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Créer des outils de communication interne efficaces

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13 juin 2010

On peut s’attendre à ce que la communication interne entraîne plusieurs effets positifs, et ce, indépendamment de sa qualité. En effet, elle apporte son aide dans tous les domaines comme l’augmentation des ventes, la recherche de nouveaux clients ou la gestion des changements dans l’entreprise (regroupement d’entreprises, réduction des effectifs ou nouvelle direction).

Comment donc s’y prendre pour bien communiquer avec ses employés? Il existe plusieurs outils fiables pour établir une bonne communication interne.

Publier un bulletin d’entreprise (format papier ou électronique)

Le bulletin d’entreprise est le moyen idéal pour renseigner les employés. Vous pouvez y insérer les témoignages de vos clients, les histoires de réussite de vos employés et les dernières nouvelles sur l’entreprise, ses événements et ses stratégies. Essayez de faire participer autant d’employés que possible à la rédaction du bulletin, et pas seulement les cadres de l’entreprise. Le bulletin ne doit pas donner l’impression d’être un outil de propagande de la direction. D’une manière générale, son contenu exprime la volonté démocratique du personnel et ne devrait pas créer de relations antagonistes.

Créer un site intranet

La création d'un site intranet permet de communiquer en ligne de l'information importante et de la mettre à jour régulièrement. Cet outil coûte cher et convient mieux aux entreprises qui possèdent au moins 30 employés ou dont les employés sont dispersés géographiquement. Un site intranet peut servir à fournir, par exemple, de l'information relative aux modifications apportées aux processus qui sont utilisés par tous les employés. Rappelez-vous que c'est un outil passif: les employés ont besoin d'y accéder pour pouvoir l'utiliser. Il ne remplace pas les bulletins électroniques, les courriels ni les blogues, qui sont des moyens de communication peu coûteux pour communiquer des informations en temps voulu.

Communiquer en petits groupes

La communication individuelle est toujours la méthode la plus efficace pour approcher les employés. Les réunions en petits groupes favorisent la création de liens étroits et les employés s'y sentent à l'aise pour exprimer leurs pensées. Établissez un ordre du jour précis, mais accordez toujours du temps aux participants pour aborder des questions particulières au cours de ces réunions.

Installer une boîte à suggestions

Les boîtes à suggestions permettent aux employés d'exprimer leurs préoccupations et de soulever des questions de façon anonyme. Même si vos employés sont peu nombreux, une boîte à suggestions garantit la confidentialité, ce qui est souvent rassurant par rapport au problème soulevé ou au cadre de travail.

Apposer des affiches

Les affiches sont un excellent moyen de communication interne parce que vous pouvez les apposer là même où elles attireront l’attention dans un bureau, une usine ou un lieu précis (cafétéria ou salles de réunion). Elles sont particulièrement utiles si vous voulez faire de l’effet et apporter un plus à une annonce. Assurez-vous d'y inclure les coordonnées d'une personne-ressource qui pourrait apporter des renseignements supplémentaires. De préférence, un autre outil (un bulletin détaillé par exemple) devrait suivre la sortie de l'affiche.

Se doter d’un outil de communication pour les périodes de crise

Mettez en place un outil qui vous aidera à informer en cas d’urgence ou à expliquer les priorités stratégiques. Vous pourriez envisager d’organiser une conférence téléphonique si vos équipes sont disséminées.

Informer les nouveaux employés

Les documents de référence destinés aux nouvelles recrues sont utiles, car ils permettent à vos employés de faire de leur mieux pour aider l’entreprise.

Gérer le changement

En période de changement, les communications internes sont primordiales. Qu’il s’agisse de faire face à une accélération de la croissance ou à une réduction des effectifs, ou simplement de modifier la stratégie de service à la clientèle, une communication transparente aidera les employés à comprendre la situation et à savoir ce qu'on attend d'eux.

Voici quelques facteurs essentiels à prendre en compte pour vos communications internes:

  • Consacrez les ressources nécessaires à la communication des changements; il est possible que vous ayez à augmenter votre budget de communications internes pour pouvoir aborder des problèmes majeurs.
  • Soyez franc avec vos employés à propos de la situation de votre entreprise et dites leur clairement ce qu'ils doivent faire. Vos communications doivent être brèves, mais fournir assez d'information pour qu'ils puissent agir.
  • N'oubliez pas que même un changement positif peut avoir des répercussions négatives si l'information n'est pas transmise de façon adéquate aux employés.
  • Ne cachez pas de l'information à vos employés, car vous pourriez causer de l'anxiété, éveiller la suspicion ou créer un conflit. Veillez à ce qu’ils soient au courant des changements qui touchent votre entreprise avant que les médias en soient informés.
  • Si votre entreprise est assez grande, songez à communiquer les changements à vos cadres avant de transmettre l'information aux autres employés. Les cadres peuvent certainement vous aider à faire passer le message.
  • Communiquez de façon régulière avec votre personnel afin de créer un climat de stabilité.

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