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Construire son bâtiment commercial: 12 conseils pour ériger des assises solides

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13 juin 2010

Construire son bâtiment commercial : 12 conseils pour ériger des assises solides

La construction d'un bâtiment commercial exige un investissement énorme en temps et argent. Vous devez donc avant tout vous assurer de prendre la bonne direction. Demandez-vous si ce projet répond vraiment aux besoins de votre entreprise. Avez-vous besoin d'agrandir vos installations pour répondre à une demande croissante ou pour augmenter la productivité? Avez-vous pour objectif d'accroître vos revenus en louant des locaux à d'autres entreprises?

Dès que vous avez pris la décision d'aller de l'avant, ne vous attendez pas à un parcours aisé. «Les problèmes imprévus comme les dépassements de budget, les entrepreneurs peu fiables et les retards sont choses fréquentes. Nous en voyons des dizaines de cas à la BDC, et il ne s'agit que d'un échantillon. Il faut être disposé à gérer le changement lorsqu'il survient. Plus on dispose de temps, mieux on est armé pour adapter ses plans en conséquence», avertit Elizabeth Olley, directrice de comptes à la BDC.

1. Évaluer ses options

De par son ampleur, un projet de construction exige un engagement important de la part d'un entrepreneur. Il faut se rappeler que le temps et l'énergie investis dans la construction d'un bâtiment pourraient tout aussi bien être consacrés à l'entreprise elle‑même. Même si vous engagez un maître d'œuvre pour superviser les travaux, vous devrez quand même participer à la prise de décisions au quotidien, ce qui vous laissera inévitablement moins de temps pour vous occuper des activités courantes.

Envisagez d'autres scénarios possibles tels que la location des locaux ou encore l'achat ou la rénovation d'un bâtiment existant. En cas de doute, faites appel à un conseiller financier ou à un consultant pour vous aider à évaluer votre situation. Après avoir soigneusement fixé vos objectifs, vous pouvez également engager des ingénieurs, des architectes et des spécialistes de l'aménagement intérieur pour vous aider à trouver la solution la plus avantageuse pour vous.

Quelle que soit votre décision, vos besoins à long terme représentent un autre facteur important à mettre dans la balance. L'espace disponible sera‑t‑il suffisant pour faire face à la croissance de votre entreprise à l'avenir? Vous voulez éviter de vous retrouver trop rapidement à l'étroit dans vos nouveaux locaux et d'être forcé d'effectuer d'autres investissements coûteux.

2. Trouver le bon financement

Un conseiller bancaire peut vous aider à déterminer la viabilité financière de votre projet, la somme dont vous aurez besoin pour le mener à terme ainsi que les solutions de financement les mieux adaptées à vos besoins. Il est important de vous doter dès le départ d'un bon plan d'affaires, qui permet d'effectuer des prévisions de revenus réalistes; ce faisant, vous rassurerez les prêteurs sur votre capacité à réaliser un projet de cette envergure sans mettre en péril la santé financière de votre entreprise.

3. Obtenir un permis de construction en règle

Lorsque vous aurez décidé de construire un bâtiment, l'étape suivante consistera à vous assurer d'avoir respecté tous les règlements locaux et de posséder le bon permis. Il est sage de s'occuper de ces formalités le plus tôt possible, car il n'est évidemment pas envisageable d'entreprendre la construction sans permis. Les règlements peuvent varier sensiblement selon que vous construisez de nouveaux locaux, que vous transformez des installations existantes ou que vous modifiez l'apparence ou la vocation d'un bâtiment.

En vertu de la loi canadienne, la réglementation des projets de construction relève des gouvernements provinciaux et est souvent gérée par les municipalités. Les codes du bâtiment s'appliquent généralement aux nouvelles constructions et portent d'ordinaire sur la sécurité incendie, la solidité de la structure et la santé des occupants. Les codes les plus récents ont des règlements supplémentaires concernant l'accessibilité pour les personnes handicapées et la conservation de l'énergie.

Consultez votre municipalité pour savoir exactement ce que vous pouvez faire avec et sans permis.

4. Engager un bon architecte ou designer

Découragés par le coût élevé des services professionnels en design de bâtiment, les entrepreneurs négligeront parfois l'étape essentielle qui consiste à engager un bon architecte ou designer. Même si vous croyez économiser de l'argent au départ, vous serez perdant au bout du compte à cause de problèmes comme la mauvaise utilisation de l'espace disponible. «Ce n'est pas une simple boîte que vous bâtissez, mais un projet qui doit répondre à toutes vos exigences», fait remarquer Mme Olley.

Il faut engager des experts pour s'assurer de construire des immeubles fonctionnels et efficients. Dans une usine manufacturière, par exemple, vous devez veiller à ce que votre immeuble et votre aménagement vous permettent d'intégrer votre équipement. BDC Consultation offre des améliorations aux processus opérationnels et de planification visant à aider les entreprises à mettre en place des chaînes de production qui maximisent la productivité et éliminent le gaspillage.

5. Viser une participation réaliste

Mme Olley conseille aux propriétaires d'entreprise d'évaluer de façon réaliste le temps qu'ils auront à consacrer au projet. Les entreprises perdent souvent des contrats pendant les projets de construction parce que l'équipe de direction accorde moins d'importance au rendement de l'entreprise qu'à la construction du nouveau bâtiment. Selon l'envergure des travaux, Mme Olley recommande d'engager un maître d'œuvre qui aura pour tâche de gérer cette logistique complexe et de veiller à ce que l'architecte, le designer chargé de l'aménagement, les ingénieurs et les entrepreneurs travaillent en harmonie.

«Posez‑vous la question suivante: est‑ce que j'ai vraiment les compétences pour mettre en œuvre un tel projet? Si la réponse est non, engagez alors un expert», conseille‑t‑elle. «Il va de soi que vous devez être très présent sur le chantier et prendre le pouls de ce qui s'y déroule.» Toutefois, le recrutement d'un maître d'œuvre vous permettra de porter la même attention à la bonne santé de votre entreprise.

6. Évaluer les coûts d'entrée de jeu

Il est également indispensable de vous assurer que le prix de revient est bien évalué au départ. La BDC et d'autres banques peuvent vous donner des conseils utiles en matière d'évaluation des coûts et de budget, et vous dire si le prix offert au pied carré est juste.

Les propriétaires d'entreprise devraient également se méfier des devis qui semblent trop beaux pour être vrais. «Lisez toujours les clauses d'inclusion et d'exclusion de votre contrat. Des détails, en apparence mineurs, comme le revêtement de votre allée de garage ou le droit de servitude en eau que vous devez acquitter, peuvent fortement modifier le prix à payer à la fin», ajoute Mme Olley.

7. Se doter d'un plan d'urgence

Comme il n'est pas toujours possible de prédire les coûts, assurez‑vous de pouvoir prendre en charge les coûts supplémentaires en élaborant un plan d'urgence qui représente 5 % à 10 % du coût total du projet. Même si vous obtenez un contrat à prix fixe, certains aspects liés aux travaux – comme des coûts additionnels pour les travaux d'aménagement paysager, les changements en matière d'électricité ou de plomberie liés à l'installation des équipements ou des frais supplémentaires de déménagement – peuvent vous échapper.

8. Planifier son financement

«N'attendez pas la dernière minute pour prendre rendez‑vous avec votre banquier et discuter de vos besoins de financement avec lui. Associez votre banque à votre projet dès le départ. Il n'est jamais trop tôt pour bien faire», dit Mme Olley. Un conseiller financier peut aider les entreprises à évaluer le caractère économiquement viable d'un immeuble et le montant d'argent nécessaire du début à la fin du projet. Les entreprises qui recherchent du financement doivent s'attendre à démontrer qu'elles affichent des bilans solides et génèrent des profits suffisants. La BDC offre du financement pour la construction de bâtiments qui couvre tous les aspects d'un projet. «Vous n'aurez pas besoin de financement provisoire, car le grand avantage de faire affaire avec la BDC, c'est le fait qu'on vous accorde généralement un seul prêt, échelonné sur toute la durée de la construction. Vous connaîtrez tout de suite tous les coûts de votre financement», fait remarquer Mme Olley.

9. Choisir le bon entrepreneur

Il est essentiel de choisir un entrepreneur compétent. Lorsque vous faites votre recherche, ne regardez pas seulement le prix proposé par l'entrepreneur. Tenez compte d'autres facteurs. Vérifiez si l'entreprise dispose bien des autorisations nécessaires, si elle est stable sur le plan financier et si elle est disposée à fournir des références et des garanties pour les travaux effectués. Demandez à votre entrepreneur de vous garantir le prix maximum pour vous protéger contre les dépassements de coûts. Cette précaution incitera les entrepreneurs à donner des estimations exactes et à gérer les coûts efficacement.

Les architectes et les banques peuvent souvent vous aiguiller vers des entrepreneurs qui ont fait leurs preuves. Il est utile d'obtenir au moins trois devis. «C'est bon signe si l'entrepreneur vous écoute et que vous avez des atomes crochus avec lui. Après tout, vous serez appelé à travailler étroitement ensemble. Un entrepreneur consciencieux vous fera visiter d'autres immeubles qu'il a construits et vous montrera le fruit de son travail. Vous avez besoin de savoir qu'il respectera ses engagements», estime Mme Olley.

Regardez si votre entrepreneur possède une expertise dans le domaine de la construction durable – non seulement par respect pour les lois environnementales, mais également pour apporter votre propre contribution à la sauvegarde de la planète. Demandez à des clients satisfaits de vous donner des références sur l'entreprise et ses employés, et veillez à obtenir tous les renseignements concernant d'éventuels conflits juridiques dans le passé. Demandez à votre entrepreneur s'il utilise de nouvelles méthodes de construction et s'il est au courant des nouvelles méthodes pour atteindre l'efficacité énergétique.

En outre, vérifiez qui fait quoi. Les petits entrepreneurs n'œuvrent souvent que dans un périmètre géographique précis et travaillent en sous‑traitance avec de plus grandes entreprises. Assurez‑vous également que votre entreprise ne connaît aucun problème de gestion de la trésorerie, qui pourrait laisser votre projet en plan. Certains entrepreneurs vous demanderont un dépôt qui devrait tenir lieu de premier paiement.

10. Éviter les changements de dernière minute

Une fois la construction du bâtiment en cours, l'erreur la plus fréquente est d'apporter des changements de dernière minute. «C'est ce que j'appelle le syndrome du "pendant qu'on y est, pourquoi ne pas…"», déclare Mme Olley. «Ne prenez jamais de décisions hâtives, car elles peuvent occasionner des délais et des dépassements de budget». Elle recommande aux propriétaires d'entreprise de rester en contact étroit avec l'architecte ou le designer pour s'assurer que tout changement est justifié et qu'il n'a pas pour conséquence de vider leur portefeuille. «J'ai vu beaucoup de projets bien gérés subir des dépassements de budget en raison de décisions prises à la dernière minute. Restez sur vos gardes du début à la fin», conclut‑elle.

11. Connaître le rôle de chaque intervenant

Il existe un certain nombre d'intervenants dans un projet de construction. Chacun d'entre eux a des responsabilités précises. Bien souvent, on fait appel au concepteur du bâtiment pour en surveiller la construction, car c'est lui qui comprend le mieux vos objectifs et vos critères. Voici un aperçu type des différents rôles de chacun:

  • Le propriétaire assume la responsabilité globale du projet. C'est vous qui déterminez ce qu'il faut construire et qui vous assurez du respect des lois et règlements. Il vous incombe aussi de choisir les consultants et les entrepreneurs.
  • Le concepteur travaille avec l'ingénieur et l'architecte à la planification de l'aménagement du bâtiment. Il peut être votre porte‑parole en cas de conflit avec l'entrepreneur et les fournisseurs.
  • L'ingénieur et l'architecte produisent les plans et les cahiers des charges fonctionnels, qui respectent à la fois les lois, les règlements et vos exigences. En tant que mandataires, ceux‑ci inspectent les travaux pour s'assurer qu'ils sont exécutés conformément aux plans et aux devis.
  • L'entrepreneur général, ou maître d'œuvre, assume la responsabilité globale des travaux de construction, y compris l'achat des matériaux, la gestion du calendrier d'exécution et l'embauche de la main‑d'œuvre.
  • Les sous‑traitants sont engagés par l'entrepreneur général pour exécuter une tâche précise dans la construction du bâtiment (comme l'installation d'appareils d'éclairage, les travaux de toiture et l'installation du système de chauffage). Les sous‑traitants sont souvent spécialisés dans les travaux de gros œuvre (fondations, planchers, murs et toit) ou de second œuvre (murs intérieurs, installations électriques, peinture et plomberie).
  • Les fournisseurs procurent au maître d'œuvre les matériaux nécessaires, qui doivent respecter les normes de qualité de l'industrie.
  • Enfin, les municipalités sont responsables de l'examen des plans et de l'inspection des chantiers pour s'assurer qu'ils sont conformes aux lois et à la réglementation locales.

12. Apprendre à résoudre les conflits

Vous aurez presque inévitablement des conflits à résoudre pendant le déroulement d'un projet de construction. Il peut s'agir de différences par rapport aux plans relevées au cours d'une étape particulière du projet et qui devraient être réglées par le concepteur – qui vous représente – et l'entrepreneur général, qui est responsable de l'ensemble des travaux, des matériaux et des sous‑traitants.

En cas d'obstacles, déterminez d'abord qui est responsable de quoi. En général, toutes les parties à un projet de construction avec lesquelles vous avez conclu un contrat sont tenues de garantir que l'exécution des travaux respecte les modalités contractuelles. Autrement dit, l'entrepreneur général est responsable des malfaçons causées par le travail de sous‑traitants et d'autres intervenants dont il a retenu les services.

Là où la common law s'applique (dans l'ensemble des provinces et territoires, à l'exception du Québec), l'obligation relative aux matériaux et à l'exécution du travail est déterminée par le contrat. En sus de ces garanties, un entrepreneur est tenu selon la loi de respecter les normes établies et de construire un immeuble exempt de tout vice dangereux.

Aux termes du Code civil du Québec, les concepteurs, le maître d'œuvre, les sous‑traitants et les promoteurs sont solidairement responsables de tout défaut dans les travaux pendant une année. En cas de défauts majeurs, la responsabilité s'étend sur une période de 5 ans suivant la fin des travaux. Si vous avez quelque doute que ce soit, obtenez l'avis d'un conseiller juridique.

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