Section 4: État prévisionnel des flux de trésorerie

Section 4: État prévisionnel des flux de trésorerie

Remarque: aux fins du programme E-Spirit, un état des flux de trésorerie portant sur quatre mois est exigé.

Les choses commencent à se préciser. Nous connaissons le montant des frais de démarrage et nous savons d'où l'argent pourrait provenir. Qu'en est-il des frais continus d'exploitation de l'entreprise? C'est ici qu'intervient la notion des flux de trésorerie.

L'état des flux de trésorerie permet de faire le suivi mensuel des rentrées de fonds et des sorties de fonds de l'entreprise. Il indique le montant dont vous disposez à la fin de chaque mois.

Pourquoi devez-vous préparer un état prévisionnel des flux de trésorerie?

  1. Pour vous indiquer à vous, le propriétaire de l'entreprise, et à votre prêteur, si votre idée est vraiment rentable.
  2. Pour vous aider à décider du moment où vous pourrez prélever des fonds sur les ressources de l'entreprise (ces prélèvements représentent le salaire que vous vous versez).
  3. Pour faire ressortir les mois où l'entreprise tourne au ralenti (cela vous permet de planifier et d'obtenir une marge de crédit, au besoin).
  4. Pour déterminer si vous pouvez payer vos factures chaque mois.
  5. Pour connaître vos charges et votre chiffre d'affaires mensuels, ce qui vous aide à prendre des décisions judicieuses, par exemple, sur le moment opportun pour acheter de l'équipement, embaucher du personnel, ou utiliser votre marge de crédit.
  6. En bref, ce document vous aide à voir votre entreprise telle qu'elle est, quand les affaires roulent comme quand elles vont moins bien.

Quel genre d'information vous faut-il pour commencer?


Étape 1 - Prévoyez votre chiffre d'affaires

Vous l'avez déjà fait dans le cadre de l'exercice portant sur l'étude de marché, en déterminant le nombre de clients de votre marché potentiel et les habitudes de ceux-ci en matière de dépenses. Vous avez ainsi pu prévoir votre part de marché.


Étape 2 - Faites une répartition mensuelle du chiffre d'affaires annuel.

Tenez compte de ce qui suit:

a)Quel est le chiffre d'affaires des entreprises comme la vôtre? Renseignez-vous sur les tendances du secteur.

Ce genre d'information figure généralement dans les profils de PME compilés par Statistique Canada; ces profils présentent certaines données relatives aux PME canadiennes, entre autres le chiffre d'affaires, les dépenses, les bénéfices et le bilan, de même que les ratios financiers et les données sur l'emploi. Malheureusement, vous devez payer pour obtenir ces documents, mais votre centre local de documentation sur les PME ou votre bibliothèque pourrait en avoir un exemplaire. Donnez-vous la peine d'aller vérifier!

b)Votre entreprise exerce-t-elle une activité saisonnière ou est-elle touchée par des événements spéciaux, comme Noël ou la rentrée des classes?

c)Votre estimation est-elle raisonnable, en ce qui concerne la valeur de votre produit ou de votre service?

d)Quelle conclusion pouvez-vous tirer des résultats de votre sondage? Par exemple, quel montant moyen les participants au sondage ont-ils dit qu'ils dépenseraient, et à quelle fréquence?

e)Quel est votre plan de promotion? Votre chiffre d'affaires pourrait-il être plus élevé pour un mois donné?

f)Que font vos concurrents? En quoi cela influera-t-il sur votre chiffre d'affaires?


Étape 3 - Une fois que vous avez déterminé votre chiffre d'affaires mensuel, inscrivez les chiffres dans l'état des flux de trésorerie.

Rappelez-vous que tous les achats ne seront pas faits au comptant; bon nombre de clients paieront par carte de crédit ou par chèque, ou vous pourrez même leur faire crédit. Cela signifie que vous ne toucherez pas l'argent avant le mois suivant, mais pour les besoins d'une analyse simple des mouvements de trésorerie, nous supposons que vous recevez l'argent au moment de la vente

Rappelez-vous également que la plupart des entreprises n'enregistrent pas un chiffre d'affaires important le premier mois; les activités commencent modestement pour prendre ensuite de l'ampleur, idéalement vers le troisième mois.

Exemple :

Reprenons l'exemple de Courtage d'assurance Sécurix. Le sondage et les autres activités du module 5 vous ont permis de déterminer votre marché cible potentiel ainsi que votre chiffre d'affaires annuel. Disons que le chiffre d'affaires annuel de Sécurix est de 83 000 $. Ce chiffre d'affaires se répartit dans le tableau sur quatre mois, de la manière suivante:

  Septembre Octobre Novembre Décembre
Chiffre d'affaires estimatif

6 000 $

4 000 $

7 000 $

9 000 $


 

Étape 4 - Inscrivez le montant que vous empruntez (votre prêt total), les fonds provenant d'autres sources (comme EAC) ainsi que vos capitaux propres dans la colonne du premier mois d'activité (septembre dans le cas présent).

Remarque: il se peut que vous commenciez à faire des profits dès le premier mois d'activité.

  Septembre Octobre Novembre Décembre
Chiffre d'affaires estimatif

6 000 $

4 000 $

7 000 $

9 000 $

Capitaux propres

1 458 $

     
Subvention EAC

1 458 $

     
Prêt bancaire

11 664 $

     


 

Étape 5 - Calculez vos frais de démarrage à partir des données de la section 1 et inscrivez-les dans l'état des flux de trésorerie.

Pour lancer Courtage d'assurance Sécurix, nous avons établi les frais de démarrage suivants:

Frais Septembre Octobre Novembre Décembre
Mobilier

4 500 $

     
Matériel

4 000 $

     
Fournitures

2 000 $

     
Loyer

2 000 $

     
Assurance

800 $

     
Publicité

1 000 $

     
Services juridiques

130 $

     
Services publics

185 $

     
Téléphone

150 $

     
Versements sur prêt

234 $

     
Frais bancaires

150 $

     


 

Étape 6 - Pensez ensuite à vos charges mensuelles. Quelles sont-elles?

Rappelez-vous que ces charges peuvent être fixes ou variables. Les charges fixes demeurent les mêmes chaque mois, tandis que les charges variables comme le chauffage, l'électricité, la publicité et les salaires varient d'un mois à l'autre.

Pour exploiter Sécurix, on a établi les charges suivantes:

Charges Fixes ou variables Fréquence de paiement
Publicité Variables Bimestrielle
Frais bancaires Variables Mensuelle
Assurance Fixes Mensuelle
Versements sur prêt Fixes Mensuelle
Papeterie Variables Bimestrielle
Prélèvement des propriétaires Variables Mensuelle
Loyer Fixes Mensuelle
Téléphone Fixes Mensuelle
Chauffage et électricité Variables Mensuelle


Étape 7 - Inscrivez les paiements dans la colonne du mois où vous les effectuerez.

Exemple : Si vous payez 270 $ en janvier pour la surveillance des alarmes de sécurité pour 12 mois, inscrivez ce montant en janvier. Ne le divisez pas par 12 pour inscrire une dépense mensuelle.

De même, si vous avez acheté tout votre matériel, votre mobilier et vos stocks de démarrage en janvier, inscrivez-les en janvier.

Rappelez-vous que vous devrez reconstituer vos stocks, alors inscrivez les prochains achats dans les colonnes des prochains mois.

N'oubliez pas que, si vous avez l'intention de dépenser de l'argent pour la promotion (reportez-vous au budget de marketing que vous avez établi dans le module 5), vous devez faire une estimation raisonnable de l'augmentation du chiffre d'affaires. Souvent, cette augmentation peut être évaluée seulement après coup; les estimations de l'an prochain seront donc plus précises. N'oubliez pas également que l'augmentation du chiffre d'affaires se répercute également sur vos stocks. Planifiez l'achat de nouvelles marchandises à mesure que les stocks diminuent.

En ce qui concerne les autres charges variables, rappelez-vous que le chauffage et la climatisation de vos locaux ne sont pas gratuits et que vous, le propriétaire, devez vous nourrir. La Lexus peut sans doute attendre, alors faites des prélèvements (salaire que vous vous versez) raisonnables.

Nous en avons assez dit sur l'état des flux de trésorerie. Voyons comment les choses se présentent pour Courtage d'assurance Sécurix.

  Septembre Octobre Novembre Décembre
Encaisse - début

5 100 $

10 531

9 612 $

9 193 $

Ventes

6 000 $

4 000 $

7 000 $

9 000 $

 Chiffre d'affaires estimatif
Capitaux propres

1 458 $

0 $

0 $

0 $

Subvention EAC

1 458 $

0 $

0 $

0 $

Prêt bancaire

11 664 $

0 $

0 $

0 $

 
Total des revenus

25 680 $

14 531 $

16 612 $

18 193 $

 
Dépenses
Mobilier

4 500 $

0 $

0 $

0 $

Matériel

4 000 $

0 $

0 $

0 $

Fournitures

2 000 $

0 $

2 000 $

0 $

Loyer

2 000 $

2 000 $

2 000 $

2 000

Assurances

800 $

100 $

100 $

100 $

Publicité

1 000 $

100 $

100 $

200 $

Services juridiques

130 $

0 $

0 $

0 $

Services publics

185 $

185 $

185 $

250 $

Téléphone

150 $

150 $

150 $

150 $

Versements sur prêt

234 $

234 $

234 $

234 $

Frais bancaires

150 $

150 $

150 $

150 $

 
Total des dépenses

13 149 $

2 919 $

4 919 $

3 084 $

 
Prélèvements des propriétaires

2 000 $

2000 $

2 500 $

2 500 $

 Encaisse - fin
(report)

10 531 $

9 612 $

9 193 $

12 609 $

Les choses ne se présentent pas trop mal pour Sécurix. Si vous êtes dans le rouge, vous devrez peut-être revoir certaines dépenses en tenant compte de votre chiffre d'affaires estimatif.

Alors, votre situation de trésorerie à la fin de l'année est-elle celle que vous aviez prévue?

L'avantage des prévisions de trésorerie est que vous pouvez jouer avec les chiffres pour voir les répercussions des changements sur les résultats :

Vous avez peut-être surestimé (ou sous-estimé) votre chiffre d'affaires mensuel; rajustez les chiffres et voyez ce qui arrive. Vous pouvez aussi décider de vous passer de publicité télé pour la période de Noël. Soustrayez ce montant de votre budget de publicité… ou optez pour des locaux moins chers.

Il existe de nombreux scénarios d'exploitation que vous pouvez envisager. C'est ce qu'on appelle une analyse de sensibilité; je vous recommande sincèrement de la faire même pour votre budget personnel (puis-je vraiment me permettre cette nouvelle chaîne stéréo ou devrai-je renoncer à aller au pow-wow la fin de semaine prochaine?). Il est très facile d'établir son budget mensuel personnel à l'aide d'un tableur.