Compétences interpersonnelles: le courriel, visez juste | BDC.ca
logo BDC

11 conseils pour rédiger des courriels efficaces

Partager

Il est facile de sous-estimer le pouvoir d’un courriel. Après tout, vous en envoyez probablement des douzaines durant la journée – en les tapant à la hâte et aussi négligemment que s’il s’agissait d’une liste d’épicerie.

Or, un grand nombre des personnes à qui vous écrivez reçoivent de leur côté des douzaines de courriels par jour. Vous avez donc tout intérêt à faire en sorte que vos messages sortent du lot.

Chaque courriel que vous rédigez a un objet précis: communiquer une information, poser une question ou demander au destinataire d’accomplir quelque chose. S’il manque de clarté et de concision, il y a de fortes chances qu’il se retrouve illico parmi les éléments supprimés.

Comment donner du poids à vos courriels? Voici quelques trucs.

  1. Relisez-les soigneusement, en prenant soin de vérifier l’orthographe. Rappelez-vous qu’un courriel est éternel. Soyez prudent.
  2. Soyez bref. Les gens ont tendance à mettre de côté les longs courriels pour y revenir plus tard – ce qui, souvent, veut dire jamais. Si vous devez absolument écrire un long message, scindez-le en petits paragraphes.
  3. Veillez à ce que l’objet du courriel soit clair. Par exemple, si vous voulez que les destinataires confirment leur participation à une réunion, indiquez-le explicitement à un endroit stratégique – en général au début ou à la fin du courriel.
  4. Utilisez, dans la ligne Objet, une mention descriptive telle que «Menuiserie Acme – Devis pour terrasse» ou «Chiffres des ventes pour la réunion de mardi». Si le message exige une réponse à l’intérieur d’un certain délai, indiquez-le à l’aide d’une formule telle que «Veuillez répondre avant le 10 octobre».
  5. Utilisez la fonction «Répondre à tous» avec circonspection. Si vous faites régulièrement suivre des réponses à une longue liste de collègues qui n’ont pas besoin d’en prendre connaissance, ils se mettront vite à supposer que tout message provenant de vous est une perte de temps. Pire encore, si vous cliquez par erreur sur «Répondre à tous» alors que vous transmettez des renseignements sensibles destinés à une seule personne, cela peut avoir des conséquences fâcheuses.
  6. N’envoyez pas de pièces jointes volumineuses, telles que des photos haute résolution, sans avoir obtenu au préalable la permission des destinataires. La majorité des serveurs de courriel imposent une limite quant à la taille des messages entrants et à la mémoire disponible pour chaque adresse électronique. Les courriels comportant des pièces jointes très lourdes (plusieurs mégaoctets) peuvent vous être retournés. Mais il y a pire: ils peuvent encombrer la boîte de réception des destinataires et bloquer tous leurs autres messages entrants.
  7. Évitez de transmettre des blagues à vos collègues de travail. Tout le monde n’a pas le même sens de l’humour. Cela pourrait, à la longue, irriter quelqu’un – imaginez que ce soit votre patron ou votre meilleur client!
  8. Évitez toute familiarité inappropriée. Souvenez-vous que les courriels que vous rédigez au travail le sont à des fins professionnelles. Écririez-vous «Salut, mon vieux!» dans une lettre d’affaires?
  9. N’envoyez pas de courriel quand il est plus approprié d’appeler la personne ou de lui rendre visite. Il est plus facile d’avoir une discussion complexe au téléphone que par courriels interposés, et il est préférable de régler les situations émotionnelles – promotion, récompense, réprimande, différend ou cessation d’emploi – en personne.
  10. Si vous devez traiter une situation délicate ou émotionnelle par courriel, rédigez un brouillon, mettez-le de côté quelques minutes, puis relisez-le pour vous assurer qu’il est diplomatique et professionnel. N’oubliez pas: lorsque vous cliquez sur «Envoyer», le message subsistera à jamais dans les limbes du cyberespace.
  11. Créez une courte ligne de signature qui donne des informations utiles comme vos numéros de téléphone et de télécopieur et votre adresse d’affaires. Ne la surchargez pas en ajoutant des slogans, des énoncés de mission ou d’autres informations superflues.

Partager

v17.9.0.10395