L’adoption de nouvelles technologies de l’information et des communications (TIC) est aujourd’hui l’une des plus grandes sources de changement au travail.
Les TIC peuvent être une occasion en or pour les PME, mais elles doivent être mises en œuvre et gérées correctement pour éviter que cette occasion ne tourne rapidement au désastre.
Un important défi pour les entrepreneurs consiste à vaincre la résistance des employés face au changement et à gagner leur soutien actif à l’égard des nouvelles initiatives. Cela est particulièrement vrai dans le cas des nouvelles technologies qui, depuis l’aube de la révolution industrielle, occasionnent des turbulences dans l’environnement de travail.
Voici quelques conseils pour une mise en œuvre harmonieuse de vos projets technologiques.
COMMUNIQUEZ DÈS LES PREMIÈRES ÉTAPES — Gérer le changement consiste d’abord et avant tout à communiquer avec les employés. C’est pourquoi l’élément humain doit avoir une place importante dans la planification de votre projet technologique. «Vous ne pouvez pas annoncer aux gens, de but en blanc: “Jusqu’ici, vous avez fait les choses selon la méthode ABC. Désormais, vous les ferez selon la méthode XYZ”», dit Diane Bazire, conseillère d’affaires, Ressources Humaines, de BDC à Laval, au Québec. «Les gestionnaires ont tendance à sous-estimer à quel point ce genre de changement peut être perturbateur.» Vous devriez commencer à préparer vos employés en vue d’un changement important des mois à l’avance et non au moment où il se produit.
COMMUNIQUEZ SOUVENT — Les gens ont du mal à accepter le changement, surtout lorsqu’il affecte les domaines d’expertise et les prérogatives. Les entreprises doivent, pour cette raison, se montrer aussi ouvertes que possible et communiquer régulièrement ce qui se passe. Les bulletins d’information, les séances de discussion ouverte et les comptes rendus par courriel ne sont que quelques-unes des tactiques que vous pouvez utiliser pour vous assurer que les employés sont bien informés et que la «machine à rumeurs» ne s’emballe pas. N’oubliez pas en outre de recueillir la rétroaction des employés. «Vous devez essayer de comprendre ce qui les inquiète à propos du changement puis répondre à ces préoccupations», dit Mme Bazire.
EXPLIQUEZ AUX GENS CE QU’ILS EN RETIRERONT — Il est important d’expliquer pourquoi la nouvelle technologie est mise en œuvre et de discuter de l’incidence qu’elle aura sur les employés. Mettez l’accent sur la façon dont les changements amélioreront le rendement de l’entreprise et aideront les employés à accomplir leur travail. D’un autre côté, vous ne devriez pas passer sous silence les moins bons côtés du projet. Si celui-ci risque de compliquer les tâches de certains, envisagez d’offrir des primes d’encouragement ou du soutien additionnel.
OBTENEZ L’ADHÉSION DES GESTIONNAIRES — La mise en œuvre réussie d’une technologie commence par l’engagement sans réserve du président. S’il s’agit de vous, examinez les motifs pour lesquels vous voulez réaliser ce projet et vos sentiments face à celui-ci. Soyez sûr de savoir clairement pourquoi il est nécessaire et bénéfique. Obtenez ensuite le soutien de vos gestionnaires. L’adoption de nouvelles technologies peut, à bien des égards, créer des dissensions entre les différents services. Vos gestionnaires sont aussi les premières personnes vers lesquelles les employés se tourneront pour répondre aux questions. Vous devez donc veiller à ce qu’ils tendent tous vers le même but et à ce qu’ils livrent tous le même message.
FOURNISSEZ UNE FORMATION ADÉQUATE — N’oubliez pas que beaucoup d’employés s’y connaissent peu en technologie et qu’ils peuvent, en fait, être intimidés par celle-ci. En plus d’une communication efficace, une formation de haute qualité est indispensable pour permettre aux employés de bien composer avec les changements et de s’adapter en douceur au nouvel ordre des choses. «Veillez à ce que la formation soit complète et à ce qu’elle ne soit pas trop théorique», conseille Mme Bazire.
METTEZ VOS GENS À CONTRIBUTION — Faites participer les employés clés à la sélection et à la mise en œuvre des systèmes. Recueillez leurs opinions sur ce qui est nécessaire et impliquez-les dans les entrevues avec les fournisseurs et les démonstrations de systèmes. Vous bénéficierez ainsi de leur expertise tout en les ralliant à votre cause. Ils peuvent même agir en tant que champions et aider leurs collègues à se familiariser avec la nouvelle technologie.
BLOQUEZ LES «PORTES DE SORTIE» — Après avoir communiqué avec les employés, recueilli leur rétroaction et fourni une formation, il est temps de passer à l’action. «Tout le monde doit comprendre qu’il y aura des ratés et des problèmes, mais qu’il n’y aura pas de retour aux anciennes méthodes», dit Mme Bazire. Cela signifie que toutes les demandes d’exception et de «contournement» devront faire l’objet d’un veto. Pour obtenir des résultats et permettre à l’entreprise d’aller de l’avant, vos employés doivent accepter et utiliser vos nouveaux systèmes.
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