L'utilisation des médias sociaux ― Twitter, Facebook, blogues et autres ― au travail est de plus en plus répandue. Ces outils peuvent aider les employés à augmenter leur visibilité dans la collectivité, à atteindre davantage de clients et à accroître leurs connaissances. Par contre, beaucoup d'employés qui fréquentent assidûment les sites Web sociaux en dehors du travail risquent d'utiliser également ces médias au bureau à des fins personnelles.
Il n'est donc pas étonnant que la distinction entre l'utilisation à des fins professionnelles et à des fins personnelles soit si ténue. Voici des pratiques exemplaires pour inciter vos employés à utiliser ces sites de manière appropriée et à limiter l'usage qu'ils en font à des fins personnelles durant les heures de travail.
- Rédigez une politique claire à l'intention des employés, après avoir recueilli leurs commentaires sur la question. Adoptez un ton positif et évitez de mettre l'accent sur les sanctions en cas de comportement répréhensible. Votre objectif premier est de créer un sentiment de confiance au sein de votre équipe.
- Suggérez aux employés de créer des comptes distincts sur les sites tels que Facebook: un pour leur usage personnel et un autre pour leur usage professionnel. Vos employés devraient toujours être conscients que les clients ou les futurs employeurs pourraient avoir accès à l'information qu'ils publient sur leur page personnelle.
- L'usage, au travail, d'outils de médias sociaux à des fins personnelles ne devrait pas être interdit, mais les employés devraient être encouragés à le restreindre, de la même manière que leur utilisation personnelle du téléphone ou d'Internet. Les heures de travail doivent être consacrées aux activités professionnelles.
- Encouragez les membres de votre équipe à réfléchir avant de publier une information. Ils doivent, en particulier, se garder de révéler des renseignements confidentiels ou exclusifs sur votre organisation et de participer à des discussions susceptibles de ternir leur réputation ou celle de votre entreprise.
- Si vos employés échangent des liens avec d'autres personnes, ils doivent avoir l'assurance que les sites en question sont fiables et qu'ils donnent une bonne image de votre entreprise. Ce conseil vaut aussi pour les employés qui adhèrent à des groupes en ligne.
- Révéler des renseignements personnels en ligne (par exemple dans un blogue) rend votre entreprise plus vulnérable aux pourriels, aux mauvaises blagues et aux vols d'identité. Rappelez à vos employés que les sites comme Facebook et Twitter ont des paramètres de confidentialité permettant de décider qui peut avoir accès aux publications et aux renseignements personnels. Précisons toutefois que ces informations restent quand même dans le domaine public.
- Demandez aux employés d'obtenir la permission de vos clients ou partenaires avant de publier leur nom sur un site. Ils doivent par ailleurs respecter le droit d'auteur et indiquer la source du matériel qu'ils utilisent.
- Si vos employés parlent de votre organisation dans un blogue, il est important qu'ils révèlent leur identité et leur rôle dans votre organisation et qu'ils s'en tiennent à leur domaine d'expertise. Après tout, ils représentent votre entreprise.
- Les journalistes ont de plus en plus recours aux sources électroniques pour trouver de l'information. Si, pendant qu'ils sont en ligne, vos employés reçoivent des demandes des médias, veillez à ce qu'ils informent les personnes compétentes au sein de votre entreprise avant d'y répondre.
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