Leeza Distribution, l’entreprise de Jack McDonald, a rapidement pris de l’expansion, et son logiciel de comptabilité était tout simplement devenu périmé. En 5 ans, Leeza était passée de 2 à 12 employés, mais elle continuait d’utiliser un logiciel comptable grand public.
M. McDonald et Mark Hanna, son partenaire d’affaires, savaient qu’ils avaient besoin d’un système de planification de ressources d’entreprise (PRE) plus évolué pour remplacer leur logiciel de comptabilité périmé et répondre à d’autres besoins commerciaux. Ce qu’ils ne savaient pas, c’est que cette tâche deviendrait un véritable casse-tête.
L’entreprise de Montréal, qui distribue des matériaux de surfaçage de marque (notamment des carreaux pour la cuisine et des comptoirs en tuiles de quartz), a finalement dépensé 5 fois plus que prévu pour son système de PRE. Et le pire, c’est que ce système ne répondait pas à ses besoins et que, 5 ans plus tard, il provoquait encore des frustrations!
L’expérience de M. McDonald est révélatrice de ce que vivent les petites et moyennes entreprises qui cherchent de nouvelles technologies d’information et de communication (TIC). Ce type d’expériences décevantes explique en partie pourquoi la plupart des sociétés canadiennes n’investissent pas assez dans les TIC, comme le révèlent plusieurs études.
Selon Lawrence Young, consultant de BDC et expert en technologie établi à Montréal, beaucoup d’entrepreneurs qui ont eu une mauvaise expérience retardent leurs investissements dans le matériel informatique et les logiciels et finissent par se priver de systèmes qui les rendraient plus compétitifs.
Toutefois, selon M. Young, avec un peu de planification, un achat de TIC peut faire bien plus que combler les besoins de base d’une entreprise; il peut devenir un outil essentiel pour améliorer la compétitivité, réduire le niveau de stress des employés et accroître les bénéfices.
M. Young estime que le secret est de suivre un plan d’achat détaillé, conforme à la stratégie de l’entreprise. Il est d’avis que le manque de planification rigoureuse est l’une des principales raisons pour lesquelles un grand nombre d’achats de TIC déraillent.
«Les acheteurs et les vendeurs n’abordent pas la question de la même manière, explique M. Young, qui se spécialise dans la mise en œuvre de logiciels de PRE. Le choix d’un fournisseur et d’un système est souvent dicté par l’instinct de l’acheteur ou en fonction du prix le plus bas perçu.»
Voici quelques étapes à suivre pour éviter les pièges et acheter la TIC qui convient à votre entreprise:
- Si vous ne l’avez pas déjà fait, élaborez un plan d’entreprise stratégique, comprenant une vision d’avenir et un plan d’action.
- Faites l’inventaire de vos TIC, puis dressez la liste des problèmes qu’ils vous causent et des occasions d’amélioration. Votre système actuel a peut-être tout simplement été mal installé et il suffirait de le reconfigurer ou d’en effectuer une mise à niveau pour répondre à vos besoins.
- Dressez une liste exhaustive de vos exigences en matière de TIC; cette «évaluation des besoins» doit être effectuée conformément à votre plan stratégique. Pondérez chaque exigence en fonction de son importance. Assurez-vous d’inclure les exigences de mise en œuvre des TIC, y compris la formation des employés et la restructuration des processus d’affaires, le cas échéant. Au besoin, demandez l’aide d’un consultant externe.
- Évaluez les coûts potentiels ainsi que les ressources financières et humaines dont vous disposez.
- Envoyez aux éventuels fournisseurs une demande de propositions conforme à votre évaluation des besoins. Envisagez de faire affaire avec de petits fournisseurs, pas uniquement avec de grandes sociétés.
- Évaluez comment les fournisseurs répondent à chacune de vos exigences, puis déterminez le coût total de possession de chaque proposition, en incluant les droits d’utilisation, les coûts des services professionnels et les frais de maintenance.
- Invitez vos «premiers choix» à venir présenter leur produit. Fournissez-leur un scénario décrivant précisément les exigences dont vous souhaitez qu’ils parlent durant leur présentation.
- Faites participer les employés tout au long du processus afin de vous assurer que leurs besoins seront satisfaits et qu’ils s’approprieront le nouveau système.
- Avec l’aide des employés, élaborez un plan de mise en œuvre de la TIC.
- Effectuez le suivi de la mise en œuvre et de ses incidences.
Lorsque M. McDonald a décidé de mettre à jour son système de PRE, plus tôt cette année, il a opté pour une démarche plus systématique que celle qu’il avait adoptée la première fois. Il s’est rapidement aperçu qu’il avait besoin d’une aide externe.
Il a appelé BDC Consultation et a retenu les services de M. Young. Ce dernier a réalisé une évaluation approfondie des besoins de Leeza en fonction de son plan stratégique, qui prévoit que le nombre d’employés passera à 120 au cours des 5 prochaines années.
Une demande de propositions très détaillée comprenant près d’un millier d’exigences a ainsi été établie. Les quatre fournisseurs retenus ont été invités à faire une présentation d’une demi-journée axée précisément sur les besoins de Leeza, ce qui a facilité la comparaison entre les fournisseurs. «Nous avons pu comparer des pommes avec des pommes, résume M. McDonald, et non des pommes avec des oranges.»
Les deux «finalistes» sont ensuite revenus donner une présentation d’une journée, puis une séance de questions-réponses d’une demi-journée.
Pour effectuer son choix, M. McDonald a disposé d’un maximum de renseignements, et l’entreprise pourra s’appuyer sur son nouveau système pour réaliser ses ambitieux plans de croissance.