Cinq étapes pour une gestion de projet efficace
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Vous prévoyez rénover un immeuble, lancer un produit ou organiser un événement? Dans ce cas, vous devrez probablement avoir recours à une forme de gestion de projet.
La gestion de projet est un outil de travail essentiel qui permet à votre entreprise de planifier, de gérer et d’exécuter une tâche importante qui sort du cadre de ses activités normales.
Qu’il s’agisse de gérer les stocks ou de mettre en place un système de planification des ressources de l’entreprise, les entreprises ont recours à la gestion de projet pour atteindre divers objectifs. Contrairement à la gestion opérationnelle, qui porte sur les activités quotidiennes nécessaires au bon fonctionnement d’une entreprise, la gestion de projet fournit un cadre permettant d’atteindre les objectifs stratégiques.
En décomposant les projets complexes en tâches plus petites et plus faciles à gérer, la gestion de projet peut aider votre entreprise à garder le cap sur ses objectifs et à éviter de s’enliser dans les détails des activités quotidiennes.
Qu’est-ce que la gestion de projet?
La gestion de projet, c’est la planification, la gestion et la mise en œuvre de projets stratégiques. Elle aide les entreprises à gérer le changement, à améliorer leur efficacité et à accroître leur rentabilité.
La gestion de projet rassemble généralement des équipes interfonctionnelles pour s’assurer que le projet se termine dans les délais et les limites du budget et qu’il répond aux besoins des clients.
«Si l’entreprise veut offrir un nouveau service ou un nouveau produit, les gestionnaires de projet s’entretiennent avec les personnes-ressources adéquates et commencent à effectuer la planification», explique Jean-Pierre Parra, directeur, Centre d’excellence agile à BDC.
Il compare les fonctions de supervision des gestionnaires de projets à celles des personnes responsables de l’organisation de mariages. «Ces personnes communiquent avec les services de traiteur et planifient le repas, mais ce n’est pas elles qui font la cuisine.»
Selon lui, les gestionnaires de projet ont généralement une bonne compréhension de l’entreprise, mais c’est le projet et ses différentes échéances qui requièrent leur attention.
Champ d’application de la gestion de projet
«Bien souvent, la gestion de projet est un processus qui ne survient qu’une seule fois dans la vie d’une entreprise. Elle sert à accomplir une mission précise dont l’objectif est clair », affirme Jean-Pierre Parra.
Pour ce qui est du champ d’application des projets pouvant être gérés, il cite l’exemple d’une deuxième usine qui doit être construite sans interrompre les activités de l’usine existante ou celui d’une nouvelle loi qui a une incidence sur votre modèle d’affaires et qui exige que vous repensiez en profondeur la manière dont vous gérez votre entreprise.
Livrables dans le cadre de la gestion de projet
Voici quelques exemples courants de projets pour lesquels une entreprise aurait recours à la gestion de projet:
Développement de produits
Mettre au point de nouveaux produits ou améliorer les produits existants.
Marketing
Élaborer et mettre en œuvre des stratégies de marketing pour promouvoir un produit ou un service.
Amélioration des processus
Repérer les sources d’inefficacité dans les processus d’une entreprise et élaborer des solutions pour les améliorer.
Infrastructure
Bâtir ou mettre à niveau l’infrastructure d’une entreprise, comme ses systèmes de TI.
Que font les gestionnaires de projets?
Les gestionnaires de projet s’assurent que les projets sont achevés dans les délais, dans le respect du budget et à la satisfaction des parties prenantes. Ils supervisent l’ensemble du cycle de vie du projet, du début à la fin. Les gestionnaires de projet aident également à cerner et à atténuer les risques, à gérer efficacement les ressources et à veiller à ce que les parties prenantes soient bien informées et impliquées tout au long du projet.
Leurs tâches sont les suivantes:
- créer des plans;
- former des équipes;
- attribuer le travail et en faire le suivi;
- établir les budgets;
- mettre en place des échéanciers;
- organiser le déroulement des opérations.
Pourquoi la gestion de projet est-elle importante?
La gestion de projet fournit un cadre pour l’atteinte des objectifs stratégiques. En décomposant les projets complexes en tâches plus petites et plus faciles à gérer, la gestion de projet permet de garder le cap sur un objectif précis. D’autres membres de l’entreprise peuvent ainsi se concentrer sur leurs activités quotidiennes.
Comment la gestion de projet peut-elle aider une entreprise?
Selon Jean-Pierre Parra, la gestion de projet peut aider les entreprises à innover et à demeurer pertinentes. «La gestion de projet est l’outil qui permet aux propriétaires d’entreprise de créer de nouveaux produits.»
La gestion de projet aide votre entreprise de plusieurs façons. Elle vous permet notamment de faire ce qui suit:
- gagner du temps et réaliser des économies;
- améliorer les communications internes;
- prendre des décisions d’affaires fondées sur des données;
- accroître (et répéter) les réussites;
- mieux harmoniser les équipes, les parties prenantes et la clientèle;
- faciliter une meilleure gestion des risques;
- optimiser le déroulement des tâches pour obtenir des processus plus fluides et assurer la satisfaction du personnel.
Qu’est-ce que la gestion des risques liés aux projets?
Avant d’entreprendre de grands projets, il est essentiel d’étudier les risques associés au projet proposé, ce qui pourrait inclure la mise en place d’un projet pilote pour un programme à venir ou la construction d’un nouveau prototype de produit.
La phase d’évaluation des risques liés aux projets vous fera perdre moins de temps et d’argent si ces petits projets échouent.
«Vous ne voulez pas vous retrouver à la fin du projet, dans la phase d’exécution, et découvrir que celui-ci coûtera deux fois plus cher. Si vous décidez de mettre fin au projet à ce moment-là, vous perdrez tout l’argent investi», précise Jean-Pierre Parra.
Cinq étapes pour une gestion de projet efficace
Vous pouvez déterminer les étapes importantes de la gestion d’un projet et éviter les écueils qui y sont liés en suivant les étapes ci-dessous.
1. Conception
Chaque projet doit commencer par l’identification des objectifs. Il faut penser aux contraintes qui pourraient menacer son bon déroulement, notamment celles liées au marché, à la technologie, aux ressources humaines, au budget et aux délais.
2. Planification
Lorsque vous savez que le projet est faisable et qu’il sera utile pour l’entreprise, vous pouvez passer à la planification de toutes les activités et déterminer l’échéancier. À cette étape, il faut décrire en détail les activités, en suivant l’ordre chronologique. Qui fera quoi? Possédez-vous à l’interne toutes les compétences nécessaires?
3. Exécution
Cette étape demande de la rigueur et de la discipline pour respecter l’échéancier prévu et produire les livrables. Des réunions hebdomadaires ou trimestrielles, selon la complexité du projet, vous aideront à faire le point sur les progrès et à éviter les retards.
4. Clôture
Les entreprises s’essoufflent souvent lorsqu’elles atteignent les 90 % d’un projet. Les gens ont l’impression d’avoir tout terminé et elles et ils oublient les derniers détails dont la réalisation exige beaucoup de temps.
5. Bilan
Réunissez l’équipe de projet pour évaluer les bons et les mauvais coups, afin d’éviter les erreurs à l’avenir.
Comment surmonter les obstacles les plus fréquents en matière de gestion de projets
Faites des études de faisabilité détaillées pour évaluer l’ensemble des coûts. Au lieu d’estimer à la baisse, il vaut toujours mieux estimer à la hausse, pour savoir si le projet est toujours rentable selon le pire scénario.
Divisez les grands projets en petites étapes pour vous aider à vous retrouver dans un contexte complexe. C’est un excellent facteur de motivation pour le personnel, qui voit les progrès accomplis.
Mettez en place des plans d’urgence au début du processus. Ceux-ci vous aideront à gérer les imprévus.
Privilégiez le travail en équipe et demandez de l’aide pour les projets complexes qui dépassent vos habiletés de gestion. Les conseillères et conseillers de BDC sont là pour vous aider.
Libérez le personnel qui participe au projet d’une partie de leurs tâches habituelles. Mettez de la pression sur le processus, pas sur les personnes.
Chaque projet représente un changement. Mettez constamment le personnel au courant de son évolution, des bénéfices attendus et des difficultés éventuelles.
Ne vous précipitez pas. Plus vous passez de temps à élaborer et à planifier le projet, plus vous augmentez vos chances de réussite.
Quelle est la différence entre la gestion de programme et la gestion de projet?
La gestion de programme et la gestion de projet sont deux activités différentes.
La gestion de programme offre un cadre général pour une série de projets. Chacun de ces projets constitue une des composantes du programme, les gestionnaires de programme supervisant le travail des différents gestionnaires de projet.
Prochaine étape
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