont souvent le résultat d’un manque de clarté ou d’un conflit à l’égard d’aspects que les parties tenaient pour acquis.»
Les responsabilités peuvent englober des questions comme l’obtention des permis et autorisations nécessaires, ou la conformité réglementaire. Le contrat doit stipuler quelle partie doit s’acquitter de ces obligations.
Si vous établissez un contrat avec une fournisseuse ou un fournisseur qui se situe en dehors de la province ou du territoire de votre entreprise, il est également important de connaître l’autorité qui régit ce contrat. Le choix de certaines autorités pourrait vous contraindre à gérer un différend dans un endroit éloigné de vos bureaux.
3) Établissez un calendrier de paiement – Les sommes à payer ainsi que le calendrier de paiement doivent figurer au contrat. Il n’est pas rare que les dates de paiement soient déterminées en fonction de l’échelonnement des différentes dépenses. Par exemple, une entreprise qui fournit et installe de l’équipement peut vous demander de payer la machine à la livraison, puis d’effectuer des paiements d’étape au fur et à mesure de l’avancement des opérations d’installation.
Pensez également à mentionner les circonstances dans lesquelles votre entreprise a le droit de retarder un paiement, par exemple dans le cas du non-respect par la fournisseuse ou le fournisseur de certaines étapes.
4) Définissez les conditions de résiliation – Indiquez dans quelles circonstances et de quelle façon les parties peuvent mettre fin au contrat. Par exemple, vous pouvez souhaiter être en mesure de résilier le contrat à votre convenance et non seulement en raison d’un manquement de votre fournisseuse ou fournisseur.
En cas de résiliation, le contrat doit stipuler quels en sont les effets sur les paiements et les autres obligations.
5) Clarifiez les questions de confidentialité – Le contrat doit contenir des dispositions sur toutes vos préoccupations en matière de confidentialité.
Par exemple, vous voudrez sans doute assurer que votre fournisseuse ou fournisseur n’ait pas le droit de divulguer à des tierces parties des renseignements financiers ou toute autre information sur votre entreprise. Vous souhaiterez sans doute aussi protéger votre propriété intellectuelle, que votre fournisseuse ou fournisseur ne puisse pas la communiquer ni revendiquer de droits dessus.