Rien ne peut contrarier votre équipe ou refroidir son enthousiasme davantage que d'essayer de communiquer dans une jungle de courriels.

Faites preuve de professionnalisme, de rigueur et d'efficacité en établissant un ensemble de règles de base en matière de communication par courriel. N'abusez pas de la fonction «Répondre à tous».  Donnez une touche personnelle à vos messages. Ne joignez pas des fichiers inutiles. Remplissez la ligne d'objet à la toute fin en y fournissant les renseignements les plus pertinents possible.

Répondez promptement aux courriels, ne serait-ce que pour dire que vous avez reçu le message et que vous y répondrez sous peu. Votre équipe a besoin de sentir que vous êtes disponible et présent. Soulignez les bons coups, même à l'aide d'un bref message. Faites savoir aux membres de votre équipe que vous les appréciez, même s'ils travaillent dans un endroit isolé la plupart du temps.

Relisez vos messages avant de les transmettre. Utilisez une formulation claire et concise. Le choix d'un mauvais mot ou l'omission d'un signe de ponctuation peut donner lieu à de mauvaises interprétations et causer de la frustration ou une rupture de la communication. Contrairement aux communications verbales, un courriel ne comporte aucun indice visuel ou sonore permettant de communiquer votre émotion et votre intention.

Réunissez les membres de votre équipe de temps à autre. Les relations personnelles nous permettent de «voir» et de mieux visualiser et comprendre la façon dont l'auteur d'un courriel communique. Vous pouvez également essayer d'utiliser la vidéoconférence ou des caméras web individuelles.