Vous venez de terminer un appel de service auprès d’un client et vous souhaitez maintenant être payé.
L’ancienne méthode consistait à revenir à votre bureau, pour y rédiger une facture à envoyer au client. Vous attendiez alors au moins 30 jours avant de recevoir votre paiement.
À l’heure actuelle, il vous suffit de sortir votre téléphone intelligent et de vous connecter à un service de facturation mobile. Vous pouvez alors inscrire les détails de la transaction ainsi que l’information de la carte de crédit de votre client. Le paiement fera l’objet d’un traitement immédiat, et votre client recevra instantanément un reçu électronique. Une facture électronique sera également produite et apparaîtra dans votre système comptable.
La gestion des flux de trésorerie est l’un des principaux défis de tout entrepreneur, particulièrement dans le contexte des difficultés économiques actuelles. Les technologies de l'information et des communications (TIC) peuvent vous aider à obtenir un paiement plus rapide de vos factures, un meilleur contrôle de vos stocks et une gestion plus rigoureuse de vos dépenses.
«Les flux de trésorerie constituent toujours le problème numéro un des entrepreneurs, affirme Jamie Sutherland, vice-présidente et directrice générale de Sage Simple Comptable, entreprise située à Richmond, C.-B. Il s’agit d’un élément vital pour toute entreprise.»
Lors d’un sondage mené en 2010 par Sage auprès des petites entreprises canadiennes, 36 % d’entre elles ont indiqué que les flux de trésorerie représentaient le principal obstacle à leur réussite (53 % ont évoqué la facturation).
Un nombre surprenant de propriétaires d’entreprise ignorent pourtant quelles sont leurs principales dépenses et se demandent en quoi la technologie peut les aider à réduire leurs coûts, note Mme Sutherland, dont l’entreprise vend des logiciels de comptabilité.
«L’automatisation du suivi des dépenses, des stocks et des revenus est une première étape importante, affirme Mme Sutherland. Elle vous permet au moins de comprendre quelle est votre situation.»
Les entrepreneurs doivent ensuite explorer comment les nouvelles TIC peuvent les aider à améliorer leurs flux de trésorerie. Par exemple, de nouveaux logiciels de comptabilité permettent aux entreprises d’envoyer une facture électronique accompagnée d’un lien qui mène les clients vers un portail où ils peuvent payer leurs factures en ligne.
«Cette méthode est bien plus rapide que celle consistant à attendre le traitement de la facture et l’envoi d’un chèque par la poste», note Darren Root, directeur de la rédaction de The CPA Technology Advisor et propriétaire de RootWorks, un cabinet de consultation à Bloomington, Indiana, qui offre des conseils technologiques aux comptables.
Le traitement des factures par appareil mobile permet d’accélérer les flux de trésorerie. Ce type d’outil technologique rend la facturation et les paiements pratiquement instantanés, réduit les frais de poste et de papier, diminue le risque de chèques sans provision, et libère les employés de tâches telles que l’envoi des factures et le suivi des comptes clients.
Ce type de technologie est de plus en plus utilisé. Déjà largement répandus en Europe et en Asie, les paiements effectués par appareil mobile devraient atteindre 600 milliards de dollars à l’échelle mondiale d’ici 2013.
Pourtant, explique M. Root, nombreuses sont les petites et moyennes entreprises nord-américaines qui hésitent à adopter de nouvelles TIC pour faciliter leur gestion financière. Elles ont tendance en effet à vouloir préserver les anciennes façons de faire.
M. Root ajoute que lorsque les PME finissent par acheter une nouvelle technologie, elles font souvent l’erreur de ne pas former leur personnel à son utilisation. «N’achetez pas de la technologie simplement pour dire que vous l’avez fait, prévient-il. Un des plus gros problèmes est que les entreprises ne mettent pas en place une formation adéquate.»
Pourtant, note M. Root, de bons produits technologiques, accompagnés d’une formation appropriée, permettent de régler les maux de tête liés aux flux de trésorerie.
«Cela vous permettra de soumettre vos factures, de recevoir vos paiements plus rapidement, et de mieux contrôler vos dépenses.»
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