Durant une période économique difficile, il importe plus que jamais que vos achats d'équipement soient judicieux. Le bon équipement peut aider votre entreprise à survivre aux ralentissements de l'économie, tandis qu'un mauvais achat risque de miner votre capacité de faire concurrence. Il faut alors évaluer les avantages et les inconvénients de chaque achat, y compris le potentiel de rendement du capital investi. Parfois, l'achat d'équipement neuf n'est pas forcément la meilleure solution; il se peut qu'il soit plus sage de louer ou encore de ne pas acheter d'équipement.
Cependant, ne vous laissez pas prendre au piège d'éviter
l'achat d'équipement simplement parce que l'économie est instable. Le bon équipement peut vous permettre d'améliorer vos procédés, d'augmenter votre productivité et votre capacité d'innover ainsi que vos résultats financiers. Mais pour obtenir ces résultats en faisant d'importants investissements en capital, vous devez adopter un plan d'investissement qui établit vos besoins à court et à long terme. Vous gagnerez à la fois temps et argent, en plus d'éviter de coûteuses solutions rapides.
Évaluez la situation de votre entreprise
La première étape consiste à bien cerner vos objectifs. Voulez-vous augmenter votre productivité? Le nouvel équipement favorisera-t-il votre succès sur le marché? Vous aidera-t-il à préserver votre avance sur vos concurrents? Est-il nécessaire d'acheter de l'équipement neuf pour améliorer le rendement – une mise à niveau de l'équipement actuel ferait-elle aussi bien l'affaire?
Assurez-vous d'avoir répondu à ces questions avant d'aller de l'avant. Évitez de vous laisser influencer par les campagnes de marketing accrocheuses qui promettent l'impossible.
Obtenez une opinion de l'extérieur
Selon l'ampleur de votre investissement, il peut valoir la peine de collaborer avec un consultant externe qui fera en sorte que vous fassiez le meilleur achat possible en évaluant avec vous vos besoins. Dans un premier temps, vous examinerez des facteurs importants comme la capacité, l'utilisation par les employés et vos ressources actuelles. L'approche la plus répandue consiste à faire une analyse coûts-avantages pour justifier l'acquisition d'équipement et en déterminer les avantages et les inconvénients.
Si vous œuvrez dans le secteur de la fabrication, vous pourriez vous servir du ratio d'exploitation de l'actif, qui mesure votre capacité à utiliser l'équipement et les autres actifs de façon optimale. On part du principe qu'un équipement plus efficace vous permettra d'obtenir de meilleurs résultats.
Soyez innovateur
Pour réussir dans le milieu des affaires concurrentiel d'aujourd'hui, vous devez absolument faire preuve d'innovation dans toutes les activités de votre entreprise. L'innovation renvoie essentiellement à une façon imaginative de faire face au changement; elle peut consister, notamment, à acquérir de l'équipement ou une technologie qui contribuera à augmenter votre efficience. Par exemple, l'achat de nouvel équipement pourrait vous aider à rationaliser vos opérations et à développer de meilleurs produits et services, qui exerceront un attrait sur un marché à créneaux, ou cela pourrait faciliter vos activités de R et D ou améliorer le service à la clientèle. Il est toujours profitable de démontrer à vos clients que vous investissez dans l'innovation; vous leur montrez ainsi clairement que vous vous souciez de répondre à leurs besoins en évolution.
Examinez l'ensemble de votre entreprise
Au lieu de faire des achats isolés, penchez-vous sur vos besoins d'exploitation globaux. Les achats à court terme effectués sans un plan à long terme coûtent cher et ne donnent pas nécessairement les meilleurs résultats. Un consultant externe peut effectuer un examen des processus opérationnels afin de vous aider à bien comprendre le fonctionnement de votre entreprise. Cet examen permet au consultant de concevoir un plan solide qui garantira la bonne marche de vos opérations et évitera le gaspillage.
Grâce à un plan de ce genre, vous n'avez pas à vous attaquer à un processus dans son ensemble, vous êtes en mesure de vous concentrer sur l'amélioration d'une seule activité de votre entreprise à la fois. Vous pourriez en fin de compte améliorer les délais d'exécution, l'efficience ou d'autres aspects de votre entreprise. Si vous concluez que vous n'avez pas besoin d'acheter d'équipement neuf du tout, vous pourriez vous servir des économies – ou des sommes que vous n'avez pas eu à dépenser – pour faire d'autres investissements dans votre société.
Un consultant peut également vous aider à prévoir les enjeux en matière de ressources humaines qui découlent de l'achat du nouvel équipement. Par exemple, si les nouvelles machines rendent certains postes inutiles, serez-vous en mesure de réaffecter les employés à d'autres postes dans l'entreprise? Serez-vous aux prises avec des coûts plus élevés attribuables aux indemnités de départ ou à la formation? Les conventions collectives vous empêcheront-elles de réaffecter les membres de votre personnel?
De plus, il est important de vous demander si l'équipement que vous remplacez pourrait être utilisé ailleurs au sein de votre entreprise. Par exemple, il arrive souvent que des ordinateurs dont la puissance n'est plus suffisante puissent être réutilisés dans des services où le travail ne requiert par d'ordinateurs à haute performance. De même, dans le domaine du traitement électronique des données, la technologie la plus récente n'est pas nécessairement la meilleure. Pour éviter les contretemps inutiles, il n'est pas rare que les entreprises achètent la deuxième ou la troisième version d'un nouveau progiciel, après que les premiers acheteurs en ont découvert les bogues. Évaluez soigneusement si les nouvelles caractéristiques qu'offre l'équipement à la fine pointe de la technologie vous seront réellement utiles.
Fournisseurs: Recherchez l'offre la plus avantageuse
Prenez le temps de fureter sur Internet, où l'on trouve un large éventail d'entreprises spécialisées dans la fourniture d'équipement. Consultez les bulletins d'information destinés à des secteurs d'activité particuliers et visitez les foires commerciales où vous pourrez essayer l'équipement proposé. Vous pouvez aussi communiquer avec les associations industrielles pour obtenir plus d'information. Le prix ne doit pas être le seul critère qui guide votre choix de fournisseur. Prenez aussi en considération des aspects importants comme le service après-vente et la réputation du fournisseur, et obtenez des références. Si vous êtes un client fidèle, vous pouvez demander des garanties plus avantageuses ou un programme de service à la clientèle prolongé.
N'oubliez pas la formation
Trop souvent, les entrepreneurs oublient de tenir compte du temps, de l'argent et des ressources qui seront nécessaires pour enseigner aux employés à se servir du nouvel équipement. Il vous faut éviter qu'une baisse de la productivité soit causée par le fait que les employés mettent trop de temps à s'adapter à une nouvelle technologie ou à de nouveaux processus. Si l'équipement est nouveau ou doté de nouvelles fonctions, vous pouvez supposer à juste titre qu'il y aura une courbe d'apprentissage. Il est important d'éliminer tout problème en prévoyant le financement nécessaire pour faire face aux ralentissements ou aux temps d'arrêt que cela causera. Vous devrez prévoir des périodes de formation tout en vous assurant que votre entreprise puisse poursuivre normalement ses activités.
Choisissez avec soin votre mode de financement
Chaque mode de financement a ses avantages et ses inconvénients. Vous devez donc évaluer soigneusement chaque option. Les facteurs à considérer dans le choix du mode de financement peuvent varier d'une entreprise à l'autre, selon ses antécédents de crédit ou son secteur d'activité.
- L'achat de matériel vous en confère la propriété dès la fin de la transaction. Votre entreprise amortit le coût sur la durée de vie de l'équipement. Vous pourriez même obtenir du financement dépassant le coût d'achat. À titre d'exemple, BDC offre du financement pouvant atteindre 100 % du prix d'achat et la possibilité d'obtenir du financement supplémentaire afin de couvrir les frais d'installation, de formation et de transport.
- Le Crédit-bail pourrait vous permettre de louer d'abord l'équipement pour une période déterminée et ainsi vous imposer des paiements moins élevés que si vous l'achetiez. Vous ne serez toutefois pas propriétaire de l'équipement et votre entreprise bénéficiera d'une option d'achat uniquement lorsque le contrat prendra fin. Le prix d'achat au terme du contrat peut être inférieur au prix que vous auriez payé au départ pour acheter l'équipement, mais, puisque vous avez aussi fait des paiements dans le cadre du crédit-bail, cette option peut être plus coûteuse, à long terme, que d'autres options. Selon les modalités du contrat de crédit-bail, vos paiements pourraient être compris dans les frais d'exploitation.
- La location peut convenir davantage au matériel qui devient très vite désuet ou qui est requis dans le cadre d'un projet précis. Le matériel loué n'est pas considéré comme une immobilisation et peut par conséquent être rapidement échangé ou retourné à peu de frais.
Pensez «sécurité» avant tout
Un environnement de travail sain et sécuritaire permet à vos employés et à votre entreprise d'être plus productifs; cette règle vaut également pour vos achats d'équipement et de technologie. Vos fournisseurs ont l'obligation de vous vendre de l'équipement qui peut être utilisé en toute sécurité. De votre côté, vous devez vous assurer que vos employés respectent les règles de sécurité. Pour en savoir plus à ce sujet, vous pouvez visiter le site Santé et sécurité au travail de Ressources humaines et Développement des compétences Canada.
Il est bon également de s'assurer que le matériel de bureau, tel que le mobilier, est ergonomique et qu'il a donc été conçu pour réduire les risques de blessure et d'inconfort pour les employés tout en visant à les rendre plus productifs. Il existe deux normes qui décrivent les principes de la conception ergonomique pour l'équipement de bureau tel que les ordinateurs. Il s'agit des normes ISO 6385 (internationales) et CSA Z412 (canadiennes) – L'ergonomie au bureau (en anglais).
Préoccupez-vous de l'environnement
Lorsque vous achetez de l'équipement ou une technologie, veillez à ce qu'il ou elle soit éconergétique. Vous ferez ainsi des économies tout en protégeant la planète. Renseignez-vous sur l'empreinte environnementale de votre nouvel équipement et voyez aussi comment vous pourrez vous défaire de l'équipement existant de la manière la plus écologique possible.
Investir dans le bon équipement est une tâche complexe. Un consultant externe peut vous aider à brosser un portrait d'ensemble et à planifier vos achats afin que votre nouvel équipement contribue à la prospérité de votre entreprise en période d'instabilité.
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